Resultat-och-beslut-regional-samverkan-201402226.pdf

Regional samverkan

med

SITHS/HSA

Västerbottens län

Inledning

Säker roll och behörighetsidentifikation hanteras via den nationellt upphandlade behörighetskatalogen HSA
och eID-korten SITHS. HSA/SITHS hanteras av varje kommun enskilt med egna organisationer. Beroende på
kommunstorlek varierar resursbehovet. Genomgående för varje kommun är kravet på kompetens samt
ansvariga personer för de olika rollerna vid hanteringen av HSA/SITHS. Med ett ökat antal verksamhetssystem
som kräver säker inloggning blir roll- och behörighetsidentifikation en verksamhetskritisk funktion. Kraven på
support även under kvällar och helger kommer att öka, vilket på sikt kommer att bli resurs- och
kostnadsdrivande för kommunerna.

Direktivet

En överenskommelse fattades under 2013 mellan staten och Sveriges kommuner och landsting att
stimulansmedel ska utgå till evidensbaserad praktik för god kvalitet inom socialtjänsten. eHälsa har nu lyfts in
inom området evidensbaserad praktik och staten ger stimulansmedel till de regioner och kommuner som
arbetar inom fem fokusområden under 2013. Säker roll- och behörighetsidentifikation är ett av dessa områden.

Syfte och mål

Syftet med projektet är
att utreda möjligheterna till samverkan mellan Region Västerbottens medlemmar vid hanteringen av säker roll
och behörighetsidentifikation utifrån de nationella verktygen HSA och SITHS.

Målet med projektet är
att leverera genomarbetade förslag på regional samverkansorganisation
att detaljera vald lösning ur ett organisatoriskt, förvaltnings, juridiskt och ekonomiskt perspektiv

Avgränsning

Projektet omfattar inte följande delar:

Administration av HSA katalog

Införande av vald lösning

Metod

Metoden som används i projektet är e-delegationens metod för Utveckling i Samverkan. Metoden är en
generell metod framtagen för att stödja aktörer som samverkar i utveckling av förvaltningsgemensamma
lösningar. Metoden definierar åtta faser som en utvecklingsinsats genomgår. Faserna är Identifiera behov, Ta
fram lösningsalternativ, Detaljera vald lösning, Initiera,

Utveckla, Införa, Etablera förvaltning samt Realisera

nyttor. Se metodskiss nedan.
Projektet har genomfört de 2 första faserna, Identifiera behov samt Ta fram lösningsförslag.
Fasen Identifiera behov innebär att behov av förändring/utveckling har konstaterats. En behovsanalys har
gjorts och ligger till grund för beslut om att gå vidare.
Fasen Ta Fram lösningsalternativ innebär att förslaget till förändring har utretts. Syftet har varit att identifiera

och beskriva möjliga lösningsalternativ för att önskad nytta ska kunna uppnås.

Projektgruppen har genomfört ett studiebesök hos Västra Götaland för att få information hur de arbetar med
dessa samarbetsfrågor.

För att få input till vilka frågeställningar som finns hos Västerbottens kommuner och landstinget har det
genomförts två nätverksträffar. Projektgruppen har genomfört tre möten för att sammanfatta och ta fram
lösningsförslag.

Metodskiss

Resultat och förslag

Det förslag som projektgruppen redovisar utgår från genomförd workshop med aktiva deltagare från samtliga
kommuner i Västerbotten och landstinget. Förslaget innebär att införandet genomförs i flera steg. Stegen
bygger på varandra och förslaget innebär att börja samarbetet i mindre skala och sedan bygga på i flera steg.
Första steget är att nyttja varandras kompetenser på ett bättre sätt vilket direkt skulle minska arbetsbördan för
många. När det känns tryggt med arbetssättet i steg 1 kan gruppen besluta om att ta nästa steg. En viktig
framgångsfaktor för att detta ska ge den effekt som vi hoppas på är att samtliga berörda måste vara delaktiga i
förändringsprocessen.

Projektet har identifierat ett antal behov och tagit fram ett lösningsalternativ som bygger på succesivt ökande
samarbete. Några av de behov som framkommit för ett utökat samarbete är följande:

Stöd vid framtagande av dokumentation till Inera

Hjälpa varandra med kortframställning/kortutlämning

Bättre supportstöd

Minskad sårbarhet

……..

