9_Rapport granskning av ekonomistyrning FVIS

Sammanfattning och rekommendationer

Granskningen syftar till att bedöma huruvida regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden

säkerställt tillräcklig styrning, uppföljning och intern kontroll över kostnaderna för FVIS programmet.

Granskningen ger svar på om kostnaderna hanteras på korrekt sätt på program- och projektnivå.

Den sammanfattande bedömningen är att regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden inte

säkerställt tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över kostnaderna för FVIS programmet.

Bedömningen baseras på följande:

•

FVIS-programmet har en tydlig och dokumenterad program- och projektorganisation men

granskningen bedömer att regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden inte tar en aktiv roll i

uppföljning och styrning.

•

Regionstyrelsens reglemente fastställer: ”Regionstyrelsen ansvarar för regionkommunens

processer inom digitalisering och medicinsk teknik … Regionstyrelsen ansvarar även för

portföljstyrning inom digitalisering samt regionens digitaliseringsstrategi.” En bärande del av

portföljsstyrning är att tillse så program och projekt genomförs på rätt sätt, och när de är pågående,

kontinuerligt bevaka hur de genomförs, ha kontroll över resursbehov kontra tillgängliga resurser,

tidplaner, förseningar m m. Portföljstyrning inkluderar även hemtagning av de nyttor programmet

avser att skapa. Hur detta är tänkt att gå till erfar granskningen inte är helt klarlagt för de funktioner

som arbetar med programmet. Kritiken i denna del avser bristen på spårbarhet över huruvida

regionstyrelsen portföljstyr program och projekt.

•

FVIS-programmet finns inte med i regionstyrelsen eller hälso- och sjukvårdsnämndens

internkontrollplaner. Detta trots att programmet är flerårigt, försenats samt har stor betydelse för

regionen som helhet och i samverkan med åtta andra regioner. Det finns ingen spårbarhet av att

styrelse eller nämnd har informerat sig genom att ta del av styrgruppens riskanalyser och åtgärder.

Risker som identifierats i granskningen avser att det finns sårbarheter i fråga om personberoenden

i viktiga funktioner samt vid nyttjande av kompetenser från linjeorganisationen/vården där behov

ställs mot varandra. Då vården är prioriterad finns risk för kompetensbrist inom programmet. Det

saknas spårbarhet avseende om detta riskbedömts av styrelse och nämnd.

•

Granskningen kan inte finna att någon årlig budgetprocess genomförs eller att årliga budgetar för

program och projekt antas av regionstyrelsen (driftbudget 50 mnkr) eller av hälso- och

sjukvårdsnämnden (driftbudget 25 mnkr). För FVIS investeringsbudget saknas uppgifter i

regionplan och verksamhetsplaner. Utan budgetprocess och årlig budget (såväl drift som

investering) saknar regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden tillräckliga redskap för

uppföljning och styrning. Av texten i regionstyrelsens verksamhetsplan 2022 framgår att styrelsens

och hälso- och sjukvårdsnämndens driftanslag för FVIS är nominella belopp år 2022 som för åren

2021 och 2020. Denna text är det enda som anger att styrelse och nämnd har tillgång till medel i

driftbudgeten och anslagen är angivna exempelvis på viktigare kostnadsslag. Nämnden saknar både

kommentar och belopp i sin verksamhetsplan 2022.

•

Enligt uppgift från programorganisationen omfattas FVIS investeringsbudget av sekretess som

regleras i avtal mellan Region Västerbotten och leverantören Cambio. Av den anledningen återges

inte FVIS i investeringsplan, delårsrapport eller årsbokslut.

Hela programinvesteringen har lagts in under rubriker där även andra anslag för digitalisering finns,

och görs på så sätt inte synligt.

Granskningen bedömer inte huruvida sekretesskyddet är relevant men kritiserar att det inte

framgår av protokoll om regionstyrelsen med beaktande av sekretess tagit del av investeringens

anslag, prognoser och årliga utfall samt i övrigt portföljstyrt investeringen.

•

Programorganisationen ser driftbudgetar som överförbara medel mellan åren där överskott får

kompensera underskott. Så är emellertid inte regionens ekonomiska styrmodell utformat. Där är

varje år avslutat och eventuella överskott inte längre tillgängliga.

•

Hälso- och sjukvårdsnämnden ska under programperioden följa utvecklingen i syfte att främja

sjukvårdens medverkan och kommande implementering av FVIS i vården. Mot bakgrund av den

mycket ringa uppföljning som framgår av nämndens protokoll kan det ifrågasättas om nämnden i

tillräcklig omfattning följer program och projekt.

•

Regionstyrelsen mottar endast muntlig och sporadisk uppföljning av program- och projekt och kan

inte bedömas ha kontroll över kostnadernas fördelning och utveckling. Det är regionstyrelsen som

utgör politisk ledning för FVS men det saknas styrning och uppföljning av FVIS samt vilka beslut som

styrelsen ska fatta eftersom regionstyrelsen delegerat samtliga beslut avseende programmets

genomförande till regiondirektören.

•

Det är omfattande och ospecificerad delegationsrätt till regiondirektören som utmärker sig från

delegationer som vanligtvis ges inom tydligt avgränsade ärenden av rutinartad betydelse så att den

politiska församlingen kan avlastas löpande ärenden. Denna delegation är så omfattande att den i

praktiken kan beskrivas som att regionstyrelsen frånsagt sig sin beslutskapacitet för FVIS. Det finns

ingen kontroll över fattade delegationsbeslut, det går inte att avgöra vilka beslut som är fattade på

delegation och återrapporteringen är bristfällig, vilket innebär att regler och rutiner inte efterlevs.

•

I FVIS-programmet finns framtagna styrdokument som bland annat reglerar genomförandet av

riskanalyser, finansiering och uppföljning. Antagande av styrdokument är delegerat och det kan

ifrågasättas huruvida dessa är lämpliga att delegera. Dessutom är återrapporteringen bristfällig.

Granskningen noterar avsteg från riktlinjen från januari 2023 som inte innehåller strategi för

åtgärder.

•

Den definition av ekonomistyrning som denna granskning använder motsvarar inte hur

regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden styr, exempelvis saknas egentlig budget (det

finns ramhöjande medel som inte utvecklats i förhållande till FVIS), uppföljning, beslut för att uppnå

ekonomiska mål, mätning, kontroll samt planering av väntade och oväntade händelser. Det saknas

även budgetprocess, prestationsmätning och av styrelsen fastställda styrande dokument. Dessa

signifikanta inslag i ekonomistyrning tillämpas inom program- och projektorganisation men inte hos

regionstyrelsen eller hälso- och sjukvårdsnämnden. Granskningen kan inte styrka att styrelse och

nämnd följer upp användningen av budgetanslagen.

Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden rekommenderas att

•

Uppta FVIS i årlig internkontrollplan och anpassa kontrollerna av ekonomiska transaktioner,

bokföring och redovisning till bedömda risker. Genomförda kontroller ska vara spårbara.

•

Årligen i samband med ordinarie budgetberedning inkludera FVIS samt fastställa årsbudget gärna

synliggjord på väsentliga intäkts- och kostnadsslag.

•

I samband med årsbokslut överväga att föreslå regionfullmäktige justeringar eller resultatöverfäring

av drift- och/eller investeringsmedel avseende FVIS. I annat fall tydliggöra för program- och

projektorganisation att resultatöverföring inte medges.

•

Fastställa de styrdokument vilka avser att reglera budgetprocess, styrning och uppföljning av FVIS.

•

Tillse att program och projekt återrapporteras på ett sätt som möjliggör aktiv politisk styrning.

Regionstyrelsen rekommenderas att

•

Överväga att aktivera den politiska styrgrupp som enligt organisationsskissen ska finnas för FVIS,

fastställ dess uppdrag och mandat och uppdra åt denna att rapportera till regionstyrelsen samt

hälso- och sjukvårdsnämnden. Alternativt rekommenderas styrelsen att tydliggöra dess egna

former för styrning, uppföljning och beslutsmandat avseende FVIS.

•

Återta lämnad delegation till regiondirektören och utforma ny mer tydliggjord och avgränsad

delegation.

•

Tillse att samtliga delegationsbeslut dokumenteras, återrapporteras och protokollförs på sätt som

överensstämmer med kommunallagen.

•

Informera regionfullmäktige om FVIS-programmets utveckling och prognoser på sådant sätt att

fullmäktige ges möjlighet att bedöma relevans i fastställd driftbudget och vid behov justera mellan

åren.

•

Bereda och besluta om investeringsbudgeten för FVIS så att det möjliggör politisk prövning med

beaktande av gällande sekretessbestämmelser.

Hälso- och sjukvårdsnämnden rekommenderas att

•

Säkerställa uppföljning och styrning så att dess verksamhetsområden i tillräcklig omfattning

medverkar i FVIS utan att ordinarie verksamhet negativt påverkas.

•

Säkerställa att implementeringen av FVIS sker ändamålsenligt.

•

Säkerställa effekthemtagning av de nyttor FVS avser att möjliggöra.

