NYHETER 2021-04-29

Med ett nytt automatiserat resursplaneringssystem blir komplicerade schemaläggningar enkla att genomföra, spar mycket tid och ger rättvisa scheman. Nu testas systemet vid vaccinationsmottagningarna i Skellefteå och Umeå med gott resultat. – Jag skulle aldrig ha klarat av att fixa personalschemat utan det, säger Catrine Nygren, arbetsledare för vaccinationsmottagningen vid Skellefteå Kraft Arena.

Frågan om ett effektivt, enkelt och enhetligt schemaläggningssystem för Region Västerbottens verksamheter har funnits i flera år. I fjol upphandlades systemet Tessa och i januari i år skrevs ett avtal med leverantörerna om att införa det i Region Västerbotten.

– Det här ska vara ett stöd för de verksamheter som hanterar personal, lokaler och utrustning och kopplas samman med regionens vårdproduktion, säger verksamhetsutvecklare Ola Heeren, som varit med i projektarbetet från början.

Manuella nackdelar

Under sin tid som chef vid en operationsavdelning vid Norrlands universitetssjukhus blev han för några år sedan medveten om den manuella schemaläggningens nackdelar

– Jag skulle fixa ett lunchschema och till min hjälp hade jag stora A3-papper och minst 100 olika faktorer att ta hänsyn till.

När han skrev och suddade ”försvann” en person och det resulterade i att avdelningen inte kunde ta emot en patient efter lunchen, eftersom det inte fanns tillräckligt med personal.

– Jag insåg att detta var vansinne, att hantera all denna schemaläggning utan något som helst stöd.

I sin roll som verksamhetsutvecklare tog sedan Ola Heeren detta behov från verksamheten vidare och är nu en av de personer som jobbar med att förbereda införandet av resursplaneringssystemet Tessa i regionens samtliga akutverksamheter.

Stödjer tre nivåer

Systemet ska stödja tre nivåer i schemaläggningen, den strategiska på årsbasis, där både budget och resurser matas in, den taktiska nivån med till exempel sommarsemestrar och den operativa nivån med all planering som sker på daglig basis.

– Det nya systemet binder samman och tar hänsyn till alla tidshorisonter, förklarar Ola Heeren.

Region Västerbotten är just nu inne i förberedelsefasen, där man tillsammans med leverantören bland annat tittar på hur flödet ska se ut och hur integrationer med andra system ska fungera.

– Vi hade nästan tusen krav som i detalj beskrev vad vi var ute efter och Tessa svarade väl upp till de kraven, säger Ola Heeren.

På några minuter

Genom att mata in data om den enskilde medarbetaren i systemet, exempelvis när personen kan jobba, vilken kompetens hen har eller om det finns andra faktorer som spelar in, skapar systemet automatiskt ett schema.

– Istället för att chefen under en lång tid ska sitta och jobba på ett sommarschema så gör Tessa det på bara några minuter, förklarar Ola Heeren.

– Med det nya systemet vill vi försöka ändra synen på hur vi planerar, där vi utgår ifrån produktions- och kapacitetsstyrning och ställer frågorna, vad ska vi producera och vad behöver vi knyta för kompetenser till det? Det kan komma att förändra sättet att lägga ett schema.

Underlättar arbetet

Redan nu har de båda vaccinationsmottagningarna i Skellefteå och Umeå fått testa en tidig version.

– När upphandlingen var klar satte vi upp speciallösningar utifrån mottagningarnas önskemål, säger verksamhetsutvecklare Mats Nordenback.

– De har stora utmaningar med många tillfälliga resurser som ska plockas in under kort tid och vi såg möjligheten att kunna underlätta deras arbete, säger Håkan Petterson, digitaliseringsarkitekt vid enheten för e-hälsa.

Processen kring de båda vaccinationsmottagningarna är enkel och konkret; patienterna ska in, registreras, vaccineras och slussas ut.

– Det är inte så mycket krångel och ganska snabbt kunde vi sätta upp systemet. Det är ett tacksamt exempel för oss att lära oss mer om produkten och förstå hur den fungerar, säger Håkan Petterson.

Smidigt för alla

Arbetsmiljöstrateg Ulla Olofsson har tillsammans med mottagningarna gått igenom flödet utifrån bland annat vaccinationsrum, ansvarig läkare, vaccinerande sjuksköterskor, vaccinationsvärdar och parkeringsvakter, och med hjälp av Tessa skapat ett effektivt system för schemaläggning.

– Det är smidigt för både den som lägger schemat och för den enskilde individen som i en kalender enkelt kan lägga in och se sina tillgängliga tider, säger hon.

För Catrine Nygren vid vaccinationsmottagningen i Skellefteå har Tessa betytt att den tid hon lägger ner på att sätta ihop ett schema minskat betydligt.

– Systemet är smidigt och underlättar både för mig och för personalen. Jag kan visa dagens schema visuellt på en duk, där bland annat information om var de ska jobba, antal doser och viktiga telefonnummer finns, säger hon.

Testas under hösten

Tanken är att schemaläggningssystemet under hösten ska testas och utvärderas av 15 utvalda arbetsplatser med så komplexa verksamheter som möjligt. Målet är sedan att alla enheter med verksamheter dygnet runt under 2022 ska använda Tessa som schemaläggningssystem.

– Med produktions- och kapacitetsstyrning har vi både koll på vår produktion och förstår våra resurser och vi vill att Tessa ska kopplas samman med det. Om vi till exempel ska göra 15 operationer så tar systemet hänsyn till bland annat lokaler och bemanningskrav när schemat skapas, säger Håkan Petterson.

Tessa används redan i ett antal regioner där personalen upplevt sina scheman som både rättvisa och hållbara. Region Västerbotten tror och hoppas på liknande reaktioner.

­– Möjligheten till automation blir den största revolutionen när vi kan mata in både hårda regler, lagstiftning och arbetstidsmodeller, och mjuka som till exempel familjeförhållanden, förklarar Håkan Petterson.

– Till 95 procent klarar då systemet att generera ett schema, även om man ibland behöver lägga en mänsklig hand på det.