Ansök om projektmedel

Ska du genomföra ett projekt i Västerbotten och vill söka medfinansiering? Följ då guiden nedan inför att du planerar ditt projekt och skickar in din ansökan:

1. Läs på: Ta reda på vilka regler som gäller för att ansöka om projektmedel. Se Agenda för hållbar regional finansiering (särskilt s. 18–21) som är styrdokumentet för regional finansiering. Mer information finns också längre ner under Vanliga frågor och svar. 

Ett av kraven är att projektet behöver bidra till Västerbottens regionala utvecklingsstrategi. Kolla därför även i den för att se om din projektidé går i linje med någon av de prioritetade områdena. 

Hör av dig till oss om är osäker på om du kan söka stöd för din projektidé!

Agenda hållbar regional finansiering-Västerbotten.pdf

Regional utvecklingsstrategi för Västerbotten 2020-2030

2. Presentera din idé: Fyll i vår projektidémall där du i tidigt skede av planeringen presenterar din projektidé.

Projektidémall

3. Kontakta oss! Vi bokar in ett möte där vi diskuterar och stödjer dig med tips kring din projektidé och vad som är bra att tänka på inför ansökan. Detta ska du alltid göra innan du skickar in ansökan! 

4. Planera ditt projekt: Ta hjälp av våra stödmallar för att planera och hållbarhetsintegrera ditt projekt:

Metodstöd

Hållbarhetsmatrisen

5. Förbered bilagor: Fyll i obligatoriska bilagor till ansökan. Du hittar mallar för dem längre ner på sidan under 'Vilka bilagor ska jag bifoga?'

6. Fyll i din ansökan i 'Min ansökan'. Använd gärna vår guide med exempel på frågor vid ansökan om projektstöd för att få tydliga beskrivningar om hur du ska fylla i ansökan. Kom ihåg att en ansökan med tydlig projektlogik, god hållbarhetsintegrering och stark förankring minskar behovet av komplettering och stärker din ansökan.

Guide fylla i "Min ansökan"

7. Kontrollera: Se över att du fyllt i alla obligatoriska uppgifter och bilagor i ansökan.  

8. Skicka in ansökan. Ansökan görs digitalt i Min ansökan och du hittar länkarna direkt till ansökningsblanketterna på sidan "Utlysningar".

Alla styrdokument och mallar liksom allt stödmaterial som nämns ovan hittar du även samlat under fliken Mallar och dokument.

Projektmedel kan sökas av juridiska personer. Exempel är organisationer, kommuner, föreningar, företag, myndigheter och universitet.

För information om direkta stöd till företag, se information om företagsstöd. 

När du kan skicka in din ansökan varierar beroende på hur stor summa stöd (i kr) du avser söka från oss och huruvida du även planerar att söka medfinansiering från något EU-program.

Utifrån det kan du antingen söka löpande under året eller under en begränsad utlysningsperiod.

Klicka på rutan "Se utlysningar och ansök!" längst ner på sidan för att läsa mer om våra utlysningar. 

Ansökan om projektstöd görs via e-tjänsten Min ansökan. 

Min ansökan 

Du hittar mer info samt direktlänkar till ansökan för de olika utlysningarna under "Se utlysningar och ansök!" längst ner på sidan.

OBS! Kom ihåg att alltid ta kontakt med oss innan du skickar in din ansökan!

Här nedan hittar du de krav och prioritetshöjande aspekter för Region Västerbottens regionala projektmedel som du som vill ansöka om medfinansiering för ett utvecklingsprojekt behöver känna till.  

Krav

För att ditt projekt ska ha möjlighet att få medfinansiering från Region Västerbotten ska det: 

• Bidra till RUS: Bidra till genomförande av hållbar regional utveckling enligt en eller flera delprioriteringar i Västerbottens regionala utvecklingsstrategi (RUS). (Läs mer om RUS:en under fliken "Vilka styrdokument reglerar den regionala finansieringen?" längre ner på sidan)

• Vara hållbarhetsintegrerat: Samtliga hållbarhetsaspekter ska integreras i ansökan. Med detta avses att jämställdhet och mångfald inklusive integration (social hållbarhet) samt miljö och klimat (ekologisk hållbarhet) ska integreras i projektets planering, genomförande och uppföljning liksom det även ska framgå hur projektet ska säkerställa god ekonomisk hushållning samt bästa möjliga resultat med tillgängliga resurser (ekonomisk hållbarhet).  

• Ha en tydlig projektlogik: I projektbeskrivningen bör det framgå tydligt vilka specifika problem som ska åtgärdas, vilka mål som ska uppnås och vilka åtgärder samt resurser som ska användas för att uppnå dem.  

