Slutversion Verksamhetsplan 2023-2025

Inledning

Samtliga kommuner i Västerbotten har likartade utmaningar men med varierande förutsättningar.
Den regionala utvecklingsstrategin för Västerbotten 2020-2030 (RUS) betonar att genom
gemensamma prioriteringar skapas samsyn som ligger till grund för samarbete och utvecklas till
samhandling. Syftet med verksamhetsplanen - som följer såväl RUS som regional digitaliserings-
strategi för Västerbotten (RDS) - är att identifiera gemensamma utmaningar inom
verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering. Men, även att skapa struktur och riktning inom de
områden där kraftsamling ska ske gemensamt med syfte att uppnå gemensam smart och jämlik
digital välfärd. Utmaningarna konkretiseras därefter ned till åtgärder i en årlig handlingsplan.

Verksamhetsplanen för 2023-2025 fokuserar på grundläggande utmaningar och förutsättningar.

Verksamhetsplanens struktur

För tydligare riktning och motivation för vad arbete med
grundläggande förutsättningar ska leda till har en vision
uttalats. Samma vision som för SKR:s ”kommungemensamt
handslag för välfärdsutveckling genom digitalisering”. Visionen
kompletterats också med en regional strategisk ansats i hur den
ska kunna uppnås. Den kan ses som omsättande av
ambitionerna i RUS & RDS in i den strategiska samverkan
mellan kommunerna. För att skapa struktur för hur kapacitet
ska byggas har SKR:s strategi ”Utveckling i en digital tid” och
dess fyra målområden använts som ramverk.

Det bidrar till att tydliggöra vad som krävs för samverkan och samhandling inom området. Varje
målområde har hänvisning till motsvarande målområde i strategin i fotnot.

Arbetssätt för verksamhetsplanens realiserande

Planen upprättas, uppdateras och följs upp av strategirådet för kommunernas gemensamma
digitalisering. Rådet består av kommunchefer från länets tre delregioner, CIO/CDO från Skellefteå
och Umeå kommun samt förbundschef för Lystkom. Representanterna är utsedda av länets
kommunchefsforum. Samordning sker av regional utvecklingsförvaltning. Rapportering till och från
delregion och strategiråd sker via stående punkt på både strategirådets och delregionernas möten.
Verksamhetsplanen omsätts i en årlig handlingsplan som tas fram och följs upp av strategirådet.
Resurser från regional utvecklingsförvaltning och kommunerna har en aktiv utförarroll kring
planerade insatser. Arbetet resursätts via externfinansiering och medfinansiering från kommunerna.

Tillskapande av nya grupperingar/nätverk sker beroende på vilka insatser som ska arbetas med.

Vision 2023-2025

Vår investering i digital utveckling och mognad i Västerbottens kommuner ska leda till:

Från ”Kommungemensamt handslag för välfärdsutveckling genom digitalisering” (SKR).

För att uppnå visionen avser länets kommuner med stöd och samordning av regional utveckling att:

•

Identifiera basnivå för digital infrastruktur som inte är valbar. Ta fram idé om gemensam
målarkitektur. Skapa förutsättningar för att nivån ska uppnås, enskilt eller via samordnade
resurser, processer och modeller.

Önskad nytta: Understödja anslutning till nationellt utvecklade lösningar, nyttjande av aktuella
förändringsvågor, möta upp mot hårdare lagkrav och bidra till relevanta säkerhetsnivåer.
Underlätta regional samverkan mellan alla/delar av kommunerna i länet. Exempelvis kring
gemensamma e-tjänster samt inventering, samupphandling och koordinerande av system.

•

Identifiera interna processer/processer för samhällsservice lämpliga att digitalisera och
bemanna inom kluster av kommuner. Besluta och skapa förutsättningar för genomförande och
tillsammans med regional utveckling resurssätta genomförande av ett sådant arbete.

Önskad nytta: Gemensamma arbetssätt som möjliggör att bibehålla och utveckla en smart och
jämlik välfärd för invånarna och säkerställa ekonomisk effekthemtagning av digitalisering för
kommunen.

•

Enas kring principer för hur vi ska arbeta, i samspel mellan strategiråd och delregioner samt
mellan kommunerna i stort. Hur löpande förankring och feedbackloopar med delregioner och
egna kärnverksamheten bör fungera för bred involvering i den gemensamma utvecklingen.

Önskad nytta: Robusthet i samverkanssystemets förändringsförmåga och säkra bred förankring
kring varför vägval behöver tas för det gemensamma bästa.

