Administration i Symfoni för kommunanvändare

Region Västerbotten

Administration i Symfoni
för kommunanvändare

Informationen riktar sig till dig som arbetar inom en kommun i
Västerbotten kopplat till regionens tandvårdsstöd nödvändig
tandvård och uppsökande munhälsobedömning.

Nödvändig tandvård och uppsökande munhälsobedömning samt
kommunernas roll

Nödvändig tandvård och uppsökande munhälsobedömning

Regionens tandvårdsstöd nödvändig tandvård och uppsökande
munhälsobedömning är ett tvådelat stöd.

Den ena delen är nödvändig tandvård. Nödvändig tandvård är tandvård som
behandlar smärta och obehag i munnen och säkerställer tuggförmåga. Den som
beviljas nödvändig tandvård får ett tandvårdsstödsintyg, även kallat N-tandvård
eller grönt kort. Kostnaden för nödvändig tandvård är endast 200 kr per besök.
Den som är 85 år eller äldre betalar inget för besöket. Tandvårdsbesöken räknas
in i hälso- och sjukvårdens högkostnadsskydd och är frikortsgrundande.

Den andra delen är uppsökande munhälsobedömning. Uppsökande
munhälsobedömning innebär att den berättigade (som tackat ja till denna del av
stödet) årligen får en kostnadsfri bedömning av munhälsan i hemmet. En
tandhygienist från Folktandvården gör bedömningen och ger rådgivning om
munhälsan.

Kommunernas roll

Enligt lag har Region Västerbotten ansvar för uppsökande verksamhet och
nödvändig tandvård till individer som har rätt till denna insats. I Tandvårds-
förordning (1998:1338) förtydligas att regionen och kommunerna ska samverka så
att de som tillhör målgruppen får det tandvårdsstöd de har rätt till. Region
Västerbotten och länets kommuner har tecknat en överenskommelse där
ansvarsfördelningen för att samverka är tydlig och känd hos berörda
verksamheter. Det övergripande ansvaret som kommunerna har enligt
överenskommelsen är följande:

-Kommunernas ska identifiera individer som är berättigade till
munhälsobedömning och nödvändig tandvård samt utfärda tandvårdsstödsintyg
och informera om munhälsobedömning och rätt till nödvändig tandvård.

-Kommunen ska samverka och planera med den aktör som utför den uppsökande
verksamheten (f.n. Folktandvården) så att målgruppen erbjuds och erhåller
munhälsobedömning samt vård- och omsorgspersonalen får munvårdsutbildning.

För att kunna samverka ska varje kommun utse en kontaktperson som ska fungera
som länk mellan kommunens socialförvaltning och Region Västerbotten.
Vanligtvis är kontaktpersonen medicinsk ansvarig sjuksköterska (MAS) i
kommunen, men kan vara någon annan som bedöms vara lämplig för rollen.
Kontaktpersonens funktion är att delta i möten med regionen, ta emot och sprida
information från regionen om nödvändig tandvård och uppsökande verksamhet
samt att informera regionen om relevanta förändringar i kommunen.

Vad är Symfoni och vad används det till?

Symfoni är det IT-system som används för administration och fakturering av de
regionala tandvårdsstöden. Systemet används av tandvårdspersonal,
sjukvårdspersonal och av personal inom kommunerna och regionen.
Kommunerna använder systemet för att administrera boendeenheter och
användare i Symfoni samt att utfärda tandvårdsstödsintyg. I Symfoni används
begreppet utfärdare för att beskriva anställda på kommunen som registrerar
tandvårdsstödsintyg, likaså i det här dokumentet.

De uppgifter som läggs in i Symfoni om boendeenheter, tandvårdsstödsintyg och
ställningstagande till munhälsobedömning ligger till grund för den lista som
utföraren av den uppsökande verksamheten (för närvarande Folktandvården)
utgår ifrån. För att den uppsökande verksamheten ska kunna planeras och följas
upp är det viktigt att uppgifterna stämmer. Uppgifterna bör därför ses över
regelbundet och uppdateras vid behov.

Logga in i Symfoni

Användare och behörighet

För att kunna logga in i Symfoni krävs det en registrerad användare med
behörighet. Inom varje kommun finns en eller flera personer som tilldelats
behörighet att skapa nya användare. Läs mer om behörigheter under rubriken
Administration i Symfoni.

SITHS-kort

För att kunna logga in i Symfoni krävs det att användaren har ett personligt SITHS-
kort och därtill ett unikt HSA-id. SITHS-kort beställs via kommunens SITHS-korts
utfärdare.

Inloggning

Inloggning till Symfoni görs på Tandvårdsstöds webbplats på

www.regionvasterbotten.se

, För vårdgivare/Tandvård för vårdgivare/IT-systemet

Symfoni. Välj den länk som avser kommunanställda.

Vid inloggning visas nedanstående startsida. Observera att det kan finnas flera
olika certifikat att välja på. Tryck på texten fler alternativ för att se valbara
certifikat och välj därefter. Certifikatet som innehåller HSA-id ska användas.

Problem med inloggning

Vid problem med inloggning ska Region Västerbottens IT-support kontaktas på
telefon 090-785 90 90, alternativt registrera ett ärende via ett formulär på
inloggningssidan.