• Vara avgränsad från ordinarie verksamhet: Det innebär att projektet ska ha specifika mål, en begränsad tidsram, särskilda resurser och aktiviteter samt anpassade regler och ledning som skiljer sig från den löpande verksamheten.  

Därutöver gäller även följande regler: 

• Bara en juridisk person kan ansöka om projektmedel. Exempel är organisationer, kommuner, föreningar, företag, myndigheter och universitet. För information om direkta stöd till företag, se information om företagsstöd. 

• Projektet kan få stöd för maximalt 50 % av kostnaderna och stödet ska även vara rimligt i förhållande till projektägarens egna och andra finansiärers insatser. I undantagsfall kan projekt få stöd upp till 60% av utgifterna om det även har medfinansing från Europeiska regionala utvecklingsfonden eller Europeiska socialfonden+, se Förordningen (2022:1379) om förvaltning av program för vissa EU-fonder. 

• Det stöd som ges till projekt får inte utgöra statsstöd enligt artikel 107 i fördraget om EU:s funktionssätt. Läs mer om statsstöd på Upphandlingsmyndighetens hemsida: 

Upphandlingsmyndigheten

• Du behöver även vara beredd att lämna in de uppgifter och den utredning i övrigt som Region Västerbotten begär.  

Prioritetshöjande aspekter

Prioritering bland projekt görs baserat på hur bra de bedöms bidra till följande prioritetshöjande aspekter: 

• Sammanhållen region: Här avses insatser som kommer aktörer i flera kommuner i länet till gagn, där samverkan inom och utanför länet är centralt, som har förankring i regionala sakområdesstrategier och handlingsplaner liksom hos sökandes organisation, medverkande aktörer och målgrupp samt där projektets regionala mervärde är i balans med andelen regional finansiering. 

• Hållbar regional tillväxt: Här avses insatser som direkt ökar länets förutsättningar för hållbar regional tillväxt. 

• Positiva hållbarhetseffekter: Här avses insatser som i huvudsak syftar till att hantera regionala hållbarhetsutmaningar inom social och ekologisk hållbarhet samt som tydligt kopplar till RUS inriktningar Jämlik och jämställd inkludering och/eller Föregångare i omställning. 

OBS! Du hittar en fullständig beskrivning av samtliga krav och prioritetshöjande aspekter för projekt i Agenda för hållbar regional finansiering. 

Här nedan hittar du de styrdokument som reglerar fördelningen och förvaltningen av regionala projektmedel i Region Västerbotten.

Styrdokument

Agenda hållbar regional finansiering-Västerbotten

Agendan visar hur Region Västerbotten, med grund i RUS, förordning 2003:596 och Agenda 2030, styr den regionala finansieringen fram till år 2030 – med fokus på hållbar utveckling i länet. Den är styrande för vilka projekt som kan få stöd och vägledande i prioritering av inkomna projekt.

I dokumentet finns alla krav och prioriteringsgrunder för projektansökningar (se särskilt sidan 19). En förenklad version hittar du också under rubriken "Vilka krav och villkor behöver jag känna till?" tidigare på sidan.

Regional utvecklingsstrategi för Västerbotten 2020-2030

Endast projekt som bidrar till den Regionala Utvecklingsstrategin (RUS:en) kan få stöd. I strategin finns sex prioriteringar som pekats ut som särskilt viktiga för att stärka Västerbotten som levande och cirkulär plats. Projekt som tilldelas regionala projektmedel ska bidra till en eller flera av dessa prioriterade områden. (Se översikt över prioriteringar på s.17). 

Förordning (2003:596) om bidrag för projektverksamhet inom den regionala utvecklingspolitiken

Beslut om stöd tas i enlighet med statligt antagna regler om projektverksamhet inom den regionala utvecklingspolitiken som anges i denna förordning.

Allmänna villkor för stöd till projekt

I allmänna villkor summeras alla villkor för projekt som beviljats stöd från Region Västerbotten. Läs med fördel igenom dessa även innan ansökan för att förbereda dig om vad som gäller ifall ditt projekt beviljas projektmedel. 

Följande tre bilagor behöver du skicka med vid ansökan: 

1. Specificerad budget:

Budget med en tydlig översikt över alla kostnader, inklusive: 

• Personal: Kostnader för personal inklusive löner + lönebikostnader för de roller som behövs för projektet såsom exempelvis projektledare, tekniker, och/eller administrativ personal. 
• Externa tjänster: Kostnader för konsulttjänster (inklusive timkostnader och timantal). 
• Resor och logi: Kostnader för resor och logi inom projektet (inklusive information om destination, antal resor och en ungefärlig kostnadsuppskattning). 
• Investeringar och lokaler: Inkluderar utgifter för fysiska tillgångar liksom kostnader för externa lokaler eller utrustning som behövs för möten och andra aktiviteter som genomförs inom projektet. 
• Schablonkostnader: Om ett projekt har stödberättigande personalkostnader inklusive lönebikostnader godkänns indirekta kostnader (OH) i form av schabloner. Dessa räknas om 20 % (för Universitet och högskola) eller 15 % (för övriga).

