Styrelseprotokoll 21 mars 2024 Samordningsförbundet Södra Lappland

Styrelseprotokoll

Plats och tid

Södra Lappland 2024.03.21 kl. 10.00-12.00

Beslutande

Karin Malmfjord Region Västerbotten
Christoffer Andersson Försäkringskassan
Anders Eriksson Arbetsförmedlingen
Matz Jonsson Sorsele kommun
Börje Stenlund Malå kommun

              Ulrik Dahlgren Storuman Kommun
              Annika Wibrell Vilhelmina kommun
              Nicke Grahn Dorotea Kommun
              Anna Ackemo Lycksele Kommun

Övriga deltagande       Marlene Fällgren, Förbundschef

Utses att justera

Christoffer Andersson

Sekreterare

........................................................... 13 Paragrafer
Marlene Fällgren

Ordförande

...........................................................
Karin Malmfjord

Justerande

..........................................................
Christoffer Andersson

______________________________________________________________

ANSLAG/BEVIS

Protokollet har justerats och justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Sammanträdesdatum

2024-03-21

Förvaringsplats för
protokollet

Samordningsförbundets kansli, Lycksele kommun

Marlene Fällgren

Underskrift

.......................................................................

Styrelseprotokoll mars 2024 Samordningsförbundet Södra Lappland

(Signerat, SHA-256 B2283ADC1B4D298A2047056B636B1A3F7CE08854A9E7A1B8F43F5B4F821764E1)

Sida 1 av 7

          § 1
          Mötets öppnande
          Ordförande Karin Malmfjord Region Västerbotten öppnar möte.



          § 2
          Val av justerare
          Christoffer Andersson utses till justerare.

           § 3
           Godkännande av dagordning
           Dagordningen fastställdes.

§ 4

Ändringar i styrelsen from 1 februari 2024

          Försäkringskassan har inkommit med beslut om att utse Christoffer
          Andersson till ledamot och Mikael Broman som ersättare i styrelsen
          för Samordningsförbundet Södra Lappland from 1 februari 2024.
          Se bilaga 1 för styrelsen sammansättning 2024.

        § 5
        Fastställande firmatecknare
        Förslag på upprättande av nya firmatecknare enligt följande:
        Av nedanstående tecknas firman av två i föreningen:
        Karin Malmfjord
        Christoffer Andersson
        Marlene Fällgren
        Se bilaga 2
        Beslut: Styrelsen beslutade att fastställa förslaget.

          § 6
          Förbundschefens informationer

              Pågående insatser - styrelsen ges information
          En väg vidare
           Projektet ligger lite efter i antal arbetsförmågebedömningar, vid ingången
           av 2024 18 bedömningar, målet 25 bedömningar. I övrigt går det
        enligt plan. Tidigare fanns det lite problematik kring arbetstränings-
        platser, det har nu blivit bättre tillgång till det.
        Det har diskuterats en förlängning av projektet, där alla medverkande
        kommuner i projektet ställer sig positiva till det, då de anser att 2 år är en
        kort tid. Ansvarig kommun Vilhelmina har nu inkommit med en 6 månaders
        förlängningsansökan.
.
           Beredningsgrupp
        Chatarina Vesterlund Vilhelmina kommun har påbörjat nytt jobb, hon
        ersätts av Tommy Sjöström, som påbörjar sin anställning from 1 april
        2024 på arbetsmarknadsenheten i Vilhelmina kommun, han kommer från
        en anställning från IFO och ekonomiskt bistånd.

Styrelseprotokoll mars 2024 Samordningsförbundet Södra Lappland

(Signerat, SHA-256 B2283ADC1B4D298A2047056B636B1A3F7CE08854A9E7A1B8F43F5B4F821764E1)

Sida 2 av 7

        Hemsidan
        Urkraft i Skellefteå administrerar och sköter förbundets hemsida. I februari
        besöket Förbundschef och verksamhetsutvecklare Olof Palm på Urkraft
        i Skellefteå. Olof har introducerat och gett behörigheter till Förbundschef
        och verksamhetsutvecklare, så Samordningsförbundet kan administrera och
        sköta den själv.
        Hemsidan ska vara uppdaterad, from nu i mars finns alla utbildningsinsatser
        vi erbjuder där, samt ansökan om medel, riktlinjer kring ansöknings
        processen, man anmäler sig även via hemsidan till utbildningar m.m.