Inledning

1.1

Bakgrund

Sedan år 2015 samverkar Region Västerbotten med flera andra regioner om upphandling och införande

av nytt vårdinformationsstöd för hälso- och sjukvården. År 2019 tecknade regionerna avtal med

leverantören Cambio Healthcare Systems AB. Tillsammans med Cambio arbetar regionerna med att

utveckla vårdinformationsstödet. Arbetet pågår dels gemensamt mellan regionerna dels internt inom

Region Västerbotten. Arbetet inom regionen är organiserat i FVIS-programmet som kan liknas vid ett

paraply som samlar flera olika projekt och uppdrag.
Regionrevisorerna har under flera år identifierat risker förknippat med FVIS-programmet och

införandet av vårdinformationsstödet. Då projektet är omfattande, och pågår under flera år, beslutade

revisorerna om en förstudie hösten 2021 (nr 5/2021). I denna identifierades följande risker kopplade

till regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens ekonomistyrning:

•

Risk för ökade kostnader i och med försening

•

Risk för dolda kostnader

•

Risk att beslut med ekonomiska konsekvenser inte är finansierade

•

Risk för felaktig redovisning av projektmedel

I revisionsplan år 2022 beslutade regionrevisorerna genomföra två fördjupade granskningar av FVIS-

programmet varav en avser regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens ekonomistyrning av

programmet.
Ekonomistyrning definieras av granskarnas best practice som att vidta åtgärder för att uppnå

ekonomiska mål och styrningen behöver därför vara transparent, ärlig och accepterad.

Ekonomistyrning behöver mätning, kontroll och undersökning av intäkter och kostnader, planering av

väntade och oväntade händelser, kalkyler, budgetering och uppföljning. För att klara detta behövs

styrinstrument som kan kategoriseras som formell styrning, informell styrning samt

organisationsstruktur.
De formella instrumenten kan omfatta kalkylering, budgetering, internredovisning, internprissättning,

prestationsmätning, styrande dokument samt jämförelser ex av standardkostnader eller best practice.

Med informella instrument menas exempelvis organisationskultur, medarbetarskap, ledningsstöd,

kompetens och lärande. Begreppet organisationsstruktur innefattar organisationsform,

ansvarsindelning, belöningssystem, beslutsprocess och bemanningsstruktur.
Då granskningen avser uppgifter som utförs i projektform är granskningen att anpassad till den

arbetsformen men även hur projektet ansluter till regionens ordinarie ekonomistyrningsstruktur.
Granskning fokuserar främst på de formella instrumenten men berör där så bedöms relevant även

informella styrinstrument och organisationsstruktur.

1.2

Syfte och revisionsfrågor

Granskningen syftar till att utgöra underlag för revisorernas bedömning av om Regionstyrelsen och

Hälso- och sjukvårdsnämnden säkerställt en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över

kostnaderna för FVIS programmet. Granskningen ska ge svar på om kostnaderna hanteras på korrekt

sätt på program- och projektnivå.

Syftet ska uppnås via följande revisionsfrågor:

•

Är beredningen av budgeten för FVIS-programmet, dess projekt och uppdrag ändamålsenlig?

•

Finns beslutade riktlinjer och rutiner för ekonomistyrningen av programmet och projekten?

•

Följs regler och rutiner?

•

Är den ekonomiska uppföljningen tillräckligt utvecklad?

För att besvara revisionsfrågorna har dessa brutits ned i ett antal delfrågor. Delfrågorna presenteras

och besvaras i tabellen i kapitel 10.

1.3

Revisionskriterier

Revisionskriterierna utgör de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser,

slutsatser och bedömningar. Revisionskriterier för denna granskning är:

•

Regionplan 2022 med plan 2023 och 2024

•

Årsredovisning 2021

•

Attestreglemente

•

Upphandlingsregler

•

Delegationsordning

•

Styrmodell

•

Budgetdirektiv

•

Kommunallagen (2017:725) 6 kap. 6 § om styrelsens och nämndens ansvar att se till att

verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de

bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. Styrelsen och nämnden

ska också se till att kontrollen är tillräcklig.

•

Regionens projektmodell Projektil som anger hur projekt och uppdragsarbete i regionen ska

bedrivas, styras och följas upp.

•

Övriga relevanta styrdokument och underlag

1.4

Metod och avgränsning

Granskningen genomförs genom dokumentgranskning av styrdokument, delårs- och årsrapporter,

protokoll med underlag samt projektdokumentation, stickprovskontroll av verifikationer samt övrig

under granskningen identifierad relevant dokumentation. Intervjuer har genomförts med bland annat

ekonomidirektör, regiondirektör, controllers samt program- och projektledare. För samtliga

intervjuade funktioner se bilaga 1.

I granskningen har ett stickprov genomförts avseende kontering, attestering och underlag till fakturor.

Urvalet av verifikationer bygger på granskarnas professionella erfarenheter och omfattar 20 utvalda

underlag får år 2022. Stickprovet syftar främst till att besvara om relevanta kostnader särredovisas på

Projektmodellen förvaltas gemensamt av de regioner som nyttjar modellen och medverkar i projektnätverket PROJSAM.

Förvaltningsuppdraget utförs i samverkan och roterar mellan dessa regioner. Inom Region Västerbotten förvaltas modellen

inom Projekt och porföljkontoret inom E-hälsa Västerbotten.

korrekt konto inklusive projektkod samt om samtliga fakturor attesterade på korrekt sätt. Iakttagelser

och bedömningar görs i kapitel 5.2 och 5.4. Stickprovet i sin helhet återfinns i Bilaga 2.

Programorganisation

FVIS-programmet styrs genom regionens projektmodell Projektil. Programmet omfattar ett antal

projekt och ska tillse att rätt saker görs för att uppnå det övergripande syftet och de övergripande

målen medan projekten ska tillse att det görs på rätt sätt.

Nedanstående bild visar programmets organisationskarta från politisk ledning till projektledare. Bilden

är hämtad från en delgiven presentation.

Den högsta nivån utgörs av

”Politisk ledning” d v s regionstyrelsen som visar färdriktningen genom att

ange vision, mål och ekonomiska ramar.

Programstyrgruppen har ett strategiskt fokus med syfte att säkerställa effekten och förändringen.

Programstyrgruppen stödjer programägaren i styrningen av programmet och rekommenderar beslut

om åtgärder för att målen ska uppfyllas och för att den förväntade förändringen i verksamheten ska

ske.

Det finns ett kliniskt

rekommendationsråd som kan ge råd, stöd och rekommendationer inför beslut,

prioriteringar och vägval inom FVIS ur ett hälso-och sjukvårdsperspektiv

Programledningen är en stödjande och rådgivande funktion till programledaren i arbetet att leda

programmet åt rätt håll utifrån fastställda effektmål och programplan på en strategisk nivå.

Programledningen ansvarar tillsammans med

programledare och programägare för FVIS-

programmets strategiska planering, styrning, uppföljning och rapportering. Programledningen ska

föreslå nya initiativ/projekt för att möjliggöra realisering av FVIS effektmål och tillse att gjorda

prioriteringar hålls.

FVIS Programkontor ska möjliggöra ett effektivt genomförande genom att stötta program och projekt.

Ansvarig för FVIS Programkontor rapporterar till programledaren och ansvarar för att hålla ihop arbetet

som innebär råd och stöd till styrgrupper samt till program- och projektledare inom de områden som

programkontoret omfattar.

2.1

Programdirektiv anger målen för programmet

I programdirektivet daterat 2020-11-06 anges att FVIS stödjer arbetet med regionens värdegrund

”Ständigt bättre - patienten alltid först”. Programmet utgör en del av arbetet för att realisera

digitaliseringsstrategin inom Region Västerbotten och ska leda till att nå det önskade läge som

fastställts av regionstyrelsen. Vidare finns fem angivna effektmål.

Invånare och patienter får tillgång till ett systemstöd som ger möjligheter till ett aktivt

partnerskap med hälso- och sjukvården där man som patient kan vara delaktiga i planering,

genomförande och uppföljning av sin vård med en säker tillgång till relevant vårdinformation.

Medarbetare inom den kliniska verksamheten får tillgång till ett vårdinformationsstöd som

möjliggör en (1) strukturerad journal per patient och uppfattas som ett effektivt och säkert

verktyg i det dagliga arbetet och som möjliggör en effektiv kommunikation mellan olika

professioner och vårdgivare.

Medarbetare inom drift och förvaltningsorganisationer uppfattar att de arbetar med ett

tekniskt modernt system som kontinuerligt anpassas efter nationella och internationella

standards samt aktuell lagstiftning och möjliggör interoperabilitet på olika nivåer.

Det nya vårdinformationsstödet möjliggör en effektiv uppföljning av kvalitet och produktion

och ger möjlighet till flexibla utdata i realtid som stöd till ledning och styrning på olika nivåer i

organisationen.

Det nya vårdinformationsstödet utgör också ett underlag av hög kvalitet för forskning och

innovation.

Det finns en ambition att sträva mot ökad samverkan mellan de regioner som ingår i Sussa samverkan

(Strategisk Utveckling av Sjukvårdsstödjande Applikationer). Syftet med samarbetet är att skapa bättre

förutsättningar för nya effektivare arbetssätt i vården och bidra till att regioner kan erbjuda en god och

jämlik vård.

I programplanen 2020-11-06 anges utgångspunkter för arbetet samt framgångsfaktorer. Vidare

definieras nyttoobjekt d v s verksamhetsnyttor.

Ansvar och befogenheter inom programmet följer delegationer fastställda för FVIS-programmet.

Ärenden utanför projektens eller programmets beslutsmandat eskaleras enligt ”FVIS rutin för

ärendehantering”.

2.2

Bedömning - organisation

Program med tillhörande projekt bedöms ha en relevant organisation på tjänstepersonsidan. Överst i

skissen finns ”Politisk ledning” vars uppgift beskrivs vara att ange vision, mål och ekonomiska ramar.

Granskningen har emellertid svårt att se att denna grupp, som utgörs av regionstyrelsen, på ett tydligt

och spårbart sätt följer upp och styr över program och projekt.

Programmets vision och mål är ursprungligen fastställda vid startpunkten men det saknas årliga mål,

indikatorer samt redovisning över programmets kostnader och prognoser i relation till årlig budget. Av

regionstyrelsens verksamhetsplan och delårsrapporter framgår ingen sådan uppföljning och styrning.