•

Med politiken sätta ambitionsnivå för samarbete i olika delområden enligt Sundsvalls modell:
1. Samarbete i projekt 2. Samarbete om system 3. Samarbete i processer. 4 Samarbete i form av
nya enheter.

Önskad nytta: Samsyn, förutsättningar för styrning och framtagande av beslutsunderlag.
Säkerställa att nödvändiga beslut fattas för genomförande och resurssättande av planerade
insatser.

Målområden 2023-2025

1 Ledning, styrning och organisation

Ledning, styrning och organisation leder till att rätt prioriteringar görs, nya kompetenser utvecklas
och att invånare och medarbetare är medskapande i förändringsarbetet. Det stärker förnyelsekraft
och säkerställer att nyttan från insatser hämtas hem. Rätt kompetens inom sitt ansvarsområde är
viktigt för att klara den digitala transformationen. Ledare och chefer behöver kompetens för att
förstå digitaliseringens möjligheter och förmåga att leda i förändring. Verksamheterna behöver
kompetens att se möjligheterna att utveckla utförande av sina uppdrag med digitalisering som stöd.
Så också förståelse för vad som behöver stärkas i organisationen för att utvecklingen ska ske, i allt
från digital infrastruktur till kultur. Varje organisation äger sin ledningsförmåga, men regionalt stöd
kan tillhandahålla förslag kring områden att agera på, såsom verksamhetsutveckling och nya
arbetssätt, kompetensutveckling likväl som plattformar för lärande.

1.1.1 Målsättningar ledning, styrning och organisation 2025

Genomföra regionsgemensamma stödinsatser för ökad ledningsförmåga som:

•

Tillämpa önskade arbetssätt för att uppnå vision i befintliga strukturer (strategiråd &nätverk)

•

Anskaffa externa resurser i form av projekt som stödjer uppbyggnaden av fördjupad samverkan.

•

Göra gemensam GAP-analys för förtydligad färdplan och ambitionsnivå

•

Testa och etablera modeller & ytterligare stödstrukturer för mer strategisk/komplex samverkan

•

Tillhandahålla plattformar för kompetensutveckling och inspiration för ledningsfunktioner som
stärker ledningsförmågan såsom lärplattform, nätverk och gemensamma konferenser.

1:2:1 Målsättningar kompetens 2025

•

Utreda förutsättningar för en gemensam långsiktig förvaltning av en gemensam
utbildningsplattform för kompetenslyft inom området digitalisering för förtroendevalda, ledare,
chefer och medarbetare.

•

Utveckla utbildningsplattform utifrån målgruppsbehov.

Utgår från M1 ”Ledarskap, styrning och organisation främjar förnyelse och utveckling i en digital tid”

Utgår från M2 ”Medarbetarna har rätt förmåga och kompetens för digitalt driven utveckling”

2 Arkitektur och säkerhet

Samhällsutvecklingen såväl nationellt som i omvärlden har tydligt visat på behovet av ett långsiktigt
och strukturerat arbeta med grundförutsättningarna för digitalisering när det gäller
informationssäkerhet och arkitektur. Inom arkitekturarbete som bedrivits har det visat sig extra
viktigt att processer, information och teknik kan relateras till kommunens mål. Ett systematiskt
informationssäkerhetsarbete är nödvändigt och främjar en fortsatt kvalitativ digitalisering och digital
transformation.

2:1:1 Målsättning med arkitektur 2025

•

Skapa struktur och ordning inom kommunens informationshantering. Göra lika genom
gemensamma ramverk och standarder. Detta för att skapa förutsättningar för samverkan med
andra kommuner, regionens hälso- och sjukvård och statliga myndigheter.

2:2:1 Målsättning för informationssäkerhet 2025

•

Kommunerna ska ha förmåga och kapacitet att arbeta strukturerat med informationssäkerhet.
MSB:s modell för systematiskt informationssäkerhetsarbete är etablerat som ramverk.

3 Informationsförsörjning och digital infrastruktur

I de gemensamma grundläggande utmaningarna ingår den digital infrastrukturen i form av ett väl
utbyggt bredbandsnät och tillgång till information. Västerbotten har under lång tid varit ledande och
har bra tillgång på bredband men det återstår fortfarande områden som saknar fast uppkoppling.

För ett jämställt samhälle som kan nyttja digitaliseringens möjligheter i form av tjänster och service
behövs en fortsatt utveckling, utbyggnad och förvaltning av bredband.

3:1:1 Målsättning inom Bredband 2025

•

Fortsatt utbyggnad till platser som saknar tillgång till bredband och mobiltelefoni, uppgradering
när kraven på överföringskapacitet ökar och investeringar i kompletterande infrastruktur.