Mall specificerad budget 

Bra att känna till:

• Såhär räknar du ut schablonen: Lönekostnad (kr) + Lönebikostnader (kr) = totala personalkostnader (kr) * schablon (15 eller 20 %). Schablonen behöver inte vara bokförd utan godkänns när den är korrekt uträknad och upptagen i Ansökan om utbetalning.

• Vid medfinansiering från EU-program: Om du även söker medfinansiering från något EU-program ska du istället ladda upp samma detaljerad budget som har eller kommer skickas in vid ansökan till programmet. Skulle den budgeten vara i Euro ska du däremot omvandla den del som rör svenska parter till svenska kronor.

• Registrera alla medfinansiärer: Oavsett vem eller vilka du söker eventuell medfinansiering från ska du i ansökan även registrera medfinansiärer och sökt belopp för respektive finansiär. OBS! Det belopp som söks av Region Västerbotten i denna ansökan ska ej fyllas i under fliken för medfinansiering i systemet utan räknas ut automatiskt utifrån vid korrekt ifylld ansökan. 

2. Signeringsunderlag

Signeringsunderlaget visar att behörig person godkänt att ansökan skickas in. Om personen som signerar ej är firmatecknare för organisationen behöver även fullmakt skickas in.  

Du skapar enklast ett signeringsunderlag digitalt direkt i Min ansökan. Vill du istället göra det manuellt kan du använda vår mall:

Mall signeringsunderlag

Kom ihåg att signeringsunderlag först kan skapas efter att ansökan skickats in. Ansökan ska därmed kompletteras med denna bilaga snarast möjligt därefter. 

3. Riskanalys

Genom en riskanalys kan du identifiera och bedöma möjliga risker i ditt projekt. På så sätt kan du förbereda dig bättre för eventuella situationer som kan uppstå och förbättra dina möjligheter att minska deras påverkan.

• Fyll i och skicka med vår mall i ansökan.

Mall riskanalys 

• Här finner du goda råd att tänka på vid upprättande av riskanalys för projekt:

Att tänka på vid riskanalys inom projekt 

 Stödberättigande kostnader: 

• Har uppkommit för att genomföra projektet och är skäliga.  
• Har uppkommit och betalts under den projektperiod som är fastställd i beslut om stöd.  
• Är förenliga med EU-rättsliga och nationella bestämmelser.  
• Uppfyller de villkor som anges i beslutet om stöd.  
• Kan styrkas genom fakturakopior med kompletta specifikationer (ex. program, deltagarlistor, avtal), bokföringsunderlag etc.

Icke- stödberättigade kostnader: 

• Finansiella kostnader som till exempel transaktionsavgifter, växlingsavgifter och räntekostnader. 
• Påminnelseavgifter, böter, sanktionsavgifter eller rättegångskostnader. 
• Kostnader för underleverantörskontrakt, om  

1. anlitandet av en underleverantör ökar kostnaden för projektet utan att tillföra något motsvarande värde. 
2. utgiften för underleverantören beräknats med en procentuell andel av totalkostnaden för projektet. 

• Gåvor är stödberättigande upp till 450 kr/gåva endast om de hör samman med marknadsföring, reklam etc. 

 Följande kostnadsslag för utgifter och intäkter kan användas när du sätter ihop projektets budget: 

1. Personal 

• Lönekostnader samt tillhörande lönebikostnader ska gemensamt presenteras under kostnadsslaget "personal".
• Projektpersonalens traktamente och resekostnader ska räknas in under kostnadsslag 3. Resor och logi. 

 2. Externa tjänster 

• Gäller till exempel inköp av konsultarbete.  
• OBS! Konsultkostnader för konferens samt resor och logi ska räknas in här istället för under 3. Resor och logi där den ordinarie projektpersonalens motsvarande kostnader redovisas.

 3. Resor och logi 

Kostnader för resor och logi kan bestå av:

• Resor: biljetter, bilförsäkring, bränsle, milersättning och vägtullar 
• Deltagaravgifter i seminarier och konferenser 
• Logi  
• Visum  
• Traktamenten  

OBS! Endast de projektanställdas resor ska räknas in här. Kostnader för eventuella konsultresor ska räknas in under 2. Externa tjänster. 