Granskningen kan inte av styrelsens protokoll styrka att någon uppföljning och styrning sker. Intervjuer

bekräftar den uppfattningen. Det går därför inte att bekräfta att organisationsmodellen ger en helt

korrekt beskrivning av programmets organisation. I organisationsmodellen saknas representation från

hälso- och sjukvårdsnämnden. Nämnden har inget direkt ansvar för program och projekt men ett stort

intresse av att det genomförs på avsett sätt och nämnden har även riktade driftanslag för sin

medverkan. Det bör övervägas på vilket sätt nämnden ska representeras i programorganisationen.

Risker identifieras och hanteras löpande

I programdirektivet identifierades ett antal risker kopplat till programmets genomförande.

•

Ej etablerade eskalerings- och beslutsvägar kan leda till brist på beslut, vilket utgör en risk för att

tidsplaner inte kan hållas. Viktigt att kommunicera och förankra beslutsvägar.

•

Regionens ekonomiska situation innebär en risk för finansieringen av programmet.

•

Om vårdverksamheten inte får tillräcklig information om hur resursbehovet till FVIS ser ut över tid

kan det leda till prioriteringar som leder till resurs- och kompetensbrist inom FVIS.

•

Om vårdverksamheten inte får tydlig information om vad som kommer att ingå i

grundkonfigurationen finns det risk för låg acceptans för det nya systemet.

•

Om organisation och styrning på SUSSA-nivå är otydlig kan den samordning som krävs för att lyckas

bli svår att uppnå och vi blir en sämre kravställare gentemot leverantörer.

•

Om regionala program och programmet inom SUSSA inte är koordinerade och det tydligt framgår

hur de ska samspela finns det risk för att förväntade resultat och leveranser inte uppnås.

I ”FVIS riktlinje för riskhantering” fastställd av programägare beskrivs hur risker inom programmet ska

hanteras. Riktlinjen omfattar även hantering av risker som FVIS genererar men inte själv kan hantera.

I riktlinjen anges ansvar och befogenheter för riskhanteringen.

Riskhantering som den beskrivs i riktlinjen består av riskidentifiering, riskvärdering,

riskåtgärdsplanering, och riskbemötande. Det innebär att göra analyser för att identifiera risker och

åtgärder, att planera in och genomföra åtgärderna samt kontinuerligt följa upp åtgärderna och

omvärdera riskernas status.

Riskanalysen genomförs i stegen:

•

Identifiera risker

•

Värdera risker

•

Planera åtgärder

•

Övervaka och rapportera

Riskanalysen initieras genom att ansvarig ägare av riskanalysen beskriver frågeställning och/eller vilket

område som ska analyseras samt utser deltagare med rätt kompetens för att kunna göra en komplett

bedömning. Vid riskanalyser på program- och projektnivå ska Sussa-perspektivet ingå antingen som

ett eget område eller på annat sätt som en del i helheten.

I riktlinjen för riskhantering anges fyra strategier som används för att planera åtgärder:

•

Undvika risker helt genom att välja en annan riktning eller arbetsprocess för

programmet/projektet.

•

Reducera risker genom att vidta åtgärder för att minska riskens sannolikhet och/eller påverkan på

projektet.

•

Acceptera risker genom att inte vidta åtgärder.

•

Förflytta risken genom att eskalera risken till en högra nivå av beslutsmandat eller att risken övertas

av ett annat projekt, programmet eller annan verksamhet. Det kan ske om risken avser ett område

som en annan del i organisationen har ansvar eller beslutsmandat för.

Ovan beskrivna arbetssätt sker löpande och rapporteringen består av övergripande

statusrapporteringar till styrgruppen. Rapporteringen sker i en presentation. Samtliga risker

sammanställs i en Excelfil som finns tillgänglig via Sharepont. Vid granskning av riskanalyser framgår

att rutinerna enbart delvis efterlevs, det noteras att riskanalysen från januari 2023 inte innehåller

angiven strategi för åtgärder (se listan ovan). I riskanalysen från maj 2021 anges aktuell strategi för

åtgärder i raden ”riskbemötande”. Identifierade risker avser bland annat införandet, uppföljning och

ekonomi samt programövergripande.

Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden har i sina internkontrollplaner inte tagit med något

kring FVIS.

3.1

Bedömning - risker

Det är väsentligt att samtliga moment som ska ingå i riskanalysen också gör det och att efterlevnaden

av styrdokumentet kontrolleras av styrgruppen.

Regionstyrelsen har som ansvariga för program och projekt i sin egen internkontrollplan inte upptagit

något kring FVIS-program eller projekt trots att dessa av olika skäl försenats samt att programperioden

är lång. Detta menar granskningen är en brist. Det finns därtill ingen spårbarhet av att styrelsen

informerat sig genom att ta del av styrgruppens riskanalyser och åtgärder.

FVIS har nominell driftbudget för hela programperioden och tillsvidare,

investeringsbudgeten är hemlig och effekthemtagningen oklar

Budgetprocessen i programmet ska följa Region Västerbottens budgetprocess. Programmet finansieras

av driftmedel samt investeringsmedel avsatta i investeringsplanen, den senaste avser perioden 2023 -

2026.

4.1

Driftbudget

Finansieringen i driftbudgeten består av omprioriterade resurser 15 mnkr (ospecificerade) samt av

tillskjutna medel 75 mnkr beslutade av regionfullmäktige. Av dessa är 50 mnkr riktade till

regionstyrelsen och 25 mnkr till hälso- och sjukvårdsnämnden. Driftanslagen är ramhöjande för

regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden och eftersom de ingår i respektive budgetram

justeras de med årliga ramförändringar i procent dock utan att FVIS-driftbudgetarna ska påverkas, de

anses vara nominella under hela perioden. Det finns ingen beslutad avveckling av dessa ramhöjande

anslag vilket medför att medlen finns kvar i budgetramarna tillsvidare fram till att nytt beslut fattas.

Program- och projektkalkyler ligger till grund för prognostisering och budgetering.
Den budget som ursprungligen antogs för hela programperioden ligger fortfarande till grund för

perioden fram till programmets slut och det görs inga revideringar av den budgeten. Prognoser

används för fortlöpande budgetering men den sker inom programorganisationen, inte till

regionstyrelsen eller hälso- och sjukvårdsnämnden. Det finns sålunda ingen årlig budgetberedning av

FVIS.
Av regionstyrelsens verksamhetsplan 2022 framgår helt kortfattat att FVIS drivs i projektform, att

projektets budget (drift) består av 75 mnkr per år samt att 25 av dessa avser hälso- och

sjukvårdsnämnden. Regionstyrelsens 50 mnkr klassas som ”digitalisering” men det går av

verksamhetsplanen inte att utläsa hur dessa medel fördelas på olika kostnadsslag.

Av hälso- och sjukvårdsnämndens verksamhetsplan 2022 framgår ingenting om FVIS.

I regionstyrelsens delårsrapport 2022 finns en kort kommentar om att FVIS tidigare år givit överskott

mot budget men att kommande år, men även 2022, kommer att ge underskott. Inga siffror presenteras.

Åtgärderna för att hantera avvikelserna beskrivs vara löpande uppföljning och återrapportering och att

”frigöra utrymme” inom förvaltningen för att finansiera insatserna, alltså olika former av besparingar.

Inga belopp anges och inga riktade beslut fattas. Av texten att döma anser regionstyrelsen att varje

budgetår ska bära sina kostnader och att tidigare överskott inte går att nyttja som balans av kommande

underskott. Detta synsätt stämmer överens med regionens ekonomistyrning men motsägs av

programorganisationens synsätt, att plus och minus jämnar ut sig över tid och att ackumulerade

kostnader ska jämföras med ackumulerade budgeten när programperioden är slut.

Hälso- och sjukvårdsnämnden saknar helt kommentarer kring hur deras 25 mnkr har använts under

2022 och hur utfall prognostiseras.

Nedanstående tabell har upprättats av programorganisationen och visar på övergripande nivå utfall

och prognos för åren 2022 till 2025. Tabellen åskådliggör att driftbudgeten inte ändrats från den

ursprungligt beslutade och att programmet fram till 2022 redovisat överskott, totalt 44 mnkr.

Granskningen erfar att det beror på förseningar som uppstått bland annat mot bakgrund av pandemin.

Prognosen för hela programperioden t o m 2025 uppges vara överskott på 22 mnkr, d v s ackumulerade

kostnader på 428 mnkr jämfört med ackumulerad driftbudget på 450 mnkr. Så länge prognosen håller

är programorganisationen nöjd. Att enskilda år (i tabellen 2022 och 2023) avviker mot årlig budget

upplevs inte relevant.

Intervjuade beskriver att tidigare överskott flyttas till kommande år men granskningen kan inte finna

att regionfullmäktige eller regionstyrelsen fattat motsvarande beslut. De årliga regionplanerna har inte

korrigerats med tilläggsbudgetar för FVIS.

Hanteringen av ekonomiska principer för resurskostnader, övriga kostnader, budget- och

prognoshantering är fastställt i ”FVIS riktlinje för uppföljning och rapportering”. Riktlinjen är fastställd

av programägare. Det framgår ej om fastställandet har skett via delegation- eller verkställighetsbeslut.

Beslutet har inte återrapporterats till styrelsen.

4.2

Investeringsbudget

I regionfullmäktiges investeringsplaner omnämns FVIS men det saknas detaljerad information. I

regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens verksamhetsplaner 2022 finns ingen information

om FVIS.
Det årliga beloppet för FVIS är enligt uppgift inbäddat i en större summa investeringsmedel och går

inte att identifiera. Det investeringsrubriker FVIS har ingått i har bytts mellan olika rubriker i

investeringsplanen för att ytterligare göra beloppet oidentifierbart.