Utgår från M7 ”Ett gemensamt ramverk för arkitektur finns och används för alla förvaltningsgemensamma

digitala funktioner”

Utgår från M8 ”

Arbetet med informationssäkerhet sker systematiskt och riskbaserat”

Utgår från M12 ”En digital infrastruktur möjliggör informationsutbyte inom offentlig sektor och mellan

offentlig och privat sektor

”

4 Sammanhållen digital service

För att offentliga aktörer ska kunna möta användarnas förväntningar på sammanhållen digital service
behöver vi utveckla förmågan att utgå från användarens behov och livshändelser.

Det är ett

förhållningssätt som kan appliceras i många olika typer av digitaliserad samhällsservice, exempelvis
e-tjänster. Under namnet e-tjänstesamverkan har Västerbottens kommuner under ett antal år
samverkat för att utveckla kvalitativa e-tjänster. E-tjänster som ska förenkla och tillgängliggöra för
våra medborgare och företag. Utvecklingen går snabbt och genom samverkan kan samtliga
kommuner nu erbjuda ett gemensamt e-tjänsteutbud. Viktigt i utvecklingen är även att
informationshanteringen blir effektiv och hålls samman digitalt. Det säkrar riktigheten och
tillgängligheten av informationen samt effektiviserar hanteringen för verksamheterna. Gemensam
modell för informationshantering och gemensamma arbetssätt möjliggör också att både kunna
bedriva och utveckla processer för aktuell service tillsammans mellan organisationer.

4:1:1 Målsättningar för sammanhållen digital service 2025

•

Fortsatt utveckling av gemensamma arbetssätt, i allt från arkitektur, medarbetar- och
invånarinvolvering och målbilder kring hur service ska upplevas, för att förenkla nyttohemtagning
av gemensamt digitaliseringsarbete i regionen och kunna dra nytta av nationella satsningar.

•

Minst en gemensam process är prioriterad, digitaliserad och bemannade inom ett kluster av
kommuner.

•

Fortsatt utveckling av e-tjänster för att säkerställa ett digitalt informationsflöde från tjänst till
handläggning.

•

Utforska fler möjliggörare för sammanhållen digital service i form av både mjuk och hård
infrastruktur och hur de lätt ska kunna tillämpas även av en mindre kommun.

Utgår från M16 ”Det finns ett gemensamt basutbud av digitala tjänster för kommuner och regioner”

Bakgrund till prioriteringarna

Förutom att verksamhetsplanens innehåll har formats av SKR:s strategi Utveckling i en digital tid,
kommungemensamt handslag för välfärdsutveckling genom digitalisering, den Regionala
utvecklingsstrategin RUS och Regionala digitala strategin RDS, har även innehållet påverkats av
faktiska beslut inom Sverige och EU. Beslut som kommer att påverka och påskynda kommunernas
arbete med digitalisering. Krav ställs på att digitalisera offentliga funktioner för att likställa servicen,
tillgängligheten inom hela EU samt effektivisering av informationsflöde mellan offentliga
verksamheter i Sverige.

Västerbotten - en attraktiv region där olikheter skapar utvecklingskraft RUS

Utvecklingsstrategin tar upp flera aspekter på digitaliseringens möjligheter och identifierar behov
som att kartlägga behovet och utbudet av kompetenser i verksamheten för att minska extern
rekrytering av svårrekryterade kompetenser genom intern rörlighet och internutbildning. Det är
viktigt att kartlägga alternativ till rekrytering som att dela funktioner med andra organisationer eller
tjänsteköp. Regional utvecklingsstrategi:

https://www.regionvasterbotten.se/strategi-och-analys-av-

regional-utveckling/regional-utvecklingsstrategi

Regional digitaliseringsstrategi

Strategin betonar att det finns förutsättningar för att nå de regionala utvecklingsmålen i den
regionala utvecklingsstrategin RUS, samtidigt som det finns negativa effekter att beakta. För att nå
dessa utvecklingsmål krävs en stark ledning, styrning och koordinering för att skapa samverkan kring
de gemensamma grundläggande utmaningarna för att tillvarata digitaliseringens potential.
Tillsammans kan det skapa förutsättningar för innovativ och samverkande offentlig sektor och
innovation för företag och individer. Regional digitaliseringsstrategi:

Västerbotten RDS_2022-

2030.pdf (regionvasterbotten.se)

Utveckling i en digital tid, SKR

Strategin togs fram 2019 av SKR som bas för att skapa grundläggande förutsättningar för
digitalisering.

