Nytt digitalt system kan underlätta arbetet på MAVA – nu körs testperioden igång.

Nu är whiteboarden skrotad på Mava. Från och med denna vecka samlas avdelningens personal vid en stor skärm i personalrummet för att gå igenom dagens arbete. Genom att byta från ett system som bygger på post-it lappar och folks goda minne till ett digitalt system som tillgängliggör information och automatiserar kommunikation är målet att skapa en effektivare vård som både ska öka patientsäkerheten och minskar stress och förbättrar arbetsmiljön för personalen.

Personal från Mava vid den nya skärmen

Systemet som avdelningen nu testar är utvecklat av företaget Getinge och används sedan tidigare i bland annat Danmark. I sin roll som en av Region Västerbottens innovationskliniker arbetar Mava i partnerskap med Getinge för att testa och utvärdera värdet av systemet i en svensk kontext. Initiativet initierades inom ramen för innovationsbolaget VLL Innovation AB, och drivs numera med stöd från FOU-stabens innovationsenhet som en del av regionens arbete med ”värdeskapande innovation i partnerskap”.

– Vi är först i Sverige med denna typ av partnerskap  och det känns fantastiskt att lilla Mava i Umeå kan sträcka på sig och att vårt arbete kan bidra till att förändra och förbättra vården i hela Sverige, säger avdelningschef Marilene Liström. 

Systemet bygger på att personalen får möjlighet att automatisera information och kommunikation om patienter och patientlogistikflöden och är samtidigt ett sätt att testa mer mobila arbetssätt på Mava. Med hjälp av systemet kan personalen snabbt göra notiser om förändringar på avdelningen och skicka meddelanden till berörda kollegor. Uppdateringarna som görs syns på digitala skärmar i personalrummen, och vid dessa kan personalen få en överblick över dagens arbete vid överlämning. Informationen rör allt ifrån vilken personal som arbetar i vilka team till vilka undersökningar patienterna ska till under arbetspasset och om någon patient ska bli utskriven.

Trots att det är en hel del arbete med att sätta upp systemet för denna tidsbegränsade testperiod ser avdelningschef Marilene Liström stora vinster i processen. Potentialen med denna typ av digitala patientlogistiksystem som tillgängliggör information i realtid är stor.

– Det är så mycket som kan komma att bli enklare. Exempelvis rörande smittspridning – när en smitta uppdagas kan vi med hjälp av det digitala systemet snabbt se vilka personer som arbetat med patienten och vilka andra patienter som vårdats i samma sal. Det ökar patientsäkerheten väsentligt.
 
Också stressen hos personalen hoppas Marilene ska minska med hjälp av det nya systemet samtidigt som tid kan frigöras till vård:

– Tidigare var personalen tvungen att ha allt i huvudet tills det var uppskrivet på whiteboarden. Mycket tid har också gått åt för att springa runt på avdelningen och leta kollegor och information. Det gav en stress över att missa saker – med ett digitalt system som håller reda på allt minskar den psykiska påfrestningen hos personalen och patientsäkerheten ökar. Chattfunktion gör också att man slipper bli avbruten på jobb för samtal vilket också är positivt.

I onsdags började systemet användas med de första patienterna. Systemets första ”super users” har utbildats bland personalen, bland dessa Erika Lindström, undersköterska på Mava, som varit med i projektgruppen från första behovsidentifiering och tidigt idéstadium våren 2017.  Nu ska avdelningen testa och systematiskt utvärdera systemet fram till årsskiftet. Resultatet kommer sammanställas i ett värdeprotokoll med såväl ekonomisk och organisatorisk uppföljning som medarbetares och patienters upplevelser av vården. Detta sker både före, under och efter införandet i  testperioden.

Att lägga arbetstid och resurser på att arbeta fram ett nytt arbetssystem är inte helt oproblematiskt i en redan pressad verksamhet. Marilene framhäver dock att det är en chefsuppgift att lyfta blicken och se det långa perspektivet – och våga investera tid nu för att lära sig, få erfarenheter och kunna spara tid och resurser och ge en effektivare vård på sikt. Hon vill också rikta ett stort tack till personalen som trots att det tar tid och arbetsresurser orkar med att driva på detta arbete med stort engagemang.
– De stöttar och håller i när det är tufft att genomföra förändringar.