Uppgifter om FVIS investeringsbudget beskrivs vara sekretesskyddad. Granskningen har undersökt och

erfar enligt muntlig källa att det i avtal med Cambio överenskommits om sekretess avseende

anskaffningen (investering) men inte för implementering (drift). Granskningen har inte gått djupare i

frågan om denna sekretess eller om avtalets konstruktion men i intervjuer framkommer en otydlig bild

och frågan om sekretess är därför inte helt klarlagd. I praktiken har investeringen hanterats som vore

den sekretesskyddad, även för regionstyrelsen. Intervjuade uppger att investeringen har nämnts

muntligen. Vi kan inte bekräfta detta.
Enligt uppgift ska det i investeringsplan för 2022-2025 inkluderats två delbetalningar för åren 2022

och 2023. För år 2022 uppges det finnas en bokförd utgift för FVIS men för 2023 bedöms det enligt

uppgift vara mer osäkert, det kan bli så att sista delbetalningen görs i början av 2024. De belopp som

ingår i budget och hur mycket som betalats ut respektive år omfattas enligt uppgift av sekretess.

I regionstyrelsens verksamhetsplan 2022 anges att för perioden 2022-2025 planerar regionen

investeringar för totalt 3 541 miljoner. År 2022 uppgår investeringsbudgeten till 917 miljoner kronor

varav IT-investeringar utgör 66 mnkr. Det nämns ingenting i regionstyrelsens delårsrapport om

investeringsbudgeten eller FVS-programmets utgifter under perioden.

4.3

Business case

För att identifiera nyttorna med införandet av FVIS har ett s k ”business case” tagits fram efter att

programmets budget var fastställd. Det beskrivs som en mycket stor utmaning att genomföra dessa

effekthemtagningar och det finns ingen fastställd metod som ska användas. Denna granskning går inte

djupare i business case Ansvaret för effekthemtagningen, och därmed programmets ”lönsamhet” och

syfte, åvila regionstyrelsen troligen i nära samarbete med hälso- och sjukvårdsnämnden. Granskningen

kan inte styrka hur detta är tänkt att ske.

4.3.1

Inom programmet förvandlas prognoser till budget

Inom programmet och projekten upprättas prognoser för att följa den ekonomiska utvecklingen.

Prognos och utfall följs upp månadsvis vid styrgruppsmöten. En controller ansvarar för hantering av

den excelfil som utgör själva prognosdokumentet. Prognoserna uppges sedan användas som

detaljbudget för kommande period. Det upprättas ingen annan form av budgetdokument.

Granskningen har tagit del av denna excelfil och bedömer den olämplig som budgetdokument på mer

övergripande och politisk nivå, den är framtagen för operativa syften.

Intervjuade menar att den största utmaningen i program och projekt har varit att kostnaderna hittills

varit lägre än prognostiserade och de är eniga om att större kostnader kommer 2023. Eftersom det

finns ett ackumulerat överskott upplevs detta dock inte som ett bekymmer.

Granskningen har efterfrågat detaljbudgetar för respektive projekt men erfar att sådana inte görs.

Programmets totala årsbudget fördelas på respektive projekt men summorna är inte låsta i budgetar.

Enligt uppgift från programorganisationen har strukturen av projekten ändrats över tid och av denna

anledning är det gynnande att inte ha låsta projektbudgetar. Som exempel ändrades projektets

struktur från fyra till tre projekt hösten 2022. Budgetar fastställs på programnivå av styrgruppen.

4.4

Bedömning - budget

Som ansvariga för FVIS har regionstyrelsen en intetsägande verksamhetsplan 2022 som helt saknar

uppgifter om programmets intäkter och kostnader samt budget på kostnadsslag. Verksamhetsplanens

information kring FVIS bedöms inte vara en budget i den meningen att den ger styrelsen möjlighet att

följa upp och styra programmet och dess projekt. Budgeten är i den meningen verkningslös trots att

medel finns i regionstyrelsens budget.

Då det i realiteten saknas en årlig budget (endast ett ramhöjande anslag) saknas också en årlig

budgetberedning och möjlighet att ta ställning till behov av tilläggsbudgetering, justeringar i

programmets innehåll eller anpassning av andra budgetposter i syfte att frigöra resurser. Styrelsen har

dessutom ingen riskanalys kopplad till den ekonomiska utvecklingen eller omvärldsfaktorer som kan

påverka kostnaderna.

Allt budgetarbete sker inom programorganisationen och den roll som regionstyrelsen har i

organisationen (kapitel 2) omfattar inte att följa och styra program eller projekt, det sker helt inom

ramen för förvaltningsorganisationen och dessa ser budgeten som möjlig att ackumulera över åren.

Granskningen menar att detta är formellt felaktigt samt att regionstyrelsen i praktiken överlämnat hela

FVIS-programmet inklusive projekt till övrig programorganisation att sköta.

Hälso- och sjukvårdsnämnden har helt utelämnat FVIS i verksamhetsplan och delårsrapport vilket ur

perspektivet ”verksamhet” är anmärkningsvärt, främst är det ju nämnden som ska få nyttor av

införandet av FVS och de förfogar årligen över 25 mnkr som sin del av program och projekt och

resurssätter program och projekt med egen verksamhetspersonal.

Då FVIS-organisationen lyfter svårigheter att alltid ha tillgång till kompetenser från nämndens

ansvarsområden torde det finnas utmaningar såväl för programmet som för ordinarie verksamhet

värda för nämnden att följa och vid behov åtgärda. Granskningen kan inte styrka att nämnden gör

detta.

Granskningen har inte gått på djupet i fråga om investeringsbudgetens sekretess men oavsett så

bedöms det som bristfälligt att regionstyrelsen inte har berett, beslutat, följt upp och vid behov styrt

investeringarna i FVIS. Sekretess är inget hinder och all sådan information går att skydda, men det ska

framgå av protokoll att så skett.

Regionstyrelsens reglemente fastställer: ”Regionstyrelsen ansvarar för regionkommunens processer

inom digitalisering och medicinsk teknik … Regionstyrelsen ansvarar även för portföljstyrning inom

digitalisering samt regionens digitaliseringsstrategi.” En bärande del av portföljsstyrning är att tillse så

program och projekt genomförs på rätt sätt, och när de är pågående, kontinuerligt bevaka hur de

genomförs, ha kontroll över resursbehov kontra tillgängliga resurser, tidplaner, förseningar m m.

Portföljstyrning inkluderar även hemtagning av de nyttor programmet avser att skapa. Hur detta är

tänkt att gå till erfar granskningen inte är helt klarlagt för de funktioner som arbetar med programmet.

Kritiken i denna del avser bristen på spårbarhet över huruvida regionstyrelsen portföljstyr program och

projekt.

Det finns ersättningsmodell och kontroller genomförs

Regiondirektören har fastställt en ersättningsmodell för olika verksamheters medverkan i programmet.

Modellen anger det timpris som respektive verksamhet ersätts med vid medverkan. I modellen

ersätter den faktiska arbetstid som utförs i aktiviteter inom FVIS-programmet, dess projekt eller

uppdrag. Eget utvecklingsarbete som behöver genomföras i verksamheterna med anledning av FVIS

ersätts dock inte.

En väsentlig utgångspunkt är att vårdproduktionen inte ska påverkas av programmet. Enheter som

behöver tillsätta vikarier, rekrytera tillfällig personal eller tillhandahålla resurser som inte omfattas av

anslagsfinansieringen ersätts från FVIS-programmet utifrån nedlagd tid. Personal från

ersättningsberättigade verksamheter måste tidrapporter för att verksamheten ska får sådan ersättning

och som utgår från schablonkostnad per arbetad timme. Schablonen ska täcka lön, sociala avgifter

samt eventuell restidsersättning. Schablonerna fastställs årsvis av regiondirektören. Det framgår inte

var regiondirektören ska återrapportera beslut om nya schablonkostnader. Inför regiondirektörens

beslut sker utvärdering gentemot kostnader och det nya beloppet är ett genomsnitt av verkliga

kostnader. Det är oklart om dessa beslut sker på delegation eller är att betrakta som

verkställighetsbeslut.

För utfall av övriga kostnader inklusive resor används de faktiska kostnaderna som belastat

programmet.

Det föreligger en upplevd osäkerhet kopplat till hur arbetstid som kan avse såväl program som

ordinarie vårdverksamhet ska redovisas. Det finns en ”lathund” men den bedöms av intervjuade som

otillräcklig. Osäkerheten riskerar att leda till felredovisad arbetstid och det sker ingen kvalitetssäkring

av hur arbetstid redovisas i de fall osäkerhet råder, det är även oklart om denna osäkerhet har stor

eller liten påverkan på tidredovisningen.

Kostnad för externa konsulter ska anges i avtal, vilket bekräftas av stickprovet med undantag från ett

avtal. Intervjuade som ansvarar för betalning av fakturor avseende externa konsulter uppger att nya

prisuppgifter för konsultkostnader uppdateras i fakturorna.

5.1

Hantering av fakturor

Inom programmet är det programägare som attesterar fakturor. Vid eventuell frånvaro ska närmaste

chef ersätta som attestant vilket följer ordinarie attestordning, det finns ingen specifik för program

eller projekt.

Fakturahanteringen inom programmet sker framför allt genom manuella kontroller. Enligt uppgift finns

ambitionen att automatisera mer men inget konkret är genomfört.
Fakturorna kommer till programadministratör som förkonterar samt stämmer av konsultfakturor mot

tidredovisningen. Programadministratör skickar sedan vidare för beslutsattestering. En controller

genomför kontroll av fakturorna när dessa är registrerade som ett led i analysen av månadens utfall.