 4. Investeringar, materiel och lokaler

• Investeringar: Kostnader för inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk. OBS! Alla investeringar som belastar projektet ska budgeteras och behöver godkännas i beslutet om medfinansiering. 
• Materiel: Kostnader för inköp av utrustning som specifikt behövs för projektet så som t.ex. laboratoriekemikalier.  
• Lokaler: T.ex. lokaler för seminarier, labb, inkubatorer eller testbäddverksamhet. OBS! Detta gäller endast externa (tillfälliga) lokaler. Kostnad för projektpersonalens kontor räknas med under 6. Kontor och administration alternativt räknas in i schablonen under 5. Schablonkostnader. 

5. Schablonkostnader (alternativt 6. Kontor och administration) 

Om ett projekt har stödberättigande personalkostnader inklusive lönebikostnader kan indirekta kostnader (OH) omvandlas till en klumpsumma i form av en schablon för att underlätta redovisning.

Med indirekta kostnader avses till exempel kontorslokaler för egen eller inhyrd personal som arbetar i projektet, IT-system, sjuk- och hälsovård för projektpersonal och kontorsservice med mera.

Schablonerna räknas som 20 % (för Universitet och högskola) eller 15 % (för övriga).   

Såhär räknar du ut schablonen: 

Lönekostnad (kr) + Lönebikostnader (kr) = totala personalkostnader (kr) * schablon (15 eller 20 %). Schablonen behöver inte vara bokförd utan godkänns när den är korrekt uträknad och upptagen i ansökan om utbetalning. 

OBS! Om du inte använder schablon för OH-kostnader måste istället de indirekta kostnaderna (OH) specificeras under 6. Kontor och administration. 

6. Kontor och administration (alternativt 5. Schablonkostnader (OH) = Indirekta kostnader)

Om du inte använder 5. Schablonkostnader för OH-kostnader måste istället du istället specificera de indirekta kostnaderna (OH) här. Läs mer om indirekta kostnader under punkt 5.  

7. Projektintäkter

Kan till exempel utgöras av deltagaravgifter, biljetter, vidarefakturerade kostnader och uthyrning eller andra intäkter till projektet.

8. Offentligt bidrag i annat än pengar

Avser extern offentlig aktör (ej sökande eller samverkanspart) som bidrar till projektet med direktfinansiering i annat än pengar. Exempel är varor, tillgång till maskinpark, arbetstid (409 kr/tim), mark/fastigheter, bygg- och anläggningsarbeten. 

9. Privat bidrag i annat än pengar

Avser extern offentlig aktör (ej sökande eller samverkanspart) som bidrar till projektet med direktfinansiering i annat än pengar. Exempel är varor, tillgång till maskinpark, arbetstid (409 kr/tim), mark/fastigheter, bygg- och anläggningsarbeten. 

Beslut om projekt fattas i enlighet med styrdokumenten för regionala projektmedel. Läs mer om det under rubriken Vilka krav och villkor behöver jag känna till? 

Vem som fattar beslut om projektet beror på projektets storlek i enlighet med fastställd delegationsordning: 

För beslut om stöd gäller: 

• Projekt upp till 1 200 000 kr: Beslut fattas av verksamhetschef. 
• Projekt över 1 200 000 kr: Beslut fattas av Regionala utvecklingsnämnden (RUN). 

OBS! Undantag gäller för ansökningar från Region Västerbotten.

Alla Region Västerbottens ansökningar, oavsett storlek, beslutas av Regional utvecklingsnämnden (RUN).

När du får besked om beslut kring din ansökan varierar beroende på bland annat hur mycket medfinansiering du söker och inom vilken utlysning du skickat in din ansökan. Läs mer nedan: 

1. Ansökningar som skickats in under en tidsbegränsad utlysning 

Om du har skickat in en ansökan inom en av våra tidsbegränsade utlysningar bereds alla ärenden – oavsett storlek – samtidigt. Du får besked strax efter att Regionala utvecklingsnämnden har haft sitt sammanträde i anslutning till utlysningen.

Läs om planerade utlysningar samt datum för beslut under genvägen "Se våra utlysningar och söka" längst ner på sidan. 

2. Ansökningar som skickats in under övrig tid (“Mindre projekt”-utlysningen)

Om du har skickat in en ansökan inom "Mindre projekt"-utlysningen, är beredningstiden upp till och med sex veckor – förutsatt att ansökan är komplett. Saknas uppgifter kan handläggningen ta längre tid.

Observera att helger och semestertider också kan påverka hur snabbt vi hinner behandla din ansökan.

Vill du veta hur det går med din ansökan? Kontakta ansvarig strateg för att få en uppdatering.

OBS! Undantag gäller för ansökningar från Region Västerbotten.

Eftersom alla Region Västerbottens ansökningar beslutas av regional utvecklingsnämnd lämnas besked om dessa ansökningar efter regionala utvecklingsnämndens sammanträde i anslutning till inskickad ansökan.

För att ärendet ska hinna behandlas vid nästa sammanträde måste det vara komplett och inkomma senast sex veckor innan mötet.