Målsättningen med förslaget är att

Öka kompetensen inom förvaltningen i landstinget och kommunerna

Minska de administrativa kostnaderna inom varje organisation

Öka tillgängligheten för kortbeställare och kortmottagare/ägare

Öka servicegraden för kortbeställare och kortmottagare/ägare

Projektgruppens förslag består av 3 steg där varje steg bygger på föregående steg.

Steg 1

För regionen utses personer (koordinatorer) med spetskompetens inom HSA/SITHS-förvaltning,som håller sig
uppdaterad om regelverk, metoder, krav och och rutiner m.m. koordinatorerna ska bistå med support till
kommunerna och landstinget i Västerbotten. Region Västerbotten håller samman gruppen och ansvarar för
utbildningssamordning och att det finns ett fungerande nätverk mellan alla organisationer. Vid kommunernas
och landstingets nätverksträff framkom ett stort behov av detta.
Koordinatorgruppen skulle vara en virtuell grupp. Deltagarna finns ute i kommunerna och VLL. Vilka det ska
vara är också en sak som måste diskuteras och det måste det finnas en arbetsbeskrivning så att det blir tydligt
vad som ska ingå i respektive roll. Omfattningen kommer att variera mellan de olika rollerna.

Vinst
Med koordinatorer inom området får vi spetskompetens inom regionen och en ökad kompetens ute i
organisationerna. Kostnaderna för organisationerna sjunker om de administrativa uppgifterna kan
effektiviseras. Likartade rutiner och arbetssätt i hela Västerbotten.
De utsedda personerna kan samordna och leda olika typer av aktiviteter. Det kan vara gemensamma aktiviteter
för nya införanden, revisionsarbeten, systemtekniska lösningar vilket innebär en minskad sårbarhet för
respektive organisation.
Region Västerbotten kan bidra med samordning och uppföljning och exempelvis bidra med samordningsansvar
för ekonomi, inköp av externa konsulter samt utbildningsinsatser.

Steg 2

Koordinatorgruppen kompletteras med gemensam kortproduktion utifrån behov för kommunerna och
landstinget. För att detta ska fungera så ska gemensamma rutiner fastställas. Vid nätverksträff framkom att
gemensam kortproduktion skulle underlätta arbetet för landstinget som har mer eller mindre medarbetare på
alla orter i Västerbotten. Framgent kommer också kraven på tillgänglighet att öka i kommunerna. Gemensam
servicedesk under tider när varje organisations egen servicedesk har stängt (kvällar, nätter, helger) ska också
utredas

Vinst

Utökad samverkan i kortproduktionen innebär mindre resor, utökad tillgänglighet och bättre service för såväl
kortbeställare, korthandläggare och för kortmottagare. Likartade rutiner och arbetssätt i hela Västerbotten
innebär både ekonomiska och miljömässiga besparingar.

Steg 3

Koordinatorgruppen och gemensam kortutgivning kompletteras med tredjepartsanslutningar för kommunerna.
Ingen organisatorisk förändring för landstinget. Region Västerbotten är huvudman och ansvarar för SITHS (RA)
och säkerheten (säkerhetsansvarig).

Vinst

En stor del av den tid som idag läggs på avtalshanteringen kommer att minska. På sikt kommer tid som idag
läggs ner från varje kommun på olika avtal minskas. Likartade rutiner och arbetssätt i hela Västerbotten

Förslag till beslut

I det hittills genomförda projektarbetet har behov identifierats, alternativa lösningar diskuterats och
analyserats, och som resulterat i föreslagen flerstegslösning (3-steg), där varje delsteg utgör en specifik och
funktionell lösning i sig.

Antar projektets styrgrupp det övergripande lösningsförslaget och beslutar om att gå vidare i arbetet, så utgör
nästa fas i projektet att utforma ett detaljerat lösningsförslag för samtliga 3 steg avseende:

Arkitektur

Behovsdriven utveckling

Finansiering

Förvaltning

Informationssäkerhet

Kommunikation

Nyttorealisering

Resurser/kompetens

Rättsliga förutsättningar

Återanvändning och erfarenhetsöverföring

Ovanstånde förutsätter att projektets styrgrupp även beslutar om finansiering och personella resurser samt
tidplan för det fortsatta arbetet.

Beslut

Beslut 2014-01-09 att fortsätta med detaljering utfrån ovansående av Magnus Rudehäll och Lars Eriksson.
Region Västerbotten.