Denne är en mycket viktig del av kontrollkedjan.

Programägare ansvarar för programmets portfölj och har en övergripande bild över betalningarna. Det

är programägare som ansvarar för beslutsattestering av samtliga fakturor som avser programmet.

Denne har en ersättare från sin linjeorganisation, inte fullt lika insatt i program eller projekt.

5.2

Stickprov

I granskningen har ett stickprov genomförts avseende kontering, attestering och underlag till fakturor.

20 verifikationer har valts ut för granskning. För att utföra stickprovet tillhandahöll en controller en

excelfil över gjorda in-och utbetalningar. Av stickprovet framkommer att kontering och attestering sker

på korrekt sätt. Granskningen noterar dock att fakturor innehållsmässigt har olika detaljeringsnivå och

anger referens på olika sätt vilket gör det svårare att få en samstämmig bild.

Erfarenheterna från stickprovet är att det i fyra fall finns olika uppgifter avseende excelfil, avtal och

fakturor. I två fall saknas aktiva avtal

. Hela stickprovet återfinns i bilaga 2.

Av granskningen framkommer att kontroll mot avtal inte sker varje gång en faktura attesteras. Kontroll

sker däremot av tidrapporteringen att samma tid finns på fakturan som i tidrapporteringen. För att en

leverantör ska läggas upp i tidrapporteringen måste den ha avtalats genom avrop. FVIS avropar inom

det ramavtal som finns och sedan skrivs avtal med det konsultbolag som tilldelas, därefter läggs

leverantören upp så den kan tidrapportera.

Avstämning sker månadsvis av att prognos av resurser inom programmet och utfallet verkar stämma,

annars utreds anledningar till avvikelser och projektledarna går igenom tidrapporteringen för att

upptäcka eventuella konstigheter. En konsult kan vara inne i flera projekt inom regionen och därför är

konteringen ibland uppdelad på fler rader. Det är tidrapporteringen som styr hur denna uppdelning

görs. Tidrapporterna kan vara olika omfattande, vissa inkluderar såväl timmar, timpris, datum,

klockslag samt utfört arbete, andra endast antal timmar och timpris. Fakturor har ibland - men inte

alltid - hänvisning till ett referensnummer, avtal eller beställningsnummer.

I avtalen anges att förlängning kan ske. Vi kan dock inte spåra att en förlängning har skett.

5.3

Upphandling av konsulter

Regionens avdelning för upphandling ansvarar för att genomföra upphandlingar av konsulter till FVIS-

programmet. I upphandlingar av konsulter används kontroller för att säkerställa rätt kompetens. Den

största utmaningen uppges av intervjuade vara att hitta rätt kompetens inom rätt tid. Vanligen uppstår

behov snabbt. Upphandling sker främst via ramavtal.

Fakturabetalningssystemet gör ingen automatiserad avstämning mot avtal för att innan utbetalning,

avstämning ska ske manuellt av beställaren vilket inte är en garanti för att leverantören är upphandlad.

Leverantörsreskontran kan köras mot avtalsregister men så sker enligt uppgift normalt inte. Den

manuella kontrollen sker mot tidredovisningen och beskrivs ovan.

5.4

Bedömning - ersättningsmodell och kontroller

Att regiondirektören fastställer schablonersättningar för nedlagd arbetstid är inget anmärkningsvärt

men det bör fastställas om det är delegationsbeslut eller verkställighetsbeslut. Då schablonerna har

påverkan på regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens ekonomi bedömer granskningen att

det sannolikt är delegationsbeslut vilka ska dokumenteras, återrapporteras och protokollföras.

Fakturakontroll är ett grundläggande inslag i den interna kontrollen och rutinen bedöms formellt

utföras med tillräcklig intern kontroll av programadministratör samt beslutsattestant.

Granskningen bedömer dock att fakturakontrollerna i högre utsträckning bör automatiseras.

Kontrollkedjan bör analyseras utifrån risk- och konsekvens. Vidare finns en sårbarhet då det bara finns

en beslutsattestant och dennes ersättare inte är lika insatta i vad fakturorna avser.

Stickprovet visar att kontering och attestering skett på korrekt sätt. Granskningen noterar dock att

fakturor innehållsmässigt har olika detaljeringsnivå och anger referens på olika sätt vilket ger olika

förutsättningar för kontroll. Att ge fakturor en likvärdig utformning underlättar kontroller av

underliggande avtal och prisvillkor.

Det finns fastställda principer för uppföljning av programmet

FVIS riktlinje för uppföljning och rapportering, fastställd av programägare, reglerar programmets

principer för uppföljning.

Alla i ledar- och ägarroller inom FVIS-programmet ansvarar för att genomföra och/eller bidra till

beslutade uppföljningar inom sitt område. FVIS programkontor ska leverera stöd till programmet vid

olika typer av uppföljning. Omfattning av stödet, inklusive prioriteringsordning, kan variera under

programperioden. Stödet till programmet fastställs löpande av programkontorsansvarig och

programledare.

Prognos upprättas årsvis för programövergripande områden, huvudprojekt, delprojekt och större

uppdrag. Årsprognosen revideras innan årets ingång samt efter tertial 1 respektive tertial 2.

Revidering av prognos på rollnivå avseende antal heltider med fastställda schabloner för timkostnad

fördelas på antal månader. Revidering av prognos för övriga kostnader sker utifrån kostnadsslag och

schabloner eller faktiskt kända kostnader. I samband med revidering av prognos vid tertial 1 och 2

justeras prognosen utifrån utfall tidigare månader.

Prognos för innevarande år görs löpande månadsvis per tertial. I samband med de löpande

prognoserna görs även en prognos för kommande år. Denna revideras under tertial 3 innevarande år.

Regionala resurser som ersätts av Sussa ingår inte i regionens uppföljning och rapportering.

6.1

Uppföljning av resurser

Inför varje år fastställs vilka roller som programmet ska planera utifrån och rapportera. Alla personer

som arbetar inom FVIS blir tilldelade en eller flera roller beroende på arbetsuppgifter. Interna resurser

som frångår sin linjeroll för att arbeta i programmet/projekten redovisas som kostnad i FVIS

program/projekt utifrån fastställda schabloner för interna resurser fastställda av regiondirektören.

Externa resurser redovisas utifrån avtalade timpriser.

Inom program och projekt föreligger risker då tid ska prioriteras i relation till ordinarie

linjeverksamheten. Kompetenser från vården ska medverka i projekten och det kan leda till

kompetensbrist antingen i projekt eller i ordinarie verksamheter. Intervjuade beskriver en otydlighet

kopplat till hur arbetstid som kan avse såväl program som ordinarie verksamhet ska bedömas och

därmed råder osäkerhet avseende kostnader för programmet kontra linjeorganisationen.

Bedömningen görs att det trots en tydlig organisation finns risk att regler och rutiner inte efterlevs fullt

ut. Korrekt och relevant medverkan från sjukvården är ett ansvar som åvilar hälso- och

sjukvårdsnämnden.

6.2

Uppföljning av program, projekt och uppdrag sker i ”Antura”, ett

projektstyrningsverktyg

Inför varje nytt kalenderår fastställs vilka projekt som ska följas upp i systemet Antura. Om ett projekt

ändrar innehåll och inriktning avbryts projektet och ett nytt projekt skapas.

I Antura finns motsvarande aktiviteter som i tidsrapporteringen. De resurser som är involverade i

uppdragsarbetet rapporterar in tid på uppdragsnivå. Utifrån tidrapporteringen sammanställs hur

många timmar varje roll lagt per aktivitet och läggs in i Antura. För att få fram resultatet används

schabloner.

6.3

Rapportering av uppföljning

Innehållet i FVIS rapportering beslutas av FVIS programägare i samråd med FVIS

beställarrepresentanter. Förslag till rapporteringens innehåll läggs fram och utvärderas löpande av FVIS

programledare, ansvarig för FVIS programkontor och ansvarig för regionens portföljkontor i samråd

med berörda controllers. Projektledaren respektive programledare bedömer månadsvis

projektets/programmets status avseende tid, kostnad, resultat och resurser. Detta redovisas till

styrgruppen. Rapporteringen sker genom presentationer. Bedömning ska lämnas enligt nedanstående

tre nivåer:

•

Grönt

Projektet följer projektplanen.

•

Gult

Det finns avvikelser som antingen hanteras inom projektet eller

som redan har en lösning. Beslut kan behöva fattas av projektägare.

•

Rött

Det finns avvikelser som saknar lösning och/eller kräver åtgärd eller

beslut av programägare eller programstyrgrupp.

Det som rapporteras rött ligger utanför projektledarens mandat att hantera.

Varje månad ska projektledare/programledare bedöma projektets/programmets totala riskbild. Vid

månatlig trafikljusrapportering görs en helhetsbedömning av projektets/programmets totala riskbild.

Vid gul eller röd rapportering måste alltid en kommentar anges. Kommentaren ska innehålla

beskrivning av risken samt nuvarande hantering av den.

Av intervjuer framgår att rapporteringen sker i programmets styrgrupp. Detta bekräftas av

programstyrgruppens protokoll 2022. Styrgruppen rekommenderar beslut till programägaren.

Intervjuade uppger att en månadsrapport sätts samman över programägarens beslut och delar av

denna rapporteras till berörda. Granskningen har av dokumentation inte kunnat vidimera

programägarens beslut med anledningen av rekommendationerna.

Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden uppdateras muntligt om programmet. Av intervjuer

framgår att rapportering till regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden sker på förfrågan av

styrelsen eller nämnden, vilket ska ha hänt ett fåtal gånger. Det är regiondirektör respektive hälso- och

sjukvårdsdirektör som redogör för programmet i styrelse och nämnd. Granskningen har tagit del av

regionstyrelsens samt hälso- och sjukvårdsnämndens protokollförda sammanträden 2022. Av dessa

framgår att regiondirektören vid fem tillfällen 2022 informerat regionstyrelsen om FVIS-programmet i

sin månadsrapport. Informationen som framgår av protokollen är väldigt övergripande och det finns

inga beslut fattade. Inom ramen för uppföljning ligger även fattade delegationsbeslut och som tidigare

konstaterats råder stor osäkerhet kring vilka beslut som fattats på delegation.

Det finns delegationsbeslut som anmälts till regionstyrelsen men inte månadsvis och

återrapporteringen av delegationsbeslut har inte varit konsekvent. Av de rapporterade

delegationsbesluten framgår inte tydligt vilka beslut som fattats.

Hälso- och sjukvårdsnämnden övergripande informerats om FVIS-programmet i februari och juni 2022.

6.4

Uppföljning och kontroll av efterlevnad av rutiner och riktlinjer saknas

Arbetet utifrån rutiner, regler och riktlinjer har beskrivits löpande i rapporten. Det noteras vissa avsteg

från fastställda rutiner. I listan nedan sammanfattas de avsteg som granskningen iakttagit.

•

Det finns en riktlinje för riskhantering vari det framgår att riskanalyser ska innehålla strategier för

åtgärder. Detta dokumenteras inte enligt riktlinjen i riskanalys från januari 2023.

•

Delegationsbeslut ska återrapporteras men det föreligger endast ett fåtal återrapporterade

delegationsbeslut (se avsnitt 3.4). Den iakttagna bristen stärks av att intervjuade berättar att

samtliga delegationsbeslut inte återrapporteras. Enligt intervjuade finns det från och med januari

2023 en ny rutin för hantering av delegationsbeslut. Beslut som fattas inom programmet listas i en

beslutslogg (på plattformen Sharepoint). När beslut faller under en kategori som ska

återrapporteras till regiondirektören notifieras detta automatiskt till Regiondirektörens

administratör/sekreterare. Administratören/sekreteraren kan gå till beslutet och dess underlag.

Funktionen avser inte återrapportering till nämnd eller styrelse.

•

Programorganisationens hantering av överskott eller underskott stämmer inte överens med hur

regionens ekonomiska ansvar är utformat.

Av granskningen framgår att det saknas kontroller och uppföljning av efterlevnad av rutiner och

riktlinjer.

6.5

Bedömning - uppföljning

Det styrande dokument som reglerar uppföljningen ”FVIS riktlinje för uppföljning och rapportering” är

inte fastställt av regionstyrelsen och styrelsen har därmed inte beslutat på vilket sätt, hur ofta, eller

med vilket innehåll den vill ta del av uppföljning, analys och förslag till åtgärder. Eftersom allt

beslutsmandat är delegerat till regiondirektören (se nästa kapitel) har styrelsen medvetet begränsad

sin beslutskapacitet. När protokoll visar att uppföljning sker muntligt och sällan saknar styrelsen

möjlighet till ändamålsenlig information för att styra, om de så önskar.

Sjukvården kompenseras ekonomiskt med schabloner med det medför inte att kompetenser finns att

tillgå som kan ersätta den som övergått till projekt, detta är en sårbarhet för program och projekt

Vidare noteras att avsteg sker från rutiner och riktlinjer. Det finns ingen uppföljning eller kontroll

avseende tillämpning av rutiner och riktlinjer. Detta härleds av granskarna till att regionstyrelsen och

hälso- och sjukvårdsnämnden inte fastställt styrdokument och därför inte heller följer upp

tillämpningen.

Regiondirektören har en långtgående delegation

Regionstyrelsen har uppdragits till regiondirektören, med rätt att vidaredelegera, ”att besluta om en

ändamålsenlig och effektiv programorganisation, representera Region Västerbotten i Sussa samverkan

samt fatta de beslut som behövs för att genomföra Framtidens vårdinformationsstöd regionalt och

tillsammans med övriga regioner i Sussa samverkan”. Regiondirektören ska enligt styrelsen

kontinuerligt återrapportera delegationsbesluten till Regionstyrelsen.

Regiondirektören har beslutat om en instruktion för programägare samt beställarrepresentanter.

Programägare

har i uppdrag att:

•

ändamålsenligt och effektivt styra det regionala FVIS-programmet i samverkan med det

gemensamma FVIS-programmet i Sussa,

•

verka för att det regionala FVIS-programmet aktivt bidrar i det Sussa-gemensamma arbetet,

•

ärendeberedningen för olika typer av beslut som berör FVIS ska vara sammanhållen,

•

Innan FVIS-beslut fattas ska beslutet vara förankrat hos berörda parter,

•

i dialog med beställarrepresentanterna säkerställa att beslutsfattande sker på rätt nivå i

organisationen när det gäller FVIS-frågor,

•

som ordförande driva arbetet i FVIS programstyrgrupp,

•

löpande föra dialog med berörda parter i FVIS-frågor som påverkar linjeorganisationen,

•

löpande föra dialog med fackliga organisationer och bereda frågor kring FVIS, samt

•

ansvara för löpande återrapportering till beställare.

Programägare har vidaredelegation från regiondirektören att besluta om ändringar i redovisad

programorganisation för FVIS samt fastställa styrande dokument för programmet.

Dnr: VLL 113-2018, Protokoll LTS 2018-01-31 § 7

Instruktion till programägare och beställarrepresentanter för Framtidens vårdinformationsstöd (FVIS)

Återrapportering ska ske till regiondirektören. Vidaredelegationen omfattar inte ändringar gällande tid,

kostnad och omfattning, i dessa fall ska beställaren fatta beslut.

För FVIS finns två beställarrepresentanter, en för Hälso- och sjukvård och en för Digitalisering.

Beställarrepresentanterna är utsedda av regiondirektören och ingår i Sussa samverkans styrgrupp.

Beställarrepresentanterna fattar gemensamt följande förberedande och verkställande beslut:

•

Konfigurationsbeslut för FVIS (förberedande beslut till ”Go Live” det vill säga då

vårdinformationssystemet driftsätts)

Förberedande och verkställande beslut i styrgrupp för Sussa samverkan. Beställarrepresentanterna

ska:

•

förankra regionalt innan konfigurationsbeslut fattas,

•

förankra regionalt inför beslut i styrgrupp för Sussa samverkan,

•

I dialog med programägaren säkerställa att beslut i styrgrupp för Sussa samverkan vid behov tas

hem till regionen för beslut av behörig beslutsfattare. Det inkluderar regionalt ställningstagande vid

avvikande mening i Sussa.

Vid brådskande ärenden av tillfällig natur äger beställarrepresentant rätt att fatta beslut på egen hand.

7.1

Bedömning - delegationsbeslut

Det är bristfälligt att regionstyrelsen lämnat en så omfattande och ospecificerad delegationsrätt till

regiondirektören att å styrelsens vägnar ” …fatta de beslut som behövs för att genomföra Framtidens

vårdinformationsstöd regionalt och tillsammans med övriga regioner i Sussa samverkan”.

Delegationsrätt ges vanligtvis inom tydligt avgränsade ärenden av rutinartad betydelse så att den

politiska församlingen kan avlastas löpande ärenden. Denna delegation är så omfattande att den i

praktiken kan beskrivas som att regionstyrelsen frånsagt sig sin beslutskapacitet för FVIS.

Att styrelsen beslutat att regiondirektören kontinuerligt ska återrapportera delegationsbesluten har

tappats bort, det finns ingen kontroll över fattade delegationsbeslut och det går inte att avgöra vilka

beslut som är fattade på delegation.

Hela hanteringen är rättsosäker och kan medföra att flera beslut inte vunnit laga kraft då de aldrig

protokollförts.

Att det på vidaredelegation fattas beslut om styrande dokument är värt att följa upp avseende de

styrkonsekvenser dessa har. Om de syftar på mål, inriktning, kvalitet eller omfattning är de enligt

kommunallagen inte möjliga att delegera. Regionstyrelsen bör bedöma samtliga styrdokuments syften.

Ekonomistyrning

Som framgår av rapportens rubrik och inledning avser granskningen att bedöma hur regionstyrelsen

och hälso- och sjukvårdsnämndens ekonomistyrning av FVIS är utformad utifrån styrning, uppföljning

och kontroll över kostnaderna.

De väsentligaste momenten i ekonomistyrning som är relevanta i denna granskning utgörs av:

•

vidta åtgärder för att uppnå ekonomiska mål

•

mätning, kontroll och undersökning av intäkter och kostnader

•

planering av väntade och oväntade händelser

•

kalkyler, budgetering och uppföljning

•

styrande dokument

•

ansvarsindelning

•

beslutsprocess

Granskningen ska även bedöma om FVIS genomförs i projektform med anpassning till regionens övriga

ekonomistyrningsstruktur.

8.1

Bedömning - ekonomistyrning

Som framgår av rapportens iakttagelser och bedömningar blir slutsatsen att varken regionstyrelsen

eller hälso- och sjukvårdsnämnden tillämpar ekonomistyrning av FVIS.

Den definition av ekonomistyrning som denna granskning använder motsvarar inte hur regionstyrelsen

och hälso- och sjukvårdsnämnden styr, exempelvis saknas egentlig budget, uppföljning, beslut för att

uppnå ekonomiska mål, mätning, kontroll samt planering av väntade och oväntade händelser. Det

saknas även budgetprocess, prestationsmätning och av styrelsen fastställda styrande dokument.