Att personalen är central i arbetet medhåller Cecilia Mattson, verksamhetschef vid Medicincentrum och en av eldsjälarna till att få Mava till innovationsklinik:

– Att gå från idé till verklighet är enkelt i tanken. Det här initiativet har visat att vägen är inte alltid enkel och det kräver att alla medarbetare är med och driver på från sitt håll. Personalen är oumbärlig för framgången och vi behöver kunna samarbeta flera enheter för att kunna hitta möjliga lösningar – framförallt i denna typ av satsningar som också innebär att vi rör oss på otrampad mark och samtidigt behöver finna nya arbetsformer och navigera i såväl processer som regelverk. Här är det otroligt viktigt att man har medarbetare från olika verksamheter med sig i förarsätet!

Jonas Claesson, Biträdande hälso- och sjukvårdsdirektör är med och inviger systemet på avdelningen under fredagen. Han lyfter vikten av att arbeta tillsammans med andra aktörer för att utveckla vården:

– Innovation i partnerskap är helt avgörande för att tillsammans med externa aktörer kunna driva utvecklingen mot nya och nödvändiga förändringar av våra arbetssätt, för att klara av våra framtida utmaningar. De nya IT-stöd och arbetssätt som nu testas på MAVA tillsammans med Getinge är ett lysande exempel på detta.

Han får medhåll från Javier Mur, global vice president, Value Creation Partnership, Getinge:

– Som företag vill vi vara engagerade för att uppnå resultat och värde - tillsammans och i partnerskap. Denna pilot på Mava är ett av våra mest relevanta initiativ inom ramen för vårt arbete med Value Creation Partnership globalt och ett exempel på hur vi ska förstå de verkliga behoven och de kontextuella förutsättningarna i hälso- och sjukvården och hitta lösningar på hur vi kan skapa mervärde tillsammans. Som Getinge ser vi detta som utgångspunkten för ett långsiktigt samarbete med Västerbotten, där vi flyttar oss från det traditionella kund-leverantörsförhållandet till att jobba i partnerskap på i
riktigt.

Arbetet på Mava sker inom ramen för det nationella Innovationsmotorprojektet, som koordineras av Swedish Medtech och finansieras av Vinnova genom Medtech4Health. Lena Svendsen som är projektledare kommenterar:

– Inom Region Västerbotten, bland annat genom arbetet på Mava, utvecklas nya samarbetsformer mellan vård och företag. Det är ett bra exempel på det vi vill att ska hända nationellt, och vår förhoppning är att fler regioner och företag ska vilja ta efter det arbetet. Detta för att vi tillsammans ska kunna bidra till en mer effektiv vård som skapar värde för patienter och invånare, medarbetare, verksamheter i vården och för näringslivet.

Johannes Hörnberg, verksamhetschef IT/VO digitalisering vid Region Västerbotten poängterar vikten av att skapa förutsättningar för innovation och utveckling i hälso- och sjukvården.

– Denna satsning på Mava är ett bra exempel på hur vi behöver arbeta tillsammans för att skapa förutsättningar för innovation och utveckling - och stödja våra medarbetare i den digitala omställningen för att därmed kunna frigöra mer tid för vård. IT och VO Digitalisering är ett stöd och ska självklart även vara en möjliggörare för det innovationsarbete som pågår i regionen.


Vill du veta mer om arbetet med Region Västerbottens innovationskliniker? Den 14 maj deltar Cecilia Mattson från innovationskliniken Mava, Anna-Maria Stenlund Berggren från innovationskliniken Idun samt Elham Pourazar från FOU-Innovation vid Digitalis – ett event från VO Digitalisering och medicinsk teknik för personal och studenter om framtidens vård och digitala lösningar. Läs mer på: regionvasterbotten.se/digitalis.

Tillbaka till nyhetslistan