1_2021 Rapport granskning av hantering av betalkort

Sammanfattning

EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i regionen granskat betalkortsan-
vändningen inom regionala utvecklingsnämndens verksamhet i syfte att bedöma om hante-
ringen sker på ett ändamålsenligt sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig.

Vår sammanfattande bedömning är att hanteringen av betalkort inte sker på ett fullt ända-
målsenligt sätt och att den interna kontrollen inte är tillräcklig.

Vi har bland annat gjort följande iakttagelser:

Den policy och de tillämpningsanvisningar för betalkort som finns och tillämpas
inom regionala utvecklingsförvaltningen är tydliga och ändamålsenliga. De är dock
inte reviderade och formellt beslutade av rätt instans utan är ett arv från regionför-
bundet. Det finns därför anledning att ifrågasätta dokumentens giltighet då de inte
är politiskt förankrade i nuvarande organisation. Detsamma gäller det regelverk
som styr upphandling och inköp.

Följsamheten till regler och anvisningar är bristfällig. I en betydande andel av vårt
stickprov saknas kvitton/underlag för inköpen och information om syfte och ända-
mål framgår inte heller tydligt i ekonomisystemet. Vi konstaterar också flera fall av
kortinköp från icke upphandlade leverantörer.

Attester sker endast delvis i enlighet med beslutade riktlinjer. Vår stickprovskon-
troll visar att inköp attesteras trots avsaknad av underlag och information om syfte
och ändamål. Fastställd attestordning efterlevs inte alltid vad avser behörig beslut-
sattestant och vi har uppmärksammat att beslutsattest av egna utlägg är möjligt
och förekommer, vilket är en risk.

Det går inte att utesluta att tveksamma inköp har gjorts med betalkort. Bedöm-
ningen baseras på att underlag i vissa fall saknas och att vi inte erhållit kompletta
förklaringar till inköp i samtliga fall som efterfrågats. IT-utrustning (datorer) har i
ett par fall också köpts in i strid med upprättade riktlinjer.

Med anledning av granskningens resultat rekommenderar vi regionala utvecklingsnämnden
att:

Ändra betalningsansvaret så att fakturor för kortinköp ställs ut på medarbetarna
som i sin tur får bestyrka att inköpen är kopplade till tjänsten. Detta för att redovis-
ningen av underlag ska bli fullständig.

Stärka kontrollerna av följsamheten till gällande regelverk för betalkort.

Vi rekommenderar regionstyrelsen att:

Se över och uppdatera styrdokumenten och fastställ dessa på rätt instans i den nu-
varande organisationen. Säkerställ samtidigt att reglerna harmoniseras i hela orga-
nisationen.

Stärka säkerheten i ekonomisystemet för att säkerställa följsamhet till gällande re-
gelverk för attest.

Inledning

2.1.

Bakgrund

Inom den Regionala utvecklingsnämndens verksamhet förekommer att medarbetare har be-
talkort där regionen är betalningsansvarig.

Revisorerna har i sin grundläggande granskning av den Regionala utvecklingsnämnden år
2020 kontrollerat följsamheten till regler och rutiner för hantering av köp med betalkort.
Kontrollerna visade att det fanns brister i hanteringen och revisorerna rekommenderade att
nämnden säkerställer en tillräcklig kontroll över betalkort.

Det finns risk att betalkort fortsatt inte hanteras med en tillräcklig intern kontroll vilket kan
leda till ekonomisk förlust och förtroendeskada för regionen. Mot bakgrund av detta har re-
visorerna beslutat att genomföra en fördjupad granskning av nämndens hantering av betal-
kort.

2.2.

Syfte och revisionsfrågor

Syftet med granskningen har varit att bedöma om hanteringen av betalkort sker på ett
ändamålsenligt sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Följande revisionsfrågor
besvaras:

Styrning

Finns tydliga och ändamålsenliga regler och anvisningar för betalkort? Är de i så fall

formellt beslutade av rätt instans?

Är ansvarsfördelning och beslutsorganisation inom området tydlig och ändamålsen-

lig? Tex när det gäller;

Tilldelning av betalkort till medarbetare.

Betalningsansvar.

Attester och kontroller av kortens användning.

