RutinfoÌˆrarbetemede-frikortfoÌˆrprivatavaÌŠrdgivare2023-09-01

1. Allmän information

För att förstå vad införandet av e-frikort kommer innebära för förändringar i arbetssätt, läs först
igenom nedanstående information om hur det är tänkt att fungera med e-frikortstjänsten.

1.1 Lagkrav

Högkostnadsskyddet är lagstiftat i Hälso- och sjukvårdslagen (

17 kap 6 §). Lagen är tvingande och

måste därför följas. Där framgår att patienten inte ska betala mer än det högkostnadsskyddsbelopp
som fastställs varje år. Det är därför viktigt att rutiner för e-frikort är gemensamma och följs av samtlig
personal i Region Västerbotten och av de privata vårdgivare som anslutit till e-frikort.

1.2 Högkostnadsskydd och frikort

Högkostnadsskyddet innebär att en patient som högst ska betala 1 300 kronor (år 2023) i avgift under
en tolvmånadersperiod för besök i öppen hälso- och sjukvård och viss tandvård. När högkostnads-
skyddet är uppnått ska patienten få ett frikort som gäller resterande tid av tolvmånadersperioden
räknat från det första besöket. Under den perioden ska patienten inte betala någon avgift.

1.3 E-frikortstjänsten

Region Västerbotten har upphandlat tjänsten e-frikort. Tjänsten kommer innebära att högkostnads-
skydd och frikort i öppenvård och viss tandvård hanteras digitalt. Frikortsuppgifter delas mellan alla
vårdgivare (regioner och privata vårdgivare) som anslutit till e-frikortstjänsten. De uppgifter som delas
är uppgifter om avgifter och frikort.

1.4 Automatiskt utskick av informationsbrev och frikort

När gränsen för högkostnadsskydd är uppnådd får patienten automatiskt ett informationsbrev med
frikort. Det kommer i första hand att skickas till patientens digitala brevlåda, ex. Kivra. Den som inte är
ansluten till en digital brevlåda får ett brev som skickas hem med posten. Patienten behöver frikortet
vid besök hos en privat vårdgivare eller region som inte är ansluten till e-frikort, för att visa att
patienten uppnått frikortsgränsen.

1.5 Efterregistrering av besök hos privata vårdgivare

De privata vårdgivare som inte är anslutna till e-frikort ska skicka med patienten ett kvitto som bevis
att ett besök har genomförts. Patienten uppvisar kvitto eller ett kontoutdrag från sin (internet)bank,
där avgiften efterregistreras i e-frikort av receptionspersonal i Region Västerbotten. När en patient
besöker Region Västerbotten är det viktigt att först fråga patienten om de har kvitto från privat
vårdgivare som ska efterregistreras, innan avgift i Region Västerbotten registreras. Detta då patienten
med besöket hos den privata vårdgivaren kan ha uppnått frikort.

Rutin för arbete med e-frikort
för privata vårdgivare

Senast uppdaterad 2023-09-01

1.6 Skyddad identitet

Patienter med skyddade identitet ska hanteras manuellt som tidigare med fysiska stämpelkort och
frikort. Efterregistrering av avgifter från privata vårdgivare och andra regioner som inte är anslutna till
e-frikort ska inte göras i e-frikort om patienten har skyddad identitet.

1.7 Första besöket efter införandet av e-frikort

Vid första besöket efter införandet av e-frikort be att få patientens högkostnadskort (stämpelkort).
Jämför besöken i högkostnadskortet och e-frikort. Om avgifter saknas, efterregistrera dem i e-frikort.
Här måste ni fråga om patientens samtycke för att kunna se alla avgifter, samtycket registreras i
e-frikortstjänsten (mer om det nedan). Ställ följande fråga:

”Godkänner du att vi får se avgifter från andra vårdgivare?”
Dvs. avgifter från Region Västerbotten, andra regioner och andra privata vårdgivare.

När stämpelkortet kontrollerats kan det kasseras, då allt fortsättningsvis kommer finnas i

e-frikort. Låt patienten behålla sitt fysiska frikort, då patienten kan behöva visa upp det vid besök hos
privata vårdgivare eller regioner som inte anslutit till e-frikortstjänsten.