        Utbildningsinsatser 2024

          Alla utbildningsinsatser gällande SIP och samverkansutbildning är
          Inplanerade och datum har gått ut till alla berörda. Samverkansutbildning
          är uppdelade i 2 olika utbildningar. Den ena är mer övergripande och riktar
          sig till chefer, den första är genomförd måndag den 18 mars. Den andra har
          en djupare grund i samverkan och riktar sig till anställda som arbetar nära
          individer som är i behov av insatser från minst 2 parter.
          Datum för informationssatsningar är inte satta än, de kommer att genomföras
          till hösten, samt försäkringsmedicinsk grundutbildning.
            All informations finns på hemsidan

        Analysarbete SÖKA
        Ansökan blev beviljad och analysarbetet är påbörjat i projektet.
        Samordningsförbundet Skellefteå/Norsjö är ägare av projektet.
        projektgrupp etablerad, i den gruppen är alla Förbundschefer del-
        projektledare och projektledare Elin Gren med. Gruppen genomförde
        en kickoff i februari, där projektgruppen la upp en projektplan.
        Analysgrupp för Södra Lappland är etablerad och haft sin första uppstarts
        träff. I analysgruppen ingår Förbundschef Marlene Fällgren, delprojektledare
        Maja Walterbo, Mattias Lindh Arbetsförmedlingen, Daniel Näsström
        Försäkringskassan, Christina Viklund Region Västerbotten, kommun
        representanter är Lars Gavelin, Tommy Sjöström, Victor Sandelin och Anton
        Rydberg.
        Nästa träff för analysgruppen 2 maj, då ska ett förslag på strategiplan
        behandlas, samt att representanterna ska presentera vad de ser för vinst av
        detta arbete och vilka behov har deras verksamheter i detta analysarbete.
        Styrgrupp, alla förbundsordföranden, alla Förbundschefer och Mikael
        Broman Försäkringskassan. 2 styrgruppsmöten har genomförts.

        Ciceron
        Från och med 2024 kommer Samordningsförbundet Södra Lappland att
        gå in i Ciceron, det är en e-förvaltning för dokument och ärendehantering,
        digitala möten, säkerhetslösningar och e-arkivering.
        Det innebär att alla ärenden, handlingar och protokoll kommer att arkiveras
        digitalt from i år. Under 2024 kommer styrelsen även att få en inloggning till
        systemet, där kallelse, dagordning, ärenden och handlingar kommer att
        finnas inför varje styrelsemöte.

        E- signering
        Styrelsen kommer från 2024 att e-signera årsredovisning, delårsredovisning
           styrelseprotokoll och andra handlingar som behöver signeras.
        Efter varje styrelsemöte kommer berörd styrelseledamot få ett mejl med

Styrelseprotokoll mars 2024 Samordningsförbundet Södra Lappland

(Signerat, SHA-256 B2283ADC1B4D298A2047056B636B1A3F7CE08854A9E7A1B8F43F5B4F821764E1)

Sida 3 av 7

        handling som ska e- signeras. Mycket viktigt att berörd styrelseledamot
        har god koll på sina mail och ansvarar för att e-signera så fort man mottagit
        mejl med handlingar.

        Grundutbildning i finansiell samordning
        Nationella rådet erbjuder under 2024 grundutbildning i finansiell
        Samordning för Förbundschefer och nya ledamöter digitalt under
        4 tillfällen 2024.  Följande datum finns under 2024, 13/2, 23/4, 17/9
        och 12/11 och det är ett utbildningspass på 3 timmar. Ni anmäler er själva

i ett system som administreras av Sveriges Kommuner och Regioner/SKR.

Anmälan gör via denna:

https://www.finsam.se/utbildningar/grundutbildning

§ 7

  Fastställande årsredovisning gällande 2023
    Ordförande föredrog den upprättade årsredovisningen
    Se bilaga 3

Beslut: styrelsen beslutade att anta och fastställa årsredovisningen

för 2023.

          § 8
          Beslut justerad verksamhetsplan budget 2024-2026
        I november varje år antas verksamhetsplanen och budget för kommande
        år av styrelsen. I december 2023 fick samordningsförbunden i Västerbotten
        och Södra Norrbotten projektet SÖKA beviljat av ESF. Därav behöver
        budget för 2024 och 2025 justeras, då förbundet får externa medel utbetalat
        till förbundet från ESF, samt att förbundet medfinansierar projektet med
        300 000 kr under 2024 och 2025.
        Intäkter justeras därmed med 300 000 kr 2024 och 300 000 kr 2025,
        och utgifter på 150 000 kr 2024 och 150 000 kr 2025.
        Se bilaga 4.

        Beslut: Styrelsen beslutade att anta den justerade verksamhetsplanen med
        budget för 2024-2026.

        § 9
        Beslut om finansiering inkommen ansökan En väg vidare

   Förbundet har beviljat projektet En Väg Vidare under 2 år, mellan
  1 juli 2022 till 31 juni 2024. Det har under sista kvartalet 2023 funnits
  en dialog mellan parterna och kommuner som deltar i projektet om att
  det finns ett behov av att förlänga projektet 6 månader, från 1 juli till 31
  december 2024. Till grund för detta är det de vill uppnå målet om 25
  arbetsförmågebedömningar och se över möjligheten till en implementering.
  Projektet har nu inkommit med en förlängningsansökan på 6 månader med
  en begäran om en finansiering på 435 876 kr.
  Se bilaga 5

Förslag: Att bevilja förlängningsansökan på 6 månader med en finansiering
på 435 876 kr under perioden 1 juli 2024-31 december 2024.

Styrelseprotokoll mars 2024 Samordningsförbundet Södra Lappland

(Signerat, SHA-256 B2283ADC1B4D298A2047056B636B1A3F7CE08854A9E7A1B8F43F5B4F821764E1)

Sida 4 av 7

          Beslut: Styrelsen beslutade att ge bifall till ansökan.