Strategins syfte är att skapa en gemensam riktning för kommuner, regioner och SKR,

Adda och Inera om grundläggande förutsättningar för utveckling i en digital tid. I strategin
presenteras 16 mål uppdelade på fyra målområden:

•

Ledning, styrning och organisation

•

Arkitektur och säkerhet

•

Informationsförsörjning och digital infrastruktur

•

Sammanhållen digital service

Utveckling i en digital tid:

Utveckling i en digital tid - en strategi för grundläggande förutsättningar

(skr.se)

Kommungemensamt handslag för välfärdsutveckling genom digitalisering

Våren 2023 fick SKR koncernen i uppdrag att säkerställa att takten för digitalisering i offentlig sektor
ökade. Det ledde till utveckling av ett kommungemensamt handslag för välfärdsutveckling genom
digitalisering, där en gemensam visionsbild har tagits fram och en gemensam åtgärdsplan där vissa
delar handlar om att undanröja hinder för digitalisering på nationellt plan.

SKR_Kommungemensamt

handslag för välfärdens digitalisering.pdf

Digital kompetens i offentlig verksamhet

Digitaliseringsrådet inom regeringskansliet gav redan i sin slutrapport ”En lägesbild av digital
kompetens” 2018 en sammanfattning av utmaningarna kring digital kompetens för offentlig
förvaltning. Tydliga trender då var prognoser på stor arbetskraftsbrist och snabba förändringar på
arbetsmarknaden. Man betonar att ett livslångt lärande blir allt mera viktigt. Fyra områden som
lyftes fram i rapporten var vad digitaliseringen rent tekniskt innebär och relationen till verksamheten.
Där informationssäkerhet är särskilt viktig. Andra området är förmågan att tolka trender och
omvärlden inför framtida möjligheter och utmaningar. Tredje området är kompetens för att driva
verksamhetsutveckling, förstå vilken kompetens som kommer att behövas och beslutfattares
kompetens för att driva på. Fjärde utmaningen är förmågan att sätta medborgaren i centrum och
kunskapen i användardriven utveckling. Digitaliseringsrådet:

Fortsatt arbete för Digitaliseringsrådet -

Regeringen.se

Nationella digitala prov

Införandet av digitala nationella prov planeras ske successivt från 2024 och skolorna kommer få
möjlighet att testa den nya digitala provtjänsten innan den införs. Digitala nationella prov lägger
också grunden för övrig digitalisering inom skolan.

Det är viktigt att skolan vet vem som loggar in vid

genomförande av digitala nationella prov. Skolan måste därför ha hög tillförlitlighet i sin hantering av
digitala register och digitala identiteter. Flerfaktorsautentisering för skolpersonal, även benämnd
multifaktorautentisering (MFA), innebär att det förutom inloggning med användarnamn och lösenord
ställs krav på ytterligare säkerhet vid inloggningen. Detta ger ökad möjlighet att fastställa vem som
använder en elektronisk identitet. Skolverket:

https://www.skolverket.se/innehall-a-

o/landningssidor-a-o/nationella-prov

Säker digital kommunikation (SDK)

Säker digital kommunikation är den nationella lösningen för offentlig verksamhet att utbyta känslig
och sekretessklassad information digitalt. Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) har statens
uppdrag att

förbereda och under 2024 ta ansvar

för tillhandahållandet av säker digital

kommunikation. Säker digital kommunikation ska bidra till följande nytta:

•

Trygghet genom att personlig eller känslig information inte sprids till obehöriga.

•

Möjlighet till samma spårbarhet oavsett vilken verksamhet som skickar informationen.

•

Snabbare handläggning och beslut.

DIGG:

https://www.digg.se/utveckling-av-digital-forvaltning/saker-digital-kommunikation-sdk

Standard för skolans verksamhetssystem

För att säkerställa att olika system kan fungera tillsammans och för att underlätta administrationen
ute på skolorna rekommenderar Skolverket nu standarden SS12000:2020. Rekommendationen är
efterfrågad av ansvariga inom skolan och av tjänsteföretag inom utbildningssektorn. Skolverket var
med och tog fram standarden SS12000:2020 inom Svenska Institutet för Standarder (SIS) för cirka ett
år sedan. För första gången går Skolverket nu ut och rekommenderar en teknisk standard, och
myndigheten kommer även att utgå från standarden i egna utvecklingsarbeten.