Verksamhetens rutiner

Är följsamheten till regler och anvisningar god? (Tex avseende kvitton, syfte, delta-

gare m.m.)

Sker attester i enlighet med beslutade riktlinjer?

Förekommer tveksamma inköp? Tex av sådant som inte på ett tydligt sätt kan härle-

das till arbetet.

Uppföljning och kontroll

Finns tillförlitliga kontrollrutiner inom området? Tex kontroll av genomförda inköp,

hur korten används och avslut av kort.

2.3.

Revisionskriterier

Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser,
slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas från lagar och förarbeten el-
ler interna regelverk, policyer beslutade av fullmäktige. Kriterier kan också ha sin grund i
jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga re-
visionskriterierna av:

Kommunallagen

Policy för betalkort samt tillämpningsanvisningar

Attestreglemente samt tillämpningsanvisningar

2.4.

Genomförande och avgränsning

Granskningen genomfördes med hjälp av;

Dokumentanalys (tex policy, tillämpningsanvisningar, internkontrollplan, rutinbe-
skrivningar, protokoll mm). Se Bilaga 1 för en förteckning över granskade dokument.

Totalt nio intervjuer med chefer inom förvaltningen, medarbetare som genomfört
köp samt medarbetare på ekonomistaben. Se Bilaga 1 för en förteckning över inter-
vjuade funktioner.

Analys av fakturor och verifikat för kortköp under perioden 2020-04 - 2021-04. Ett
riktat urval gjordes av kortinnehavare där samtliga inköp under perioden kontrolle-
rades. Vid urvalet av kortinnehavare beaktades resultatet av revisorernas tidigare
granskning inom området. Därutöver genomfördes ett styrt urval av 10 fakturor med
beloppsmässigt stora inköp. Antalet granskade inköp uppgick till 269 st.

Granskningen avgränsades till Regionala utvecklingsnämnden och betalkort från Eurocard.
Granskningen av Regionstyrelsen avgränsades till styrning och kontroll på övergripande reg-
ionnivå.

I tid avgränsades granskningen främst till år 2020 och 2021

Granskningsresultat

3.1.

Regler och anvisningar

3.1.1.

Iakttagelser

Vi har tagit del av en Policy för betalkort, som redogör för de övergripande principerna
kopplat till betalkort. Vi har även erhållit Tillämpningsanvisningar till policy för betalkort.

Policyn fastställdes av Förbundsstyrelsen i dåvarande Region Västerbotten (kommunalför-
bundet) 2017-09-28 och tillämpningsanvisningarna fastställdes av förbundets lednings-
grupp 2017-05-23. Av intervjuer framgår att dokumenten vid sammanslagningen av lands-
tinget och regionförbundet ansågs vara aktuella till sitt innehåll och har därför ännu inte
reviderats och förankrats på politisk nivå inom nuvarande Region Västerbotten.

Enligt policyn är syftet med betalkorten bland annat att möjliggöra förenklad administrat-
ion, minskad kontanthantering samt minska behovet av privata utlägg. Förhållningsregler
kring betalkortens användning framgår av policy och tillämpningsanvisningar och doku-
menten klargör följande:

Korten får endast användas för inköp i tjänsten (i första hand ska inköp ske hos
upphandlade leverantörer och i möjligaste mån mot faktura från leverantören).

Samtliga inköp ska verifieras med kvitto i original med information om ändamål,
syfte och deltagarförteckning vid deltagande i arrangemang

Kontantuttag är som grundregel inte tillåtet, om så sker ska den anställde stämma
av med sin chef innan uttag och på kvittot informera om avstämningen

Innehavaren av kortet ska följa de regler som kontokortsföretaget utfärdat.

Vidare framgår att betalkortsfakturor ska hanteras skyndsamt eftersom en sen inbetalning
av en faktura innebär att samtliga kort spärras av kortleverantören.

Vid intervjuer uppges att alla medarbetare som tilldelas ett betalkort får policyn och till-
lämpningsanvisningar i samband med tilldelningen. Samtliga vi intervjuat känner också till
dessa dokument och kan redogöra för vilka huvudsakliga regler som gäller för betalkorten.

3.1.2.