1.8 Hur kommer det att fungera med webbapplikationen för e-frikort?

Logga in med SITHS-kort i webbapplikationen för e-frikort;

https://efrikort.cgi.se

Sök frikort
Under menyn ”sök frikort”, skriv in personnummer för att se frikortsinformation.
Det framgår om frikort uppnåtts eller ej. Om patienten har frikort räknar e-frikortstjänsten
automatiskt ut giltighetstiden och skapar ett frikortsnummer. Om frikort ej uppnåtts, räknar
e-frikort automatiskt ut totalt inbetalt belopp och återstående belopp till frikortsgräns.

Registrera avgift (egna avgifter)
Den privata vårdgivarens egna avgifter registreras under menyn ”Sök frikort> Lägg till avgift”.

Efterregistrera avgift (andra vårdgivares avgifter)
Om patienten visar upp ett kvitto från tidigare besök hos en privat vårdgivare eller annan region som
inte är ansluten till e-frikort. Fråga efter patientens samtycke för att kunna se alla betalningar, om
avgiften inte är registrerad så ska den efterregistreras i e-frikort.
Viktigt! Står det “e-frikort” på kvittot är besöket redan infört i e-frikort och då ska du inte göra något.

1. Gå in till ”Lägg till avgift” i e-frikort
2. Kontrollera om patienten lämnat samtycke. Det visas efter personnumret. Om samtycke saknas
fråga då patienten om att godkänna samtycke för att få se avgifter från andra vårdgivare. Registrera
patientens samtycke genom att klicka på knappen ”Ändra samtycke” och sedan på ”Lägg till ”.

Du behöver inte ange någon orsak i fritextfältet.
3. Klicka på lägg till avgift och sedan på ”Efterregistrera avgifter”

4. Sök på vårdgivarens namn (ex. Anderssons fysioterapi eller Region Kalmar län) eller på HSA-id. Om
man väljer en vårdgivare som har flera vårdenheter så måste också vårdenhet väljas.
Hittar man inte vårdgivaren kan man testa att söka i HSA-trädet

här

alternativt ta kontakt med sin

HSA-administratör.
5. Klicka på ”Efterregistrera avgifter”.
6. Om patienten vill ha kvar kvitto på besöksavgift, skriv “e-frikort” på kvittot så man vet att besöket är
registrerat i e-frikort.

Om överdebitering uppstått, be patienten ta kontakt med den vårdgivare där överdebitering uppstått
för återbetalning. För att patienten ska kunna visa den privata vårdgivaren att en överdebitering
skett gör en utskrift av avgifter i e-frikort under ”Visa avgifter” > ”Skriv ut avgifter”.

Mer information
För mer information om hur ni använder e-frikortstjänsten, se utbildningsfilm.

1.10 Hur kommer det att fungera för privata vårdgivare som inte ansluter till e-frikort?

För att det ska fungera så bra som möjligt för patienten och för privata vårdgivare som inte ansluter till
e-frikort behöver nedanstående rutiner följas. Om rutinerna följs kommer det i de flesta fall fungera,
men det kan uppstå situationer som blir besvärliga för patienten och privata vårdgivare.

Informationsbrev med frikort
När en patient uppnår frikort så kommer ett informationsbrev med frikort automatiskt skickas ut till
patienten. Det skickas i första hand till digital brevlåda (ex. Kivra) om patienten har det, annars skickas
det per post. Be patienten ta med sig sitt frikort till besöket hos er som privat vårdgivare för att visa att
frikort uppnåtts. Eftersom ni annars inte har någon möjlighet att kontrollera frikortsstatus om ni inte
anslutit till e-frikort.

Kvitto på avgiften
Efter genomfört besök skicka med patienten ett kvitto, där det framgår datum, besöksavgift och namn
på er som vårdgivare, ex. Tandläkare Andersson. Hänvisa patienten till reception på hälsocentral eller
centralreception på sjukhusen för efterregistrering av besöket så att avgiften kommer med i e-
frikortstjänsten.

Skyddad identitet

Patienter med skyddade identitet ska hanteras manuellt som tidigare med fysiska stämpelkort och
frikort

. Registrering av avgifter ska inte göras i e-frikort om patienten har skyddad identitet. Det beror

på att det är en särskilt sårbar grupp, där det kan få allvarliga följder om det röjs var i Sverige
patienten besöker hälso- och sjukvård.