Administration i Symfoni

Informationen i följande avsnitt är övergripande om den administration som kan
göras i Symfoni. Observera att mer detaljerad information finns i manualer som
hittas på startsidan efter inloggning i Symfoni

Användare och roller

I symfoni läggs nya användare in och tilldelas den/de roll/roller som behövs för att
utföra arbetsuppgifterna. Det är viktigt att användare aldrig tilldelas fler roller än
vad som krävs för att utföra arbetsuppgifterna. För kommunanvändare finns
följande roller:
•

Har rätt att administrera boendeenheter för sin kommun

•

Har rätt att administrera tandvårdsstödsintyg för sin kommun

•

Har rätt att administrera utfärdare för sin kommun

•

Kommunal kontaktperson

På varje kommun finns det minst en ansvarig person som kan lägga upp
användare och roller för kommunens användare. Behörigheten Har rätt att
administrera boendeenheter för sin kommun måste alltid tilldelas av
Tandvårdsstöd Region Västerbotten och beställs via e-post:

tandvardsstod@regionvasterbotten.se

Skapa användare och behörighet för utfärdare av tandvårdsstödsintyg

Skapa behörighet för nya utfärdare av tandvårdsstödsintyg görs av de som har
rollen Har rätt att administrera utfärdare för sin kommun via funktionen Skapa ny
utfärdare. Samtliga som har rollen utfärdare kan även söka intyg, uppdatera
patientinformation och söka boendeenheter.

Webbutbildning för att utfärda tandvårdsstödsintyg

Användare som tilldelas behörighet att utfärda tandvårdsstödsintyg ska ha
kännedom om tandvårdsstödet nödvändig tandvård och uppsökande
munhälsobedömning. Utfärdare bör genomgå webbutbildningen
”Tandvårdsstödsintyg” som finns på

https://munhalsa.samarbeta.se/

Utfärda tandvårdsstödsintyg (grönt kort)

Tandvårdsstödsintyg utfärdas i funktionen Skapa nytt, ändra eller skapa kopia på
tandvårdsstödsintyg. Intyg kan utfärdas för personer bosatta på kommunens olika
boenden eller för personer i eget boende. Beroende på form av boende och
livssituation ska intyget registreras på en personkategori (N1-N4). Mer om
bedömning av personkretsen och kategoritillhörighet finns i dokumentet
Information till utfärdare av tandvårdsstödsintyg.

Förnya tandvårdsstödsintyg

När giltighetstiden för ett tandvårdsstödsintyg löper ut ska det förnyas om
personen fortfarande bedöms vara berättigad. Eventuella förändringar registreras
i det nya intyget till exempel boendeenhet, ställningstagande till
munhälsobedömning, kontaktperson och kategori (N1-N4).

En gång per månad skickas information per e-post till kommunala
kontaktpersoner med en lista på tandvårdsstödsintyg som löper ut inom 3
månader. Listan finns bifogad i Excelformat. Samma lista går at hitta i höger
marginal på startsidan i Symfoni.

Erbjudande om munhälsobedömning är viktigt

När ett tandvårdsstödsintyg registreras på en person ska erbjudande om
munhälsobedömning alltid ges då det är en del av stödet N-tandvård. Personen
ska tacka ja eller nej till att Folktandvården gör en årlig munhälsobedömning i
hemmet.

I de fall där personer tackat nej till munhälsobedömning är det viktigt att
erbjudandet ges igen följande år och därefter årligen. Att tacka nej vid ett tillfälle
ska inte innebära att personen aldrig får erbjudandet igen. Konsekvensen kan bli
att personer som vill ha munhälsobedömning missar den möjligheten.

I Symfoni går det att få fram en lista på de personer som tidigare har tackat nej till
munhälsobedömning. På Tandvårdsstöds webbplats finns en brevmall som
används för att erbjuda munhälsobedömning.

Byte av boendeenhet eller personkategori (N1-N4)

Om en person byter boendeenhet, men inte personkategori (N1-N4), går det att
uppdatera patientinformationen. Uppdatering görs i funktionen Uppdatera
patientinformation. Om däremot personkategori behöver ändras måste ett nytt
intyg registreras efter att det felaktiga makulerats. Om en person flyttar till en
annan kommun behöver Tandvårdsstöd kontaktas för att makulera kortet.

Administrera boendeenheter -registrering och avveckling

Boendeenheter både tillkommer och avvecklas och därför är det mycket viktigt att
informationen om boendeenheterna uppdateras regelbundet i Symfoni. Det gäller
aktuella boenden, enhetschef, telefonnummer och boendekod. När
Folktandvården ska göra munhälsobedömningar i hemmet utgår de från
uppgifterna som är registrerade i Symfoni. Om dessa inte stämmer blir det svårt
och tidskrävande för Folktandvården att utföra munhälsobedömningarna.

När en ny boendeenhet startas i kommunen ska den registreras i Symfoni. Det
görs via funktionen Skapa boendeenhet. Nya boendeenheter som registrerats i
Symfoni ska därefter aktiveras genom att klicka i rutan Aktiv och sedan klicka på
Spara. När boendeenheten har aktiverats kan patienter med intyg placeras på det
nya boendet genom funktionen Uppdatera patientinformation.

När boenden ska avvecklas måste alla boenden först flyttas över till annat aktivt
boende. När ingen längre finns kvar på boendet inaktiveras det genom att ta bort
bocken i rutan Aktiv och sedan klicka på Spara.

Kontaktuppgifter till Tandvårdsstöd Region Västerbotten

I Region Västerbotten arbetar administratör och bedömningstandläkare med
regionens tandvårdsstöd. Vi finns till för att stötta kommunerna i frågor som rör
det regionala tandvårdsstödet. Kontakta oss genom att ringa eller skicka e-post.

E-post:

tandvardsstod@regionvasterbotten.se

Telefon: 090-785 71 95 (telefontid mån-fre kl. 9.00-11.30)

Postadress: Region Västerbotten, Tandvårdsstöd, 901 89 Umeå

Besöksadress: Köksvägen 11, Umeå

Publicerat 2023-02-09