Bedömning

Vi bedömer att den policy och de tillämpningsanvisningar för betalkort som finns och till-
lämpas inom regionala utvecklingsförvaltningen är tydliga och ändamålsenliga. De redogör
på ett överskådligt sätt de principer som gäller för bland annat utfärdande och hantering
av betalkort samt underlag och information som ska bifogas vid betalkortsinköp.

Vi konstaterar däremot att dokumenten inte är reviderade och formellt beslutade av rätt
instans utan är ett arv från regionförbundet. Det finns därför anledning att ifrågasätta do-
kumentens giltighet då de inte är politiskt förankrade i nuvarande organisation.

3.2.

Ansvarsfördelning och beslutsorganisation

3.2.1.

Iakttagelser

Enligt policy för betalkort fattar ansvarig chef beslut om vem som får ansöka om betalkort
och ansökan undertecknas/godkänns av regiondirektör (nuvarande regional utvecklingsdi-
rektör). Koordinator inom Region Västerbotten (nuvarande regionala utvecklingsförvalt-
ningen) är ansvarig för att hantera ansökningarna gentemot kortföretaget samt att upp-
rätta och diarieföra en ständigt uppdaterad förteckning över kort och kortinnehavarna.
Förteckningen över kort och kortinnehavare ska arkiveras i 10 år.

Av intervjuer framgår att cheferna är restriktiva vad gäller tilldelning av betalkort. Fre-
kvent resande som innebär återkommande utlägg uppges vara det starkaste motivet för
beviljande av betalkort. Koordinator vid förvaltningen har en lista över aktuella kortinneha-
vare, vilken vi tagit del av. Per 2021-09-06 finns 23 kortinnehavare inom regionala ut-
vecklingsförvaltningen, varav 6 kort tillhör medarbetare stationerade i Bryssel.

Enligt policyn ligger betalningsansvaret för kortfakturan hos Regionen men kortinnehava-
ren kan bli betalningsansvarig om privata inköp görs eller om underlag till inköp saknas. In-
tervjuade uppger att privata inköp gjorts några enstaka gånger och att det regelmässigt
varit medarbetaren själv som meddelat chef om detta och inte tvärtom. Inköpet har då ge-
nererat ett motsvarande löneavdrag. Tidigare var fakturorna utställda på respektive med-
arbetare som därmed blev betalningsansvariga. Medarbetaren fick då redovisa underlag
för utlägg för att bli kompenserad av arbetsgivaren. Av intervjuer framgår att nuvarande
lösning där Regionen står som betalningsansvarig valdes då detta alternativ medför lägre
kortavgifter från kortleverantören.

Återlämning av kort ska ske om anställning upphör, behov av kort inte längre finns eller om
kortet missbrukas. Kortinnehavaren och dennes chef är ansvariga för att kortet återlämnas
och att kortet spärras. Kortet ska sedan lämnas sönderklippt till koordinator som säkerstäl-
ler att kortet är spärrat. När kortet är spärrat uppdateras listan med kortinnehavare.

Attester inom regionen regleras via Attestreglemente för Region Västerbotten samt Till-
lämpningsanvisningar till attestreglemente. Båda dokumenten antogs av regionfullmäktige
2020-02-25.

Attestreglementet reglerar att attest alltid ska ske av minst två olika personer; mottag-
nings- och beslutsattestant. Beslutsattestant får inte godkänna personliga kostnader eller
utbetalningar till sig själv eller närstående fysisk eller juridisk person. Eventuell ersättare
till beslutsattestant utses av den som enligt delegation har rätt att utse attestant och er-
sättaren bör vara linjeorganisatoriskt jämställd med (dvs ej underställd) attestanten. Enligt
attestreglementet är den som utfärdar attesträtten ansvarig för att attestanten delges de
instruktioner som följer av attestreglementet. Om inte attestant fullgör sina förpliktelser
kan attesträtten återkallas.

Regionala utvecklingsförvaltningen har upprättat en attestförteckning som vi har tagit del
av. Förteckningen visar att regional utvecklingsdirektör attesterar för belopp mellan 1-5
miljoner kronor och verksamhetschefer attesterar, för respektive verksamhet, upp till 1
miljon kronor vilket är i linje med regionens attestreglemente.

3.2.2.