Skolverket:

Standard för skolans verksamhetssystem

Nationell digital infrastruktur (ENA)

Ökad tillgång till data och ett ökat informationsflöde mellan offentlig verksamhet bäddar för stora
effekthemtagningar i form av bland annat tidsvinster, minskad administrativ börda och lägre
kostnader inom det offentliga. Infrastrukturen möjliggör även att nya datadrivna tekniker, så som AI,
kan användas för att öka innovationsförmågan och ge bättre service. En fullt utvecklad digital
infrastruktur ska underlätta för medborgare och företagare i deras myndighetskontakter både
nationellt och inom EU, där en uppgift till exempel bara ska behöva lämnas en gång.

DIGG:

https://www.digg.se/utveckling-av-digital-forvaltning/digital-infrastruktur

Gemensam digital ingång - Your Europè SDG

Bakgrunden till den nya EU-portalen är EU-förordningen om en gemensam digital ingång - Single
Digital Gateway, som har förkortningen SDG. Den tar fasta på ett digitalt användarvänligt Europa.

Portalen youreurope.eu ska göra det enklare för privatpersoner och företagare att få information om
vad de behöver veta och göra vid till exempel arbete i ett annat EU-land än där man bor eller driva
företag i ett annat EU-land än där företaget är etablerat. Allt detta ska erbjudas genom en gemensam
digital portal på EU-nivå, youreurope.eu, som lotsar användare vidare till relevant information och
digitala tjänster i varje EU-land.

Your Europe kommer ge privatpersoner och företagare tillgång till:

•

Information om lagar, rättigheter och skyldigheter som gäller, till exempel när du vill starta
företag eller flytta till ett annat EU-land.

•

Digitala tjänster för att utföra ett ärende, till exempel när du ska börja studera och ska
ansöka om studielån i ett annat EU-land.

•

Hjälp och support som gör att du får stöd om du får problem i kontakter med olika offentliga
aktörer i ett annat EU-land.

Detta gäller för ett stort antal utvalda områden, till exempel utbildning, arbete, pension samt starta,
driva och avveckla ett företag. SDG-förordningen antogs 2018 och ska leda till en digital portal för
privatpersoner och företagare till Europa, youreurope.eu. Eftersom det är en EU-förordning måste
svenska offentliga aktörer följa den. För Sveriges del är det främst myndigheter, kommuner och
regioner som behöver arbeta för att säkerställa att de, och i förlängningen Sverige, lever upp till
kraven. Your Europé SDG:

https://europa.eu/youreurope/index_sv.htm

Nyckelbegrepp och definitioner

Begrepp/förkortning

Förklaring

RUS

Regionala utvecklingsstrategin är uppdrag från regeringen som ska
visa vägen för en önskvärd utveckling i Västerbotten och ligga till
grund för länets gemensamma ambitioner. Beslutat av
regionfullmäktige.

RDS

Regionala digitaliseringsstrategin har sin utgångspunkt från RUS och
ska stärka vår förmåga att uppnå den. Digitaliseringsstrategin
identifierar fem fokusområden med tillhörande nyckelåtgärder för
att stärka regionens gemensamma förmåga och kapacitet till digital
omvandling och omställning. Den är styrande för arbetet med att
stärka digitalisering i Västerbotten hos offentlig, privat och idéburen
sektor och ska vägleda länets aktörer i sitt
digitaliseringsarbete. Beslutat av regionfullmäktige.

Verksamhetsplan

Kommunernas strategiråd har i uppdrag av länets kommunchefer
att ta fram en tre-årig verksamhetsplan som följer RUS och RDS
men med tydliggörande av samverkan och samhandling inom
området digitalisering.

Handlingsplan

Utifrån verksamhetsplanen tas en årlig handlingsplan fram som
tydligare beskriver vad man gemensamt i samverkan och
samhandling bör prioritera inom kommande år.

IT-arkitektur

IT-arkitektur handlar om att sättet man designar och levererar
värdeskapande teknikstrategier, kan enkelt beskrivas som sättet att
organisera resurser och komponenter i datorsystem

Verksamhetsarkitektur

Verksamhetsarkitektur är en metod för att systematiskt stödja
verksamheten i sitt förbättringsarbete. Vilka förutsättningar som
finns i verksamheten, vilka förmågor verksamheten har, hur
verksamhetens processer ser ut samt vilka informationsresurser
och IT-stöd som hanteras i verksamheten. När det gäller teknik, IT-
projekt eller system sker det oftast inom ramen för en
systemarkitekt.

ENA

ENA står för Sveriges digitala infrastruktur. DIGG leder arbete med
att etablera en förvaltningsgemensam infrastruktur för utbyte av
information på ett säkert och effektivt sätt. Infrastrukturen kommer
att ligga till grund för utveckling av gemensamma e-tjänster.