Granskningen kan inte styrka att styrelse och nämnd följer upp användningen av budgetanslagen

varken på drift eller investering.

Program- och projektorganisationen gör dock det inom sin program- och projektorganisation men

avviker i praktiken från regionens ekonomiska styrmodell där ekonomiska resultat avslutas per

kalenderår. FVIS tillämpar resultatöverföring under programperioden som ur ett formellt perspektiv

strider mot styrmodellen.

Samlad bedömning

Granskningen avser att bedöma huruvida regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden säkerställt

en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över kostnaderna för FVIS programmet. Granskningen

ska även ge svar på om kostnaderna hanteras på korrekt sätt på program- och projektnivå. Den samlade

bedömningen är att regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden inte säkerställt en tillräcklig

styrning, uppföljning och kontroll över kostnaderna för FVIS programmet.

Bedömningen baseras på följande väsentliga iakttagelser och bedömningar.

•

Granskningen kan inte vidimeras att regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden tar en aktiv

roll i uppföljning och strategisk styrning.

•

Det saknas spårbarhet över hur regionstyrelsen lever upp till ansvaret uttryckt i dess reglemente:

”Regionstyrelsen ansvarar för regionkommunens processer inom digitalisering och medicinsk teknik

… Regionstyrelsen ansvarar även för portföljstyrning inom digitalisering samt regionens

digitaliseringsstrategi.”

•

Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden har inte i internkontrollplaner inkluderat FVIS-

program eller projekt.

•

Granskningen kan inte finna att någon årlig budgetprocess eller årliga budgetar för program och

projekt antagna av regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden. För investeringsbudgeten

saknas FVIS-uppgifter i regionplaner, verksamhetsplaner och protokoll. Enligt uppgift från

programorganisationen omfattas FVIS investeringsbudget av sekretess och av den anledningen

återges inte FVIS i investeringsplan, delårsrapport eller årsbokslut.
Granskningen kritiserar att det inte framgår av protokoll om regionstyrelsen med beaktande av

sekretess tagit del av investeringens anslag, prognoser och årliga utfall samt i övrigt portföljstyrt

investeringen.

•

De årliga driftbudgetarna ska avse samma nominella årliga belopp men programorganisationen ser

dessa budgetar som rullande resurser mellan åren där överskott får kompensera underskott. Så är

inte regionens ekonomiska ansvar utformat.

•

Hälso- och sjukvårdsnämnden ska under hela programperioden följa utvecklingen I syfte att främja

sjukvårdens medverkan och kommande implementering av FVIS i vården.
Mot bakgrund av den mycket ringa uppföljning som framgår av nämndens protokoll kan det

ifrågasättas om så verkligen sker.

•

Regionstyrelsen har delegerat samtliga beslut avseende programmets genomförande till

regiondirektören. Det är omfattande och ospecificerad delegationsrätt till regiondirektören. Det

finns ingen kontroll över fattade delegationsbeslut och det går inte att avgöra vilka beslut som är

fattade på delegation och återrapporteringen är bristfällig.

•

I FVIS-programmet finns framtagna styrdokument som bland annat reglerar genomförandet av

riskanalyser, finansiering och uppföljning. Antagande av styrdokument är delegerat och det kan

ifrågasättas lämpligheten i synnerhet som återrapporteringen är bristfällig.

•

Det sker avsteg från programmets såväl som regionens regler och rutiner. Som exempel sker avsteg

avseende riskhantering, återrapportering av delegationsbeslut och resultatöverföring.

•

Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden tillämpar inte ekonomistyrning av FVIS. Det

saknas egentlig budget, uppföljning, beslut för att uppnå ekonomiska mål, mätning, kontroll samt

planering av väntade och oväntade händelser. Det saknas även budgetprocess, prestationsmätning

och av styrelsen fastställda styrande dokument. Granskningen kan inte styrka att styrelse och

nämnd följer upp användningen av budgetanslagen varken på drift eller investering.

10.

Sammanfattande bedömning och svar på revisionsfrågor

Den sammanfattande bedömningen är att regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden inte

säkerställt en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över kostnaderna för FVIS programmet.

Bedömningen utgår från nedanstående svar på revisionsfrågorna.

Revisionsfrågor

Svar

Är beredningen av budgeten för

FVIS-programmet, dess projekt

och uppdrag ändamålsenlig?

Nej. Regionstyrelse och hälso- och sjukvårdsnämnden

fastställer inte en årlig driftsbudget för sina

ansvarsområden inom FVIS. Budgetanslagen har av

fullmäktige 2020-02-25 §21 tillförts som ramhöjning

som gäller tillsvidare för styrelse och nämnd.
Programorganisationen gör budget på prognoser men

dessa fastställs inte av styrelse eller nämnd.
Det finns dokumenterade risk- och konsekvensanalyser

för programmet som uppdateras och följs upp

kontinuerligt inom programmets styrgrupp men som

inte beslutas eller följs upp av styrelse eller nämnd.
Investeringsanslagen för FVIS är omgärdad av sekretess

vilket medför att varken regionfullmäktige eller

regionstyrelsen får del av dessa specifika anslag och det

finns ingen spårbarhet av någon form av beredning.

Finns dokumenterade risk- och

konsekvensanalyser med

tillhörande handlingsplaner?

Nej inte upprättade av regionstyrelse och hälso- och

sjukvårdsnämnd. Sådana finns däremot inom

programorganisationen där samtliga identifierade risker

samlas i ett dokument som uppdateras kontinuerligt och

följs upp månadsvis i styrgruppen. Dock framgår att

rutinerna inte helt efterlevs, det noteras att riskanalysen

från januari 2023 inte innehåller angiven strategi för

åtgärder.

Finns beslutad budget på

övergripande nivå för

programmet?

Delvis. Fullmäktige fastställde en ramhöjning 2020-02-

25 § 21 till regionstyrelsen (50 mnkr) och hälso- och

sjukvårdsnämnden (25 mnkr). Hur dessa fördelas inom

FVIS-programmet framgår ej av styrelsens eller

nämndens verksamhetsplaner för 2022.
Investeringsbudgeten fastställs årligen men av

sekretesskäl återges inte beloppen avseende FVIS i

investeringsplaner och verksamhetsplaner där de är

inbäddat i andra investeringsbelopp avseende

digitalisering. Det går alltså inte att bedöma hur

investeringsbudgeten för FVIS ser ut, dess utfall och

uppföljning.

Finns beslutad detaljbudget som

inkluderar relevanta kostnader,

exempelvis kända kostnader för

konsulter?

Nej. Regionstyrelse och hälso- och sjukvårdsnämnd

antar inga årliga budgetar avseende FVIS. Även inom

programorganisationen saknas detaljbudgetar.

Programmet använder sig av prognoser som en form av

budget.
Av prognoserna framgår detaljerade kostnader för

exempelvis konsulter.

Finns beslutade riktlinjer och

rutiner för ekonomistyrningen av

programmet och projekten?

Nej. Styrelse och nämnd har inte fastställt riktlinjer och

rutiner, det har däremot programorganisationen bland

annat riskanalyser, finansiering och uppföljning.

Är riktlinjer och rutiner fastställda

av behörig instans?

Nej, inte i tillräcklig omfattning. Rutiner och riktlinjer är

fastställda på olika nivåer men det förekommer av

dokument och intervjuer brister i tydlighet om vilken

funktion som beslutat om riktlinjer samt om detta är

delegationsbeslut.
Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden har

inte beslutat om styrdokument inom FVIS.

Är riktlinjer och rutiner anpassade

till arbetsformen ”projekt”?

Ja med undantag för den ”politisk ledning” som det

uttrycks i organisationsskissen. Den politiska nivån som

ska styra programorganisationen utgörs av

regionstyrelsen och är inte aktiv i den rollen.
FVIS är egentligen inte ett projekt, utan flera, och de

hålls samman i en programorganisation. Arbetssättet är

emellertid anpassat till denna organisationsform, utöver

att de budgeterade driftmedlen ses som anslag som kan

användas från år till år över hela programperioden vilket

strider mot regionens ekonomistyrningsprinciper.

Följs regler och rutiner?

Delvis. Det sker avsteg från programmets såväl som

regionens regler och rutiner. Som exempel sker avsteg

avseende riskhantering, återrapportering av

delegationsbeslut och budget. Det finns dock en

program- och projektorganisation som skapar

förutsättningar för att efterleva regler och rutiner men

det behövs kvalitetssäkras att så också sker. Bristerna

utgörs av regionstyrelse och hälso- och sjukvårdsnämnd

inte fastställt styrdokument och därför inte heller följer

upp tillämpningen.

Särredovisas relevanta kostnader

på korrekt konto inklusive

projektkod?

Ja. Programorganisationen kontrollerar varje verifikation

och säkerställer att rätt konto används, vilket bekräftas

av granskningens stickprovskontroll. Granskningen

noterar att fakturor varierar i fråga om referenser till

avtal.

Är samtliga fakturor attesterade

på korrekt sätt?

Ja, tillämpad rutin ger en formellt ändamålsenlig

attestkontroll, dock föreligger sårbarhet då det bara

finns en beslutsattestant och dennes ersättare inte är

lika insatta i vad fakturorna avser. Rutinen bör ses över

utifrån risk och sårbarhet.

Följs upphandlingsregler vid

anlitande av konsulter?

Ja, den tillämpade rutinen bedöms ge sådan följsamhet i

tillräcklig omfattning.

Är den ekonomiska

uppföljningen tillräckligt

utvecklad?

Nej. Det sker inte en tillräcklig ekonomisk uppföljning av

regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden.

Ger den ekonomiska

rapporteringen en helhetsbild

över FVIS-programmet?