Bedömning

Vi bedömer att ansvarsfördelning och beslutsorganisation inom området i allt väsentligt är
tydlig och ändamålsenlig. Bedömningen grundar sig på att det framgår av policy och till-
lämpningsanvisningar vem som godkänner tilldelning av betalkort, på vem betalningsan-
svaret ligger och vem som ansvarar för attester. Av intervjuer framgår att policy och till-
lämpningsanvisningar är kända i organisationen och upplevs som tydligt.

3.3.

Följsamhet till regler och anvisningar

3.3.1.

Iakttagelser

I granskningen gjordes stickprov av betalkortsfakturor från perioden 2020-04 - 2021-04.
Urval till stickprovet genomfördes utifrån två kategorier. Första kategorin bestod av 6
medarbetare som antingen saknat kvitton i tidigare stickprov eller tillhör tjänstemannaled-
ning. Den andra kategorin bestod av de 10 största fakturorna under perioden. Individer
som tillhörde första kategorin räknades bort från den andra kategorin, vilket ledde till att
totalt 11 olika medarbetares fakturor ingick i stickprovet.

Den första kategorin innehöll totalt 40 fakturor med 159 unika kortköp till ett sammanlagt
belopp av 103 625 kronor. Den andra kategorin innehöll 10 fakturor med 110 unika kort-
köp till ett sammanlagt belopp av 216 912 kronor. Sammantaget innebär det att stickpro-
vet bestod av 50 fakturor med 269 unika kortköp till ett sammanlagt belopp motsvarande
320 537 kronor.

Kontrollerna i stickprovet utgick i huvudsak från reglerna i tillämpningsanvisningar till po-
licy för betalkort samt tillämpningsanvisningar till attestreglemente. Därmed gjordes kon-
troll om korrekta underlag fanns bifogade (kvitto i original) samt att syfte, ändamål och
deltagarförteckning framgick vid tillämpliga fall. Vad gäller attest kontrollerades huruvida
köpen attesterades av behörig person och om någon attesterat sina egna kostnader. Där-
utöver kontrollerade vi om otillbörliga inköp hade förekommit, utifrån en samlad bedöm-
ning av medarbetarens förklaring till köpet, belopp och vad köpet avsåg.

I revisionens grundläggande granskning av regionala utvecklingsnämnden år 2020 genom-
fördes ett liknande, om än mindre omfattande, stickprov av kortköp. Resultatet av det
stickprovet visade att kvitton inte redovisats i ekonomisystemet vid 38 procent av köpen.

I stickprovet kopplat till denna granskning så visade det sig att kvitton inte redovisats vid
107 av 269 tillfällen. Detta motsvarar 40 procent. För att bland annat kunna granska om
eventuellt otillbörliga inköp gjorts fick berörda medarbetare, under perioden 1/7 till 31/8,
möjlighet att komplettera sina utlägg med kvitton/underlag för sina inköp.

Efter att berörda medarbetare givits möjlighet att komplettera med underlag för sina inköp
erhöll vi ytterligare 43 kvitton. Detta innebär att 64 kvitton, eller 24 procent, fortfarande
saknas för de inköp som granskats.

Tabell 1: Sammanställning av kvitton innan och efter komplettering

Avsaknad av kvitton innan efterfrågande
underlag

Avsaknad av kvitton efter efterfrågande
underlag

107/269 (40 %)

64/269 (24 %)

Förutom att kvittoredovisningen i ekonomisystemet är bristfällig så saknas även uppgift
om syfte och ändamål med många inköp. Avsaknad av kvitton gör det också svårt att be-
döma huruvida ett specifikt inköp fordrar en deltagarförteckning eller inte. Vi kan utifrån
stickprovet konstatera att det för 180, eller 67 procent, av kortköpen inte på ett tydligt
sätt framgår syfte och ändamål med ett specifikt inköp. Vid bedömningen har vi valt att se
korta noteringar, såsom en förkortning för ett pågående projekt, som otillräcklig. Detta ef-
tersom vi anser att en sådan notering inte är tillräcklig för att förklara köpen och möjlig-
göra kontroll och revision av följsamheten till gällande regelverk.

Intervjuade som regelbundet genomför slutattester framhåller att de olika verksamheterna
inom regionala utvecklingsförvaltningen är relativt små och att attesterande chef därmed
relativt enkelt kan förstå vad de olika inköpen avser, trots att det saknas en förklaring i
ekonomisystemet.

