NYHETER 2021-04-07

Med faktabaserad styrning vill Region Västerbotten både kunna vidareutveckla och förutsäga framtidens vårdbehov. Nu påbörjas resan att ersätta tidigare lösningar med ny teknik för att möta verksamhetens behov. – Med hjälp av automatiserad insamling och bearbetning av data kan vården snabbt fatta bra och välgrundade beslut, säger Mattias Wallmark, avdelningschef vid IT Västerbotten.

I dag finns det ett stort antal olika system i Region Västerbotten med enorma mängder information från både regionens kärnverksamhet och stödverksamhet, till exempel NCS Cross, ekonomisystem och HR-system.

– All relevant data behöver vi fånga upp, bearbeta och visualisera, säger Mattias Wallmark.

Ett par aktuella exempel på hur rätt använd information kan skapa ett stort värde är bland annat de rapporter som tagits fram under coronapandemin för att förutse hur stort läkemedelslager som behövs samt uppföljning i realtid av inneliggande patienter som är covid-positiva eller väntar på labbsvar.

Ytterligare ett exempel är att beräkna hur länge patienter beräknas vara inskrivna för intensivvård som baserades på journaldata och maskininlärning.

– Det har visat sig att simuleringarna i testerna väl överensstämmer med det faktiska utfallet, förklarar Mattias Wallmark.

Andra krav ställs

I dag är Diverportalen det huvudsakliga verktyget för uppföljningsrapporter.

– Fokus ligger på rapporter till myndigheter, kvalitetsregister, väntetider i vården och uppföljning av vårdgarantin, säger Mattias Wallmark.

Utvecklingen till en faktabaserat driven organisation kan beskrivas med en mognadsmodell i olika steg; vad hände, varför hände det, vad kommer att hända och hur ska vi få det att hända.

– Med nuvarande arbetssätt svarar Region Västerbotten oftast enbart på frågan vad som hände, säger Mattias Wallmark.

– Men vi vill också förstå varför det hände och sedan vad som kommer att hända. När vi förstått det har vi också förutsättningar att förutspå hur vi ska få det att hända.

Teknisk översyn

Att få en hel organisation att ta steg på mognadstrappan är en enorm resa och det är viktigt att sätta rätt ambitionsnivå utifrån behov och effekt.

– En så stor organisation som Region Västerbotten ska nog inte sträva efter att vara fullt ut predektiva, säger Mattias Wallmark. Delar av oss ska vara där, men inte som helhet.

I framtiden ställs andra krav i en stor organisation som Region Västerbotten och för att kunna möta såväl dagens som morgondagens behov behövs en översyn av både teknik och arbetssätt.

– Dagens Diver-lösning är helt ok, men den har några år på nacken och möter inte riktigt de behov vi ser i framtiden för att till exempel kunna fatta mer prediktiva beslut, säger Mattias Wallmark.  

Under 2021 införs en ny teknisk plattform för faktabaserad styrning som ska fyllas med data och rapporter som verksamheten behöver och Diver kommer under en övergångsperiod att fasas ut.

Ger bättre stöd

Grunden är Microsoft Power BI som tillsammans med verktyget Stratsys ska erbjuda målgruppsanpassad information och stöd för att planera och följa upp verksamheten.

Stratsys ersätter bland annat nuvarande hantering för verksamhetsplaner, systematiskt arbetsmiljöarbete och internkontroll och ska enligt planerna vara på plats inför planeringen av 2022

– Dagens verksamhetsplanering görs på olika sätt och sker i flera steg. Det är en hel del manuellt arbete som tar tid samtidigt som det finns en risk att något i processen tappas bort eller blir fel, säger Mattias Wallmark.

– Stratsys ger oss däremot ett enhetligt systemstöd där man skriver in uppgifter på ett ställe och sedan återanvänds det automatiskt där det behövs, till exempel i ett årshjul, vilket betyder både en effektivisering oh en kvalitetsvinst.

Fåtal ställen

Medan Stratsys införs ut i verksamheten redan under hösten 2021, är tidsplanen mer utsträckt när det gäller Microsoft Power BI, som är motorn för att samla ihop, beräkna och presentera data.

– Vi sätter upp själva grundarkitekturen nu, vilket är ett stort arbete. Vi måste bland annat se till att all information hanteras på ett säkerhetsmässigt rätt sätt.

Power BI är en molnlösning, vilket innebär att känsliga data inte får lagras där. Den måste i stället hanteras på ett annat sätt, exempelvis genom lagring på lokala servrar.

– Målet är att användarna bara ska behöva gå in på ett fåtal tydliga ställen för att få den information de behöver.

Effektiv hantering

Ekonomidirektör Jan Öström ser den faktabaserade styrningen som en självklarhet för Region Västerbotten.

– Hur skulle vi annars arbeta? frågar han sig. Det är så otroligt mycket data som vi som organisation behöver hantera, samla ihop och presentera. Vi måste effektivisera det sätt vi hanterar information och fattar beslut.

Ett konkret exempel är delårsrapporterna som tas fram, där enormt mycket arbetstid läggs på att samla in data, analysera, formulera och presentera en rapport.

– I dag hanteras samma information flera gånger, medan vi i framtiden bara behöver skriva in fakta på ett ställe i systemet som sedan skapar rapporter med tabeller, diagram och texter och vi får tid över till att förstå och agera.

Nästa kliv

Beslutet att införa Microsoft Power BI och Stratsys är taget av den centrala ledningsgruppen.

– Verksamheten tydliggör och prioriterar sina behov och vi inom digitalisering och medicinsk teknik säkerställer att utförandet blir både ändamålsenligt och effektivt och tillsammans utvecklar vi Region Västerbotten, säger Mattias Wallmark.

– Att vara beroende av data från ett 30-tal olika källor kan bli väldigt sårbart om bara en källa fallerar. Nu får vi i stället stordriftsfördelar och kontroll på hur data hanteras säger Jan Öström.

– Men systemen innebär i sig inte att vi har faktabaserad styrning, men gör det möjligt att styra utifrån fakta och det är en grundförutsättning för att ta nästa kliv.