        § 10
          Beslut om finansiering inkommen ansökan Alla behöver, alla behövs
          Arbetsförmedlingen har tillsammans med kommunerna Malå, Storuman och
          Vilhelmina inkommit med en ansökan om medfinansiering för ett ESF
          projekt som ska pågå under en 3 års period om den beviljas. Medfinansiering
          är på 562 500 kr under 3 år.
          Projektet riktar sig till målgruppen som står allra längst bort från
          arbetsmarknaden, där de avser att arbeta utifrån BIP metoden med individen,
          med ett tydligt mål mot arbete. Projektet kommer även att arbeta mot
          arbetsgivare, genomföra arbetsplatsanalyser, erbjuda kompetensutveckling
          för att möta individer som är i behov av anpassade arbeten.
          Se bilaga 6

          Förslag: Att bevilja ansökan på 3 år med en finansiering
          på 562 500 kr under perioden 1 september 2024-31 augusti 2027, under
          förutsättning att erforderliga beslut tas, dvs att ESF medel beviljas.


          Beslut: Styrelsen beslutade att ge bifall till ansökan. Anders Eriksson
          Arbetsförmedlingen anmäler jäv och delar inte i beslutet.

          § 11
          Beslut om finansiering inkommen ansökan KUB
          Region Västerbotten har tillsammans med Dorotea, Lycksele, Åsele
          och Vilhelmina kommun, samt Skellefteå, Norsjö, Arjeplog kommun
          återigen ansökt om medfinansiering för KUB projektet.
          Under 2023 inkom också en ansökan om medfinansiering, vilket
          Samordningsförbundet Södra Lappland beviljade. Tyvärr blev inte
          projektet inte beviljat av ESF vid den ansökningsomgången.
          Nu går Region Västerbotten tillsammans med 7 kommuner in med
          KUB ansökan på nytt, därav söker man medfinansiering på nytt
          från förbundet.
          Projekt KUB, kompetensförsörjning unga bidrar riktar sig till målgruppen
          16-29 år som befinner sig i utanförskap.

          Förslag: Att bevilja ansökan på 2 år med en finansiering
          på 600 000 under perioden 1 september 2024-31 augusti 2026, under
          förutsättning att erforderliga beslut tas, dvs att EFS medel beviljas.


          Beslut: Styrelsen beslutade att ge bifall till ansökan.

Styrelseprotokoll mars 2024 Samordningsförbundet Södra Lappland

(Signerat, SHA-256 B2283ADC1B4D298A2047056B636B1A3F7CE08854A9E7A1B8F43F5B4F821764E1)

Sida 5 av 7

§ 12
Medlemmarnas information

        Försäkringskassan - Omorganisationen pågår fortfarande, 5000 anställda
        inom sjukförsäkringen berörs.
        Arbetsförmedlingen- Nu generaldirektör Maria Hemström Hemmingsson.
        Inga aviseringar om omorganisationer. Största utmaningen är att få budget
        i balans, varsel på 160 personer, främst inom IT sidan


          § 13
          Övriga frågor
          Planeringsdag - planeringsdagen kommer att genomföras den
          26 september i samband med styrelsemötet. Beredningsgrupp
          deltar också.

          Efterfrågan på våra utbildningsinsatser från andra förbund, hur
          ställer vi oss till det? Förbundschef får i uppdrag att ta fram ett
          förslag till nästa styrelsemöte för beslut gällande om vårt förbud
          får merkostnader om vi ger andra förbund utbildningsinsatser.

          Nästa styrelsemöte onsdag 12 juni 2024 kl. 10.00.
.

          § 14
          Mötet avslutas
          Klockan 12.00 avslutar ordförande dagens styrelsemöte.

Styrelseprotokoll mars 2024 Samordningsförbundet Södra Lappland

(Signerat, SHA-256 B2283ADC1B4D298A2047056B636B1A3F7CE08854A9E7A1B8F43F5B4F821764E1)

Sida 6 av 7

Signering

Följande parter har signerat detta dokument

Marlene Fällgren

Namn:

2024-03-22 09:27

Datum:
Signerat kryptografiskt SHA-256 hashvärde:
B2283ADC1B4D298A2047056B636B1A3F7CE08854A9E7A1B8F43F5B4F821764E1

CHRISTOFFER ANDERSSON

Namn:

2024-04-02 17:50

Datum:
Signerat kryptografiskt SHA-256 hashvärde:
B2283ADC1B4D298A2047056B636B1A3F7CE08854A9E7A1B8F43F5B4F821764E1

KARIN MALMFJORD

Namn:

2024-03-22 14:13

Datum:
Signerat kryptografiskt SHA-256 hashvärde:
B2283ADC1B4D298A2047056B636B1A3F7CE08854A9E7A1B8F43F5B4F821764E1

Styrelseprotokoll mars 2024 Samordningsförbundet Södra Lappland

(Signerat, SHA-256 B2283ADC1B4D298A2047056B636B1A3F7CE08854A9E7A1B8F43F5B4F821764E1)

Sida 7 av 7