Stickprovet visar också att det finns fler situationer där avvikelser från policy för betalkort
sker, framförallt vad gäller att inköp i första hand ska göras hos upphandlade leverantörer.
Vid intervjuer uppges att regionens upphandlade resebyrå inte alltid kan tillhandahålla
vouchers till hotell eller vissa flygbiljetter. Kostnadsbesparingar anges också som skäl till
avvikelser då priserna som resebyrån tillhandahåller ibland är betydligt högre än om hotell-
eller resebokningen görs direkt av medarbetaren.

Andra tillfällen när inköp från icke upphandlade leverantörer sker och uppges vara nödvän-
diga är när exempelvis teknisk utrustning behöver införskaffas inom ramen för olika pro-
jekt. Motivet till detta uppges vara att det i vissa fall tar för lång tid att använda upphand-
lade leverantörer och därför används betalkortet för direktinköp istället.

3.3.2.

Bedömning

Vi bedömer att följsamheten till regler och anvisningar är bristfällig. Bedömningen grundar
sig på att det i en betydande andel av fallen saknas kvitton/underlag för inköpen och att
information om syfte och ändamål inte heller tydligt framgår i ekonomisystemet. Vi konsta-
terar också flera fall av kortinköp från icke upphandlade leverantörer.

3.4.

Attester

3.4.1.

Iakttagelser

Enligt fullmäktiges attestreglemente ansvarar respektive verksamhet för att ta fram verk-
samhetsanpassade rutiner för attestkontroller. Granskningen visar att regionala utveckl-
ingsförvaltningen inte har tagit fram några egna rutiner på området.

Av tillämpningsanvisningarna framgår att mottagningsattestant bland annat ska kontrol-
lera att fakturan är korrekt och att priset för det som köpts in stämmer överens med kvitto
och att övriga uppgifter i fakturan är korrekt. För kortköp ska kompletterande underlag bi-
fogas i regionens ekonomisystem.

Beslutsattestanten ska kontrollera att mottagningsattestant har genomfört de kontroller
som hen ska utföra, samt säkerställa att beslut och budget finns samt att upphandling och
ramavtal utnyttjats.

Inom Region Västerbotten används ekonomisystemet Agresso, bland annat för att atte-
stera fakturor och bifoga underlag. Processen inleds med att en faktura på genomförda in-
köp med betalkort inkommer till Region Västerbotten varefter den läggs upp i systemet
med en notis till medarbetaren som genomfört kortköpen för mottagningsattest. Medarbe-
taren ska därefter kontera fakturan, bifoga de nödvändiga underlagen i systemet och där-
efter skicka den för beslutsattest.

Intervjuade med attestansvar uppger att de utgår från tillämpningsanvisningarna för betal-
kort i gransknings- och kontrollarbetet vid attestering. De uppger även genomgående att
det är tydligt vilka regler som gäller kring attestering men att det dock finns en del utma-
ningar som kan försvåra arbetet. Även om uppfattningen bland de intervjuade är att det
blivit lite bättre nu så upplevs vissa problem med ekonomisystemet Agresso. Problem som
kan bestå i att det kan vara svårt att logga in i systemet (främst för medarbetare som arbe-
tar utanför Region Västerbottens lokaler) och svårt att bifoga underlag.

Enligt intervjuer har de upplevda problemen med att bifoga underlag i ekonomisystemet i
vissa fall resulterat i att fakturor har attesterats trots att underlag saknas. Detta på upp-
maning av ekonomikontoret med motiveringen att undvika att kortleverantören spärrar be-
talkorten för samtliga medarbetare vid en sen betalning av en faktura. Enligt intervjuer
uppmanar dock alltid ekonomikontoret medarbetaren att i efterhand komplettera med nöd-
vändiga underlag i systemet.

Vid granskning av attester i stickprovet kan vi konstatera att kortköpen i fakturorna attest-
eras i enlighet med attestförteckningen vid 229 av 269 tillfällen (85 %). Detta behöver inte
betyda att de avvikande fallen är i strid med attestreglerna. Vad vi kan konstatera är att i
några av dessa fall så har beslutsattest gjorts av en ersättare som är underställd den ordi-
narie attestanten vilket är en avvikelse från attestreglementet.