Nej. Regionstyrelse och hälso- och sjukvårdsnämnd har

ingen utvecklad, och till deras ansvarsnivå, anpassad

ekonomisk uppföljning.
Inom program och projekt finns däremot dokument för

ekonomisk uppföljning som ger en helhetsbild över FVIS-

programmets ekonomiska status. Dessa rapporteras

emellertid inte till regionstyrelsen eller hälso- och

sjukvårdsnämnden varför granskningen inte kan säga att

den politiska ledningen ges en helhetsbild över

ekonomin i programmet. Det saknas exempelvis

uppföljning i delårsrapport 2 2022.

Får styrelsen och nämnden

rapportering över kostnaderna för

programmet som helhet och för

respektive år?

Nej. Granskningen kan inte bekräfta att regionstyrelsen

och hälso- och sjukvårdsnämnden får rapportering av

kostnaderna i programmet. Muntlig rapportering av

respektive direktör lämnas men av underlag framgår

inte tillräckligt för att kunna besvara frågan med ett ja.

Har styrelse och nämnd överblick

över samtliga kostnader

förknippade med programmet?

Nej. Då det saknas tillräcklig rapportering bedömer

granskningen att det inte är möjligt att styrelsen och

nämnd har överblick över samtliga kostnader

förknippade med programmet.

Hanteras budgetavvikelser på

korrekt sätt över projektperioden?

Nej. Regionens ekonomiska styrmodell innebär att varje

budgetår avslutas med bokslut vari över- och underskott

avslutas och det sker ingen tilläggsbudgetering under

åren. I program- och projektorganisationen används

däremot resultaten som vore de överförbara mellan

åren och överskott används som finansiering av

underskott.

Umeå 2023-03-24

Jan Darrell

Certifierad kommunal yrkesrevisor, EY

Lina Hedlund

Verksamhetsrevisor, EY

Bilaga 1 Källförteckning

Intervjuade funktioner

•

Biträdande programledare

•

Controller ekonomistaben

•

Controller i FVIS-programmet

•

digitalisering - teknik direktör/Beställarrepresentant

•

Digitaliseringsarkitekt

•

Ekonomidirektör

•

Organisationsutvecklare

•

Programledare

•

Projektägare

•

Projektägare (MIAA)

•

Regiondirektör

•

Upphandlingschef

Granskade dokument

•

Delårsrapport per april 2022 Hälso- och sjukvårdsnämnden

•

Delårsrapport per april 2022 Regionstyrelsen

•

Direktiv för införandefas v Framtidens vårdinformationsstöd i Västerbotten - tjänsteskrivelse 2018-

01-10

•

Ersättningsmodell för Framtidens vårdinformationsstöd (FVIS)

•

Framtidens vårdinformationsstöd i Sussa-samverkan RS 1406-2020

•

Framtidens vårdinformationssystem i Västerbotten, FVIS. Direktiv för införandefas VLL 133-2018

•

FVIS Riktlinje för riskhantering 2021-06-23

•

FVIS riktlinje för uppföljning och rapportering 2021-06-23

•

Hälso- och sjukvårdsdirektörens vidaredelegation 2019-01-11

•

Hälso- och sjukvårdsnämndens delegationsordning

•

Investeringsplan 2022

•

Instruktion till programägare och beställarrepresentanter för Framtidens vårdinformationsstöd

(FVIS)

•

Organisationskarta FVIS

•

Presentation - FVIS budget och prognos 2020-2025

•

Prognos FVIS P0 2022

•

Prognos FVIS P2 2022

•

Programdirektiv Framtidens vårdinformationsstöd 2020-11-06

•

Programdirektiv Framtidens vårdinformationssystem - FVIS RS 1051-2020

•

Programplan Framtidens vårdinformationsstöd 2020-11-06

•

Protokoll Hälso- och sjukvårdsnämnden 2022

•

Protokoll programstyrgrupp 2022

•

Protokoll Regionstyrelsen 2022

•

Region Västerbottens projektmodell PROJEKTiL 3.0

•

Regiondirektörens vidaredelegation 2019-08-21

•

Regionplan 2022

•

Regionstyrelsens delegationsordning

•

Reglemente för hälso- och sjukvårdsnämnden

•

Reglemente för Regionstyrelsen

•

Tjänsteskrivelse Framtidens vårdinformationsstöd programdirektiv, programplan och delegation

kring genomförande RS 1051-2020

•

Verksamhetsplan hälso- och sjukvårdsnämnden 2022

•

Verksamhetsplan regionstyrelsen 2022

•

Årsrapport 2021 Hälso- och sjukvårdsnämnden HSN 1318-2021

•

Årsrapport 2021 Regionstyrelsen

Bilaga 2 - Stickprov

Stickprovet avser 20 av granskarna utvalda verifikationer 2022.

Tabellen återger verifikationens

•

belopp,

•

intäkts- eller kostnadsslag,

•

timpris och antal timmar som framgår av verifikation jämfört med motsvarande uppgifter i excelfil

som granskningen erhållit

(samtliga verifikationer nov 2022 där --- betyder att förteckningen saknar uppgift

om timmar och timpris),

•

granskningens bedömning om verifikationen innehåller tillräcklig information för att anses som

relevant som underlag,

•

om det föreligger annat kompletterande underlag till verifikationen,

•

om verifikationen har beslutsattesterats

(b f o avser bokföringsorder),

•

om verifikationen är konterad på FVIS

•

övriga kommentarer av granskarna.

Förkortningar

i u

Ingen uppgift

bfo

bokföringsorder

Stick-
Prov
1-20

Belopp Kr

Intäkts-
/kostnad
slag

Timpris
och
timmar
konsult

Fakturans
innehåll är
tillräckligt

Finns
under-lag
till
faktura,
ex avtal

Besluts-
attest

Konterad
på FVIS

Övrigt

-162 832,54

Försäljning
övriga
tjänster

---

i u

699 180

Omföring
lönekostnad
er projekt

---

B f o

Ja enl
uppg

4 123,04

Biljetter
övriga resor

---

Resor
specificerat.
Det framgår
vem som
rest.

Nej

Av faktura framgår
ej avtal, projekt
eller annat
underlag än person
som referens. Det
går ej att se syftet.

1 015,1

Biljetter
övriga resor

---

Referens-
nummer. Det
framgår vem
som rest.

Nej

Av faktura framgår
ej avtal, projekt
eller annat
underlag än
referensnummer
och person som
referens. Det går ej
att se syftet.

1 535,86

Biljetter
övriga resor

---

Referens-
nummer. Det

Nej

Av faktura framgår
ej avtal, projekt

framgår vem
som rest.

eller annat
underlag
än
referensnummer
och person som
referens. Det går ej
att se syftet.

4 306,88

Biljetter
övriga resor

---

Referens till
FVIS och
namn finns.
Det framgår
vem som
rest.

Nej

1 898,12

Biljetter
övriga resor

---

Ett referens-
nummer.
Framgår vem
som rest.

Nej

Av faktura framgår
ej avtal, projekt
eller annat
underlag än
referensnummer
och person som
referens. Det går ej
att se syftet.

148 261

Konsulttjäns
ter IT

Specificerat
antal timmar
och kostnad.
Referens
enligt avtal.

Avtal

152 000

Konsulttjäns
ter IT

Specificerat
antal timmar
och kostnad.
Det finns
angivet
projekt.

Avtal

Referensnummer
anges i avtalet men
används ej i
fakturan.

70 216

Konsulttjäns
ter IT

Specificerat
antal timma
och
uppgifter.
Referens
enligt avtal.

Avtal

Fakturan avser inte
enbart timmar i
FVIS men det
framgår vilka
timmar som avser
FVIS.

104 085

Konsulttjäns
ter IT

Specificerat
antal timmar.
Referens
enligt avtal.

Avtal

Summa och timmar
stämmer ej mellan
faktura och excelfil.

Framgår ej av

fakturan om vissa
timmar avser annat
än FVIS.

102 900

Konsulttjäns
ter IT

Timmar och
kostnad
specificeras
Referens
enligt avtal.

Avtal

Två konsulter på
samma faktura.
Uppdelat per
person i Excelfil och
i kontering. Avser
samma företag.

187 866

Konsulttjäns
ter IT

Timmar och
kostnad
specificeras
Referens
enligt avtal.

Avtal

Avtalet gick ut 2019
men det anges att
det finns möjlighet
till förlängning. Ev
förlängt avtal
framgår ej.

148 952

Konsulttjäns
ter IT

Nej

Timmar och
kostnad
specificerasR
eferens enligt
avtal. Som
referenspers
on anges
programägar
e.

Avtal

Timpris för konsult
är olika i excelfil,
avtal och faktura.
Avtalet gick ut 2020
men möjlighet till
förlängning finns.
Det framgår ej om
så skett.

108 712,87

Konsulttjäns
ter IT

Nej

Timmar och
kostnad
specificerasEt
t namn anges
som referens.

Avtal

Timpris för konsult
är olika i excelfil
och avtal/faktura.
Referensnummer i
avtal används ej i
faktura.

6 748

Konsulttjäns
ter IT

Nej

Timmar och
kostnad
specificerasR
eferens enligt
avtal.

Avtal

I fakturan
specificeras antal
timmar men
antalet stämmer ej
med excelfil.
Framgår ej tydligt
vilka timmar som
avser FVIS och inte.

420 740

Konsulttjäns
ter IT

---

Timmar och
kostnad
specificeras
samt
uppgifter. Ej
referens-
nummer men
kostnadsställ
e.

Avtal.

Timmar och pris
anges ej i excel-fil.

45 400

Konsulttjäns
ter IT

Specificerat
antal timmar.

Avtal.

Timmar och pris
stämmer ej mellan