Överdebitering
Utan e-frikort är det inte möjligt att kontrollera återstående belopp till frikortsgräns eller om patienten
har uppnått frikort. När patienten kommer för att registrera kvitto från privat vårdgivare vid en
reception i Region Västerbotten, kommer det upptäckas om patienten blivit överdebiterad. Patienten
kommer då att hänvisas till den privata vårdgivaren för återbetalning. Personal på Region Västerbotten
kommer göra en utskrift av besöksavgifter från e-frikort.

2. Viktigt att veta

•

Patienter med skyddad identitet hanteras manuellt som tidigare med fysiska stämpelkort och
frikort.

•

Registrering av avgifter ska inte göras i e-frikort om patienten har skyddad identitet

•

Privata vårdgivare som är anslutna till e-frikortstjänsten registrerar avgifter i e-frikort

•

Taktiska val kommer ej vara möjligt efter införande av e-frikort. Det är inte tillåtet att ändra
patientens frikortsperiod.

•

Ett preliminärt frikort ska hanteras som att det är uppnått. Ett frikort är preliminärt 48 timmar
för att möjliggöra ändringar av avgifter om det blivit fel, därefter blir frikortet slutgiltigt.

•

Ett slutgiltigt frikort fortsätter vara uppnått även om avgifter tas bort. Ett frikort som uppnåtts
med avgifter (1300kr) kan inte tas bort från e-frikortstjänsten.

•

När ett frikort blivit slutgiltigt så skickas det automatiskt ut ett informationsbrev med frikort till
patienten via digital brevlåda eller per post.

•

Kommer denna ruta upp så har inte patienten någon registrerad avgift i e-frikort. Fortsätt då
bara att registrera avgift i e-frikort.

3. Hantering av olika scenarion i e-frikort

För att säkerställa att lösningen för elektroniskt frikort fungerar på ett ändamålsenligt sätt, krävs ett
gemensamt arbetssätt för hantering av olika scenarion i e-frikort.

Scenario

Hantering

Avbrottsrutin

Vid driftavbrott i e-frikortstjänsten notera alla patienter som ska
registreras när tjänsten fungerar igen.

Överdebitering

Vid överdebitering hos en privat vårdgivare ska den privata vårdgivaren
återbetala patienten.

Samtycke

Samtycke innebär att avgifter från andra vårdgivare blir synliga i
e-frikort. Utan samtycke syns bara egna avgifter från er som privat
vårdgivare. Tidigare inbetalt belopp och återstående belopp till
frikortsgräns syns däremot alltid.

Samtycke behövs för att säkerställa att en avgift från en privat vårdgivare
eller region som inte är ansluten till e-frikort inte efterregistreras två
gånger och för att kunna utreda överdebiteringar. Fråga därför om
patientens muntliga samtycke och registrera det i e-frikort.

Ställ följande fråga:
”Godkänner du att vi får se avgifter från andra vårdgivare?”
Dvs. avgifter från Region Västerbotten, andra regioner och andra privata
vårdgivare.

Registrera samtycke i e-frikort under Visa avgifter > Ändra samtycke.

Patienten önskar att besök
tas bort för att få längre
frikortsperiod

Makulering (strykning) av besök får inte göras för att patienten ska få
längre giltighetstid för frikort. Användarens ändringar i e-frikort loggas.

Patienten vill ha sitt frikort
eller avgifter utskrivna

Frikort skickas ut automatiskt till patienten via digital brevlåda eller per
post. Det går att däremot även att skriva ut frikort direkt från e-frikort.
Det kan vara aktuellt om patienten har ett besök hos privat vårdgivare
ex. samma dag eller närmaste dagarna efter att frikort uppnåtts.
Det då det automatiska utskicket inte hunnit skickas ut till patienten.

Utskrift av frikort: I e-frikort, välj Sök frikort > Skriv ut frikort
Utskrift av avgifter: I e-frikort, välj Visa Avgifter > Skriv ut avgifter.

VIKTIGT! Vid utskrift sparas filen först ned på datorn.
Efter utskrift måste du därför radera filen från din dator!