I stickprovet förekommer även beslutsattestering av egna mindre inköp. Vid fem kortköp
fördelat på två olika fakturor har två parkeringsavgifter, en dragning av kortets årsavgift,
ett elektronikinköp under 1000 kronor samt en betalning till Dropbox för lagring av data
beslutsattesterats av den som gjort inköpet.

3.4.2.

Bedömning

Vi bedömer att attester endast delvis sker i enlighet med beslutade riktlinjer. Bedömningen
baseras på att inköp attesteras trots avsaknad av underlag och information om syfte och
ändamål. Vidare visar granskningen att fastställd attestordning vad avser behörig beslut-
sattestant inte alltid efterlevs samt att beslutsattest av egna utlägg är möjligt och förekom-
mer, vilket är en risk.

3.5.

Tveksamma inköp

3.5.1.

Iakttagelser

Vi har i granskningen tagit del av ett upphandlingsreglemente med tillhörande tillämp-
ningsanvisningar. Reglementet antogs av dåvarande förbundsfullmäktige 2012-11-28 och
senast reviderade tillämpningsanvisningar fastställdes av regiondirektör (nuvarande reg-
ional utvecklingsdirektör) 2018-01-11. I tillämpningsanvisningarna finns specifika riktlinjer
som gäller i samband med direktupphandling. Här framgår att synnerliga skäl som motiv till
direktupphandling anses föreligga vid brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat
förutses av den upphandlande myndigheten. Bristande framförhållning eller planering kan
dock aldrig åberopas som synnerliga skäl. Regiondirektör (nuvarande regional utvecklings-
direktör) ska avgöra när synnerliga skäl föreligger och dessa skäl ska dokumenteras av in-
köparen. Vidare framgår att affärsmässighet ska iakttas och att prisjämförelser ska göras
vid alla inköp.

Vi har i granskningen också erhållit riktlinjer för IT- och IT-relaterade inköp fastställda
(2012-05-04) av Regiondirektör i dåvarande regionförbundet. Riktlinjerna gäller upphand-
ling av IT-teknik och IT-relaterade tjänster och produkter. Enligt riktlinjerna ska planerade
inköp eller behov av IT anmälas till IT-gruppen varefter IT-gruppen går igenom och samord-
nar behov av inköp.

Några av de medarbetare som ingår i vårt urval är stationerade i Bryssel, inom North Swe-
den European Office (NSEO)

. Eftersom NSEO organisatoriskt tillhör Region Västerbotten

gäller styrdokument som upprättats inom Region Västerbotten även för denna verksam-
het.

För medarbetare som är stationerade i Bryssel finns även en personalhandbok som i viss
utsträckning berör användningen av betalkort. Handboken är fastställd av direktören för
NSEO 2021-01-29. Handboken följer i allt väsentligt de riktlinjer för betalkort som har be-
skrivits tidigare vad gäller inköp, krav på underlag och attestrutiner. I handboken uppges
att inköp ska göras på billigaste och praktiskt mest effektiva, eller prisvärda, sätt. Det är
upp till varje medarbetare att göra priskontroller och jämförelser vid inköp för att säker-
ställa detta.

Vidare framgår av handboken att resa och logi huvudsakligen ska bokas via Region Väster-
bottens upphandlade resebyrå, men i de fall önskade resealternativ inte finns till rimliga
priser och det utifrån praktiska omständigheter är svårt att lösa kan direktbokningar göras
av medarbetare. Bokningar bör dock i huvudsak ske i samråd med direktören för NSEO. Vi
noterar att det av tillämpningsanvisningar till upphandlingsreglemente framgår att region-
direktör (nuvarande regional utvecklingsdirektör) avgör när synnerliga skäl föreligger.

