Ansökan om datauttag av patientdata för forskare

Forskning, utveckling och innovation är viktigt för hälso- och sjukvården, för välfärden och för utvecklingen i regionen. I Region Västerbotten har vi mycket goda förutsättningar för forskning. Här satsar vi sedan många år på klinisk forskning av högsta klass i starka forskningsmiljöer.

Om man har för avsikt att använda sig av patientdata från Region Västerbotten vid forskning ska man använda sig av blanketten på denna sida. Fyll i blanketten och skicka in till kfc.datauttag@regionvasterbotten.se om ansökan gäller:

  • Etikprövad forskning
  • Uttag av patientdata från regionens datasystem, t.ex. data från Datalager (journalsystem) och labsystem

Observera att blanketten måste sparas ner innan den går att fylla i. Inkomna ansökningar kommer bedömas i den bedömningsgrupp som sammanträder en gång per månad. Ofullständig ansökan kommer inte behandlas och skickas åter för komplettering.

För mer information se FAQ nedan. Vid frågor vänligen kontakta: kfc.datauttag@regionvasterbotten.se.


FAQ

 

Direktåtkomst åt journaler i forskningssyfte är inte möjligt. Enbart journalkopior.

För åtkomst åt journalkopior, kontakta verksamhetschef för respektive verksamhet. OBS! Verksamhetschefer levererar journalkopior i mån av tid. Kostnad för framtagning av journalkopior tillkommer utifrån Region Västerbottens prislista/handbok.

Allmän handling är en handling som redan finns, t ex journalhandling (oavsett om det är papper eller digitalt). Utlämnande av sådan handling (i pappersform eller digitalt på USB) kan ske direkt av verksamhetschef eller där handlingen finns (tex. diariet).

Potentiell handling är en handling som inte är befintlig utan måste sammanställas. Det kan t ex vara sammanställning av information (data) från olika databaser, t ex ”besöksdatum och diagnoskod”.

Journalhandlingar är allmänna handlingar, och tillgång till kopior av journaler behöver därför inte ansökas om via blankett för datauttag. För tillgång till journaler (obs! ej direktåtkomst), kan du vända dig direkt till verksamhetschefen för respektive klinik. Om det behövs identifieras vilka journaler som ska tas fram, dvs om en tekniker eller handläggare måste göra en sökning, är detta inte längre allmän handling. Det blir istället en potentiell handling och ska därför ansökas om via blanketten.

Det beror på flera faktorer. Exempelvis: Från hur många system ska data hämtas, kan våra tekniker göra uttaget själv eller ska en extern leverantör anlitas för detta, behöver data rensas, avidentifieras, och/eller samköras med andra datafiler innan leveransen, med mera. Priset kan därför variera. Efter granskningen av ansökan kommer du få en preliminär uppskattning av priset som du får godkänna innan uttaget påbörjas.

Tid för nedanstående, utifrån timpris på 800 kr/timme:

  1. Bedömning av ansökan, inklusive:
    • handläggning av ansökan,
    • granskning av hur uttaget är förankrat i din forskningsplan och i EPN godkänd ansökan,
    • menprövning/sekretessprövning,
    • teknisk granskning av huruvida uttaget är praktiskt möjligt att göra.
  2. Verkställande av uttag.
  3. Ev. data management (t.ex. avidentifiering, samkörning av uttag från olika enheter, förvaring av kodnyckel)

Det finns flera anledningar, exempelvis:

  • kvalité på data
  • årtal (vissa system går inte söka före ett visst år)
  • hur stor tidsinsats uttaget kräver. Inga uttag som kräver mer än 40 timmars arbete ska verkställas.

Det beror på flera faktorer, inkl. från hur många system ska data hämtas, huruvida våra tekniker kan göra uttaget själv eller om en extern leverantör behöver anlitas för detta, om data behöver rensas, avidentifieras, och/eller samköras med andra datafiler, mm.

Vår ambition är att leverera bedömning av ansökan inom tre månader efter mottagning av en komplett ansökan (är ansökan inkomplett eller otydlig ska den återlämnas till dig för komplettering).

Vid en positiv bedömning får du information om preliminär tids-och kostnadsuppskattning och kontaktinformation till den eller de enheter som ska verkställa uttaget.

Arbetet med framtagning av uttaget ska inte påbörjas före du ger ett skriftligt godkännande av den preliminära kostnadsuppskattningen.

Detta är inte möjligt. Både bedömning och verkställande av uttag kan ta flera månader beroende på uttagets storlek och komplexitet, samt ev. ärendekö.

Kontakta alltid Biobanken Norr tidigt i processen för stöd vid formulering av ansökan (inkl. etikansökan) som gäller prov, samt för uttag av prov laboratoriemedicin@vll.se.

Ett uttag som ovan beskrivet kan behöva göras i två steg. 1) Först ska patientgrupp identifieras via någon av datakällor, till exempel ett kvalitetsregister eller en hälsodatabas. 2) Därefter ska Biobanken kunna ta fram prov på dessa patienter i enlighet med EPN godkänd forskningsplan.

Kontakta chef för Registercentrum Norr yulia.blomstedt@vll.se för steg 1.