Patienten önskar utträde
från e-frikortstjänsten

Om patienten önskar utträde (bli borttagen) från e-frikort. Informera
patienten om att alla patientavgifter och frikort då raderas från
e-frikortstjänsten. Inga avgifter eller frikort kommer fortsättningsvis
registreras i e-frikort.

Skriv ut blanketten

“Begäran om att lämna e-frikortstjänsten”

Lämna ut blanketten till patienten, som noga bör läsa igenom vad
utträde innebär. Om patienten beslutar om utträde ska patienten fylla i
blanketten och skicka den till Kundfakturering, Region Västerbotten.

Kundfakturering gör utträde från e-frikort när blanketten inkommit.

Kundfakturering registrerar utträde i e-frikort under menyn “Hantera
person”. Blanketten skickas därefter till regionarkivet för arkivering.

Denna ruta visas i e-frikort om patienten aktivt valt att gå ur tjänsten.
OBS! Var noga med att klicka på ”Avbryt”.

Patienten ska fortsättningsvis använda fysiska stämpelkort och frikort.

Om utträde gjorts av misstag på en patient, skicka ett ärende till
förvaltningen för e-frikort.

Patienten önskar inträde/
återinträde till
e-frikortstjänsten

Om patienten tidigare valt utträde från e-frikort kommer följande
meddelande upp i e-frikortstjänsten. Om patienten önskar
inträde/återinträde igen, klicka på ”Gå vidare”.

Inga avgifter eller frikort från Region Västerbotten eller andra regioner
kommer finnas tillgängliga.

Alla kommande registreringar av avgifter kommer däremot att sparas i e-
frikortstjänsten.

4. Behörighet till e-frikortstjänsten

Om den privata vårdgivaren inte anslutit till e-frikort
Anslut till e-frikort genom att följa särskild instruktion, ”Anslutning till e-frikort för privata vårdgivare”.

Om den privata vårdgivaren har anslutit till e-frikort
För att få behörighet till e-frikort krävs att medarbetare har SITHS-kort, HSA-id och ett
medarbetaruppdrag på din vårdenhet. Medarbetare ska ha systemrollen/behörigheten
”EFK;användare”. Privata vårdgivare beställer ovanstående via HSA/SITHS ombud.

5. Systemroll och behörighet i e-frikort

Inloggning till e-frikort sker med SITHS-kort och bygger på att användaren har ett medarbetaruppdrag
samt en systemroll i HSA-katalogen.

Alla privata vårdgivare kommer att ha systemrollen ”EFK;Användare”.
Ett mindre antal personer på Region Västerbotten kommer att ha systemrollen ”EFK;Administratör”.

Inom förvaltningen för e-frikort på Region Västerbotten kommer objektspecialister och teknikspecialist
att ha rollen ”EFK;Superanvändare”.

Tabellen nedan anger systemroller och vilken behörighet de har i e-frikort.

6. Användarhandbok

För mer information om hur ni använder e-frikort, se

användarhandbok

Det finns även en utbildningsfilm för e-frikort, som är tillgänglig för de privata vårdgivare som kommer
ansluta till e-frikortstjänsten.

7. Ansvarig för rutindokument

Förvaltningen för e-frikort, Region Västerbotten ansvarar för att uppdatera rutindokument.

8. Support

Regionens hemsida för e-frikort för privata vårdgivare:

https://regionvasterbotten.se/for-vardgivare/privata-vardgivare/e-frikort

Där finns t.ex. information om hur du ansluter dig till e-frikortstjänsten, länk till senaste
rutindokument och blankett för begäran om utträde från e-frikort.

Frågor skickas till förvaltningen för e-frikort på Region Västerbotten
Mail:

efrikort@regionvasterbotten.se

Rutin för arbete med e-frikort för privata vårdgivare, ver 1.2
Framtagen av: Linda Tegström, Alva Nilsson, Viveka Jansson, Johanna Norlén, Cecilia Eriksson,
Julia Gunnarsson, André Forslöf, Jim Johansson (projektgrupp vid införandet av e-frikort)
Rutin fastställd: 2023-02-08.
Fastställd av: Lena Einarsson, Joel Backman, Mai-Greth Abramsson, Katarina Hellberg, Freya Johansson
(styrgrupp vid införandet av e-frikort)