Vår granskning av eventuell förekomst av tveksamma inköp försvåras av bristen på bifo-
gade underlag och information om syfte och ändamål. I de fall vi i vårt stickprov identifie-
rade inköp som inte med enkelhet kunde kopplas till tjänsten lät vi berörda medarbetare
motivera sina inköp. I de flesta fall har vi fått rimliga förklaringar till inköpen som inte mot-
säger att de gjorts med koppling till tjänsten. Vi saknar dock en fullständig förklaring till en

NSEO är ett samarbetsprojekt mellan fjorton huvudmän som är inordnat under Region Västerbot-

ten.

större faktura med totalt 28 köp uppgående till sammanlagt 54 000 kronor där kvitton el-
ler andra underlag saknas. Kortinnehavaren säger sig ha lämnat in samtliga kvitton för
dessa inköp till administratör för att bland annat få hjälp med att införa dessa i ekonomisy-
stemet. Kvittona har dock inte kunnat återfinnas och visas upp i granskningen.

Vidare noteras ett antal inköp av elektronik, bland annat datorer, tangentbord och annan
utrustning med betalkort. Berörda medarbetare motiverar inköpen som en följd av an-
tingen trasig utrustning eller på grund av hemarbete med anledning av Covid-19-pande-
min. De intervjuade anger att de har fört en dialog med närmaste chef som gett sitt medgi-
vande. Enligt Riktlinjer för IT- och IT-relaterade inköp så ska inköp av IT-utrustning anmälas
till IT-gruppen för samordning av denna typ av inköp. Granskningen visar så inte har skett
och att den trasiga utrustningen som angavs som skäl till inköpen inte återlämnats till reg-
ionen.

3.5.2.

Bedömning

Vi bedömer att det inte går att utesluta att tveksamma inköp har gjorts med betalkort. Be-
dömningen baseras på att underlag i vissa fall saknas och att vi inte erhållit kompletta för-
klaringar till inköp i samtliga fall som efterfrågats. IT-utrustning (datorer) har i ett par fall
också köpts in i strid med upprättade riktlinjer.

Vi konstaterar att det regelverk som styr upphandling och inköp är ett arv från dåvarande
regionförbundet och inte är reviderade och formellt beslutade av Region Västerbotten. Det
finns därför anledning att ifrågasätta dokumentens giltighet då de inte är politiskt förank-
rade i nuvarande organisation. Vidare är vår uppfattning att de regler som framgår av per-
sonalhandboken för NSEO bör harmoniseras med Region Västerbottens regelverk och att
eventuellt nödvändiga avvikelser för denna verksamhet sanktioneras.

3.6.

Kontrollrutiner

3.6.1.

Iakttagelser

Vår granskning av nämndens internkontrollplaner 2020 och 2021 visar att dessa innehål-
ler stickprovskontroller av fakturor, underlag och kontering avseende resor och represen-
tation. Planerna innehåller dock inga specifika kontroller direkt kopplade till betalkortens
användning. De olika riktlinjerna beskrivna tidigare i rapporten redogör inte heller för när
och på vilket sätt uppföljning och kontroll av betalkortens användning och avslut ska ske.

Trots att det inte framgår explicit av styrdokument uppger intervjuade att det sker löpande
uppföljning av betalkortens användning. En ekonomiassistent på ekonomiavdelningen har
som en del av sitt uppdrag i uppgift att löpande kontrollera attesterade fakturor (oavsett
inköpsmetod) i Agresso. När kvitto saknas eller när syfte och ändamål med en betalning
inte framgår kontaktas ansvarig medarbetare per telefon för att komplettera med det som
saknas. Den löpande uppföljningen dokumenteras inte och vi kan konstatera att trots
denna kontroll så förekommer betydande brister i underlag och information kring vissa in-
köp.

Granskningen kan inte visa att det förekommer några kontroller av att avslut av kort sker
på ett systematiskt sätt.

Sammanfattande bedömning

Vår sammanfattande bedömning är att hanteringen av betalkort inte sker på ett fullt ända-
målsenligt sätt och att den interna kontrollen inte är tillräcklig.

Bedömningen grundar sig på nedanstående.

Revisionsfråga

Svar

Finns tydliga och ändamålsenliga
regler och anvisningar för betal-
kort? Är de i så fall formellt beslu-
tade av rätt instans?

Delvis. Vi bedömer att den policy och de tillämpningsan-
visningar för betalkort som finns och tillämpas inom reg-
ionala utvecklingsförvaltningen är tydliga och ändamåls-
enliga. De redogör på ett överskådligt sätt de principer
som gäller för bland annat utfärdande och hantering av
betalkort samt underlag och information som ska bifogas
vid betalkortsinköp.

Vi konstaterar däremot att dokumenten inte är revide-
rade och formellt beslutade av rätt instans utan är ett arv
från regionförbundet. Det finns därför anledning att ifrå-
gasätta dokumentens giltighet då de inte är politiskt för-
ankrade i nuvarande organisation.

Är ansvarsfördelning och beslutsor-
ganisation inom området tydlig och
ändamålsenlig? Tex när det gäller;

Tilldelning av betalkort till
medarbetare.

Betalningsansvar.

Attester och kontroller av kor-
tens användning.

Ja. Vi bedömer att ansvarsfördelning och beslutsorgani-
sation inom området i allt väsentligt är tydlig och ända-
målsenlig. Bedömningen grundar sig på att det framgår
av policy och tillämpningsanvisningar vem som godkän-
ner tilldelning av betalkort, på vem betalningsansvaret
ligger och vem som ansvarar för attester. Av intervjuer
framgår att policy och tillämpningsanvisningar är kända i
organisationen och upplevs som tydligt.

Är följsamheten till regler och anvis-
ningar god? (Tex avseende kvitton,
syfte, deltagare m.m.)

Nej. Vi bedömer att följsamheten till regler och anvis-
ningar är bristfällig. Bedömningen grundar sig på att det i
en betydande andel av fallen saknas kvitton/underlag för
inköpen och att information om syfte och ändamål inte
heller tydligt framgår i ekonomisystemet. Vi konstaterar
också flera fall av kortinköp från icke upphandlade leve-
rantörer.

Sker attester i enlighet med beslu-
tade riktlinjer?

Delvis. Vi bedömer att attester endast delvis sker i enlig-
het med beslutade riktlinjer. Bedömningen baseras på att
inköp attesteras trots avsaknad av underlag och inform-
ation om syfte och ändamål. Vidare visar granskningen
att fastställd attestordning vad avser behörig beslutsatte-
stant inte alltid efterlevs samt att beslutsattest av egna
utlägg är möjligt och förekommer, vilket är en risk.

Förekommer tveksamma inköp? Tex
av sådant som inte på ett tydligt sätt
kan härledas till arbetet.

Vi bedömer att det inte går att utesluta att tveksamma
inköp har gjorts med betalkort. Bedömningen baseras på
att underlag i vissa fall saknas och att vi inte erhållit kom-

pletta förklaringar till inköp i samtliga fall som efterfrå-
gats. IT-utrustning (datorer) har i ett par fall också köpts
in i strid med upprättade riktlinjer.

Vi konstaterar att det regelverk som styr upphandling
och inköp är ett arv från dåvarande regionförbundet och
inte är reviderade och formellt beslutade av Region Väs-
terbotten. Det finns därför anledning att ifrågasätta do-
kumentens giltighet då de inte är politiskt förankrade i
nuvarande organisation. Vidare är vår uppfattning att de
regler som framgår av personalhandboken för NSEO bör
harmoniseras med Region Västerbottens regelverk och
att eventuellt nödvändiga avvikelser för denna verksam-
het sanktioneras.

Finns tillförlitliga kontrollrutiner
inom området? Tex kontroll av ge-
nomförda inköp, hur korten används
och avslut av kort.

Nej. Vi bedömer att det inte i tillräcklig grad finns tillför-
litliga kontrollrutiner inom området. Vår bedömning bas-
eras på att det finns rutiner för kontroller av genomförda
inköp i samband med mottagnings- och beslutsattest. Vi
har dock konstaterat att det finns brister i dessa kontrol-
ler. Vidare saknas övergripande kontroller av kortens an-
vändning och avslut.

Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi regionala utvecklingsnämnden att:

Stärka kontrollerna av följsamheten till gällande regelverk för betalkort.

Vi rekommenderar regionstyrelsen att:

Se över och uppdatera styrdokumenten och fastställ dessa på rätt instans i den nu-
varande organisationen. Säkerställ samtidigt att reglerna harmoniseras i hela orga-
nisationen.

Stärka säkerheten i ekonomisystemet för att säkerställa följsamhet till gällande re-
gelverk för attest.

Skellefteå den 14 oktober 2021

Linda Marklund, EY

Max Stenman, EY

Certifierad kommunal revisor